Solusi Office Tanpa Kertas Rescues Ambulance Service

Ketika responden pertama di Georgia- berdasarkan EMS Nasional pergi bekerja, mereka menyelamatkan nyawa. Mereka juga menghasilkan tumpukan dokumen, yang semuanya harus dikelola dengan akurat dan disimpan dengan aman selama minimal tujuh tahun. Penyimpanan semua dokumen ini adalah tugas yang monumental, yang mengharuskan perusahaan untuk menggunakan ruang gudang yang besar untuk menyimpan semuanya. Dan jam kerja yang terbuang sia-sia dalam menyimpan dan mengelola semuanya, dan mengambil dokumen sesuai kebutuhan, sangat melelahkan staf kantor 12-orang.

Untuk mendapatkan semua dokumen ini di bawah kendali, EMS Nasional disebut Komputer Pemecah Masalah NRD. Kami menilai infrastruktur perusahaan saat ini dan menemukan solusi yang menyederhanakan proses pengelolaan semua dokumentasi ini sementara memenuhi persyaratan ketat dari Undang-Undang Privasi Asuransi dan Portabilitas Kesehatan dan peraturan pemerintah lainnya.

Kelebihan Dokumen

Hingga mereka menelepon kami, EMS Nasional telah bekerja dari kotak file dan lemari arsip besar. Ruang file dengan enam lemari arsip vertikal digunakan untuk menyimpan file, dan setiap beberapa bulan lemari tersebut akan terisi. Pada titik itu, file-file akan dipindahkan ke penyimpanan gudang jangka panjang, di mana mereka akan duduk selama tujuh tahun. Sementara itu, perusahaan menyewa kurir untuk mengambil dokumen dan mengantarkan mereka antara kantor dan gudang.

[Bacaan lebih lanjut: Kotak NAS terbaik untuk streaming media dan cadangan]

Juga, karena perusahaan bekerja dengan Medicare dan Medicaid, mereka harus membuat banyak salinan dokumen untuk digunakan dalam banyak file. Beberapa lusin kali sehari, karyawan harus menarik file yang ada dari penyimpanan, yang memakan waktu sekitar 15 menit untuk bangun, pergi ke ruang file, cari file, tarik, dan kembali ke meja mereka. Kami menghitung bahwa mereka menghambur-hamburkan setara dengan dua karyawan penuh waktu yang menarik file setiap hari.

Kami datang dengan rencana untuk menghentikan semua kertas ini menyeret dan menyederhanakan alur kerja perusahaan, memotong biaya tenaga kerja, dan meningkatkan efisiensi.

Manajemen Dokumen yang Lebih Cerdas

Hal pertama yang perlu kami lakukan adalah menghilangkan ketergantungan perusahaan pada lemari arsip dan kertas. Untuk mendigitalkan semua dokumen, kami memasang pemindai lembar-lembar dua sisi Kodak. Semua personel penagihan sekarang memiliki pemindai sendiri di meja mereka, dan dua pemindai Kodak i1220 yang lebih besar sekarang berada di pusat untuk penggunaan umum. Pekerja jarak jauh akan memiliki pemindai yang lebih kecil, juga, dan akan memindai langsung ke server dari jarak jauh.

Pada inti solusi kami, kami menempatkan Kabinet NG, sistem manajemen dokumen untuk membantu mereka menyingkirkan kertas bersama-sama sambil menyediakan sistem yang aman, digerakkan oleh audit yang akan memungkinkan mereka untuk lebih mudah mematuhi HIPAA dan peraturan lainnya. Kami memasang server untuk menangani beban ini, karena permintaan di atasnya akan terlalu tinggi untuk server perusahaan yang ada. Server baru ini juga akan melakukan peran server terminal sehingga pengguna jarak jauh dapat mengakses sistem tanpa mengalami penundaan.

