Buat aturan folder dalam ms outlook untuk email masuk - teknologi pemandu

Banyak dari Anda orang harus menggunakan MS Outlook sebagai klien email. Selain itu, kemungkinan Anda telah mengintegrasikan beberapa akun email untuk mengirimkan email ke klien desktop Anda. Dalam skenario seperti itu, ketika Anda menerima banyak surat maka penting untuk mengetahui cara memisahkannya dan memeriksa yang penting terlebih dahulu.

Daripada melakukan ini secara manual, Anda mungkin ingin memiliki folder khusus untuk berbagai jenis email sehingga pesan yang masuk ditumpuk di folder masing-masing. Untuk otomatisasi tersebut, Outlook memungkinkan Anda membuat aturan dan menerapkan hal yang sama pada setiap email yang masuk. Oleh karena itu mendorong pesan ke folder yang ditentukan. Konsepnya mirip dengan filter dan label di Gmail.

Misalnya, saya ingin semua email dari "Sandeep Agarwal" mencapai folder bernama Self. Inilah cara saya mendefinisikan aturan untuk itu.

Langkah-langkah untuk Membuat Aturan Email

Proses yang sama berlaku untuk semua jenis aturan email. Ini adalah contoh terperinci, menunjukkan proses yang disebutkan. Anda harus memilih / menetapkan parameter sesuai dengan yang Anda inginkan.

Langkah 1: Navigasikan ke tab Tools dan pilih opsi Rules and Alerts.

Langkah 2: Fokuskan tab Aturan Email dan tekan tombol membaca Aturan Baru (Ubah Aturan jika Anda memodifikasi yang sudah ada).

Langkah 3: Di bawah bagