Kantor tanpa kertas terus menghindari kami

Sejak awal komputer pribadi ada prediksi masa depan serba digital di mana kertas hanya sedikit tetapi kenangan jauh. Beberapa dekade kemudian, sepertinya kita telah membuat kemajuan menuju "kantor tanpa kertas", tetapi visi utopis masih jauh.

Adobe, yang membeli perusahaan tanda tangan digital Echosign pada tahun 2011, melakukan penelitian untuk mencari tahu bagaimana segala sesuatunya berjalan di jalan menuju masa depan dokumen digital kami. Penelitian ini didasarkan pada data yang dikumpulkan dari survei online di antara 1051 manajer AS yang menyusun, mengirim atau menandatangani kontrak dan perjanjian di perusahaan kecil, menengah dan besar.

Laporan, "Kertas: Spesies yang terancam punah?" menyingkap beberapa hasil yang menarik. Lebih dari separuh responden, 51 persen, percaya bahwa alur kerja digital membuat pengarsipan dan mengelola dokumen lebih mudah, dan 61 persen mengatakan bahwa bekerja memotong biaya secara digital. Hampir sepertiga bahkan merasa bahwa alur kerja digital memberi mereka kelebihan dan membantu mereka memenangkan bisnis.

Cukup adil. Melihat infografik dari Adobe, angka-angka tersebut condong ke arah yang benar - meskipun tidak sekuat yang saya harapkan setelah beberapa dekade janji kantor tanpa kertas. Lalu, kita dapat kontrak. Hasil survei hampir bulat (98

Adobe infographic menyoroti hasil dari penelitian.

persen) bahwa kontrak aktual atau dokumen hukum masih dilakukan menggunakan kertas - meskipun hampir tiga perempat berpikir hidup akan lebih mudah jika kontrak dilakukan secara digital

Sebagai seorang analis dan konsultan freelance, saya dapat menjamin fakta bahwa sebagian besar perusahaan masih mengandalkan kertas. Saya telah berada di kedua sisi pembagian kertas-vs-digital, dan saya dapat mengatakan dari pengalaman bahwa kontrak digital jauh lebih efisien.persen) bahwa kontrak aktual atau dokumen hukum masih dilakukan menggunakan kertas, meskipun hampir tiga perempat berpikir hidup akan lebih mudah jika kontrak dilakukan secara digital.

Biasanya, ketika saya setuju untuk bekerja dengan klien, saya mengirim beberapa rancangan bahasa untuk digunakan sebagai kontrak. Klien kemudian mengisi rincian yang hilang, dan mengirim kembali dokumen secara umum dalam bentuk file PDF. Saya kemudian harus mencetak file PDF sehingga saya bisa menandatanganinya, dan memindai dokumen yang ditandatangani sehingga saya dapat mengembalikannya ke klien. Kemudian, klien harus mencetak versi yang saya tanda tangani, dan menandatanganinya sendiri sehingga mereka dapat memindainya dan mengembalikan kontrak yang sudah selesai kepada saya. Ini adalah proses yang membosankan yang membuang kertas pada kedua ujungnya.

Saya juga bekerja dengan klien yang menggunakan alat tanda tangan digital. Saya menerima email dengan tautan untuk "menandatangani" dokumen. Saya menandatangani kontrak secara digital, dan kami selesai dan siap untuk berbisnis. Tidak ada keributan, tidak repot, dan tidak ada kertas yang terbuang.

Bank adalah salah satu pelanggar terburuk. Ketika saya membeli mobil saya, dan ketika saya membeli rumah saya ada rim kertas yang digunakan. Mereka bahkan ingin menggunakan benda kuno yang disebut mesin faks (lihat di Wikipedia). Saya memulainya dan menandatangani cukup kertas untuk mengambil hutan kecil hanya untuk menyelesaikan transaksi.

Kantor tanpa kertas? Kami membuat kemajuan yang lambat menuju tujuan itu, tetapi kami jauh dari mencapai impian pipa Utopian.