Kabinet NG juga memiliki kemampuan untuk menarik informasi dari sistem yang ada sehingga kami merekomendasikan opsi sinkronisasi dan retriever untuk mengintegrasikan ke dalam program dan infrastruktur yang ada. Dengan cara ini mereka akan dapat menarik file-file yang mereka perlukan untuk klien tertentu yang telah mereka tarik ke dalam perangkat lunak penagihan mereka tanpa harus mencari klien tersebut di CNG. Synchronizer memungkinkan impor sekali pakai atau sinkronisasi berkelanjutan dari database yang sudah ada seperti perangkat lunak penagihan mereka. Retriever memungkinkan mereka untuk menghubungkan Kabinet NG ke program atau aplikasi web mereka yang sudah ada sehingga ketika mereka menarik pelanggan dalam program tersebut, retriever akan menarik dokumen di CNG. Ini adalah keuntungan besar karena memungkinkan mereka untuk mengintegrasikan manajemen dokumen ke dalam program yang ada tanpa meningkatkan atau menggantinya.

Kami juga merekomendasikan agar mereka memanfaatkan fungsi alur kerja CNG untuk mengotomatiskan beberapa tugas mereka yang lebih umum. Namun mereka memindahkan kertas di sekitar kantor sekarang dapat dilakukan secara elektronik. Alur kerja baru memungkinkan mereka untuk melakukan tugas-tugas penting dengan cepat, seperti merutekan semua lembar waktu ke satu pengelola untuk disetujui dan memindahkan seluruh folder ke seseorang yang spesifik untuk ditinjau. Rencana alur kerja di masa depan termasuk mengotomatiskan beberapa pembuatan dokumen mereka dan merutekannya secara otomatis kepada orang yang perlu menyetujui atau mengeditnya nanti. Kami akan dapat membuat peringatan dan ketentuan untuk dokumen apa pun yang diperlukan.

Untuk menjaga biaya lisensi tetap terkendali, kami merekomendasikan lisensi 20-kursi Kabinet NG dengan campuran pengguna bernama dan lisensi pengguna bersamaan. Dengan cara ini, lisensi konkuren dapat diberikan kepada banyak pengguna, seperti yang bekerja dalam shift yang berbeda.

The Payoff

Manfaat paling jelas dari solusi kami adalah bahwa EMS Nasional akan dapat menghapus semua kertas itu dan biaya terkait dengan penyimpanannya. Kepatuhan dengan HIPAA dan peraturan lainnya akan lebih mudah dipelihara, dan lebih mudah dilacak. Dengan mengurangi jumlah kertas yang mereka hasilkan, termasuk menyingkirkan mesin fotokopi bervolume tinggi yang mereka gunakan untuk membuat banyak salinan untuk setiap file, perusahaan akan menghemat sekitar $ 6.000 setiap tahun.

EMS Nasional juga akan mendapatkan kembali sekitar 80 jam kerja per minggu, karena karyawan tidak perlu lagi secara manual mengajukan dan mengambil dokumen kertas. Sementara itu, fitur pelacakan elektronik di CNG akan meningkatkan akuntabilitas pekerja. Setiap dokumen kertas yang mereka miliki sekarang dapat dipindai dan diparut. Selama beberapa tahun ke depan, perusahaan akan dapat secara bertahap menggunakan kembali ruang gudangnya karena arsip yang ada mencapai periode penyimpanan tujuh tahun yang dibutuhkan.

Memenuhi Pro

Doug Smith adalah pemilik dan pemilik Komputer Pemecah Masalah NRD, sebuah firma IT yang berbasis di Covington, Georgia dengan lebih dari 50 tahun pengalaman IT gabungan pada staf. Bersama-sama, tim memegang lebih dari 50 sertifikasi standar industri, termasuk beberapa MCSE. Hubungi mereka di 404-477-1302 atau melalui situs Web mereka.

Untuk solusi teknologi dunia nyata untuk bisnis skala kecil dan menengah - termasuk layanan cloud, virtualisasi, dan perbaikan jaringan lengkap - lihat PC World Tech Audit.

Jika Anda penyedia solusi IT melayani pasar usaha kecil hingga menengah, dan Anda ingin belajar bagaimana Anda dapat berkontribusi untuk PC World Tech Audit, kirim email ke [email protected]. Kami selalu mencari pro yang lebih berbakat.

Tech Audit ditulis dan diproduksi bekerjasama dengan profesional TI di bidangnya. Semua rekomendasi dan pendapat yang diungkapkan mewakili penilaian independen dari penulis dan tidak selalu mencerminkan PC World atau staf editorialnya.