Gunakan kondisi pengecualian dalam pandangan untuk aturan email negatif

Kami telah berbicara tentang aturan pandangan di sejumlah pos. Beberapa tips itu membantu Anda mengatur surat dengan lebih baik. Namun, Anda harus melihat satu kesamaan: Kami biasanya melewatkan kondisi pengecualian dan membiarkannya untuk memutuskan apakah Anda benar-benar perlu menambahkan.

Hari ini kami akan memberi tahu Anda pentingnya pengecualian. Bahkan, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana memanfaatkan kondisi pengecualian untuk membuat aturan negatif.

Mari kita ambil contoh. Saya akan pergi berlibur dan saya umumnya ingin menjaga pekerjaan saya keluar dari kehidupan pribadi saya. Jadi, sementara saya dapat dengan mudah membuat respons otomatis liburan untuk setiap email yang masuk ke kotak masuk saya, saya benar-benar ingin melakukan itu hanya untuk email kantor (terutama yang dikirim ke grup yang melibatkan saya) dan masih menghadiri email "hanya dikirim kepada saya".

Cool Tip: Jika Anda adalah seseorang yang sangat bergantung pada aturan email Outlook, Anda harus mempertimbangkan untuk mengambil cadangan sehingga Anda selalu dapat mengimpornya jika Anda kehilangan mereka saat terjadi kerusakan yang tidak terduga.

Jadi, apakah ada jalan keluar di mana saya dapat mengirim respons otomatis ke semua email kecuali yang dikirim hanya kepada saya? Ya ada. Saya perlu mengirim tanggapan ke email yang dikirimkan kepada saya dan orang lain. Itu adalah,

semua email tetapi yang dikirim hanya untuk saya.

Di sini, kami membawa Anda melalui langkah-langkah membuat aturan seperti itu. Anda dapat mengambil pendekatan serupa untuk aturan negatif apa pun yang ingin Anda buat.

Langkah 1: Navigasikan ke menu File pada pita dan buka.

Langkah 2: Anda akan dibawa ke halaman Informasi Akun. Klik ikon Kelola Aturan & Peringatan.

Langkah 3: Mulai dengan mengklik Aturan Baru.

Langkah 4: Di Panduan Aturan, Mulai dari aturan kosong dengan memilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima. Klik Selanjutnya.

Langkah 5: Kemudian Anda akan diminta untuk memilih suatu kondisi. Jangan memilih di sini. Cukup tekan Next.

Langkah 6: Sebuah peringatan akan muncul memberi tahu Anda bahwa aturan akan diterapkan ke semua pesan. Katakan ya.

Langkah 7: Pilih tindakan. Saya ingin membalas dengan menggunakan templat tertentu dan templat memiliki respons di luar kantor di dalamnya.

Langkah 8: Pada panel bawah dari jendela yang sama, klik pada templat yang ditentukan dan telusuri dan pilih balasan dengan formulir templat.

Langkah 9: Sekarang Anda dibawa ke jendela pengecualian. Di sini, saya akan menerapkan kondisi pengecualian kecuali jika dikirim hanya kepada saya . Klik Selanjutnya.

Langkah 10: Anda selesai. Selesaikan pengaturan dengan mengklik Finish.

Sekarang, selama liburan Anda akan mengirim respons otomatis hanya untuk surat-surat yang tidak hanya dikirimkan kepada Anda. Menarik bukan?

Kesimpulan

Pikirkan berbagai skenario lain di mana Anda perlu membuat aturan negatif tersebut. Saat Anda mengetahuinya dan membuat aturan dengan sukses, Anda akan mulai menyukai aturan Outlook lebih dari sebelumnya.