Gunakan Aturan untuk Secara Otomatis Mengatur Email

Dengan beberapa, pilihan berlapis, Aturan surat Outlook secara otomatis menyortir pesan masuk saya ke dalam serangkaian folder. Pesan dari editor tertentu tentang topik tertentu masuk ke satu folder. Email yang berisi lampiran yang mungkin tidak diinginkan masuk ke folder sampah. Pesan prioritas tinggi dari orang yang menghormati tag itu masuk ke folder ketiga. Ini hanyalah beberapa cara untuk mengurutkan email agar bisnis tetap berjalan.

Mari kita mencari pesan dari orang tertentu tentang topik tertentu. Sebelum membuat aturan, tambahkan folder baru jika diperlukan. Pilih File, Baru, Folder, ketikkan nama, dan klik OK. Jika Anda menggunakan server IMAP dan ingin folder disinkronkan di berbagai perangkat, pertama-tama sorot akun email tersebut di area yang lebih rendah.

Di dalam jendela utama Outlook, pilih Alat, Aturan dan Tanda. Klik Aturan Baru. Anda mungkin ingin memilih salah satu pilihan Tetap Terorganisir; aturan saya sebagian besar bergantung pada opsi pertama, Pindahkan pesan dari seseorang ke folder. Klik Berikutnya.

Klik kotak centang pertama, dari orang atau daftar distribusi. Tandai kotak centang yang mengatakan dengan kata-kata spesifik dalam subjek atau badan. Di bagian bawah jendela, klik orang biru atau daftar distribusi, pilih kontak, dan klik OK. Klik kata-kata spesifik, tambahkan kata atau istilah yang sering digunakan, seperti "laporan mingguan," dan klik Tambah dan OK. Klik yang ditentukan, pilih folder, dan klik OK. Klik Next dua kali.

Jendela pengecualian memungkinkan Anda menambahkan pencarian gaya lama "dan bukan", memveto aturan sebelumnya jika salah satu ini dipicu. Saya tidak membutuhkan aturan-aturan untuk daftar sederhana ini, tetapi saya akan untuk sistem pengurutan lain nanti. Klik Berikutnya. Masukkan nama untuk aturan, dan klik Selesai.

Saya suka menambahkan beberapa ketentuan lain untuk aturan lain, seperti menyortir ke folder prioritas Tinggi saya ditandai. Terlalu banyak orang menggunakan tag surat Prioritas Tinggi dengan iseng. Untuk membuat aturan yang menyortir pesan-pesan itu ke dalam folder tertentu, centang kotak ditandai sebagai penting, dan setel itu ke Tinggi. Pilih pengirim ada dalam Buku Alamat tertentu, dan pilih kontak Outlook Anda sehingga spam atau email yang tidak diminta tidak memicu aturan. Di layar pengecualian, gunakan kecuali jika dari orang atau daftar distribusi opsi untuk mengambil kontak pemicu bahagia dari aturan.

Bereksperimen dengan cara untuk melapisi aturan ini untuk membantu mengatasi kekacauan kotak masuk dan bekerja secara efisien. Setiap kali pesan tiba, Anda akan dibayar kembali untuk waktu yang dihabiskan membuat aturan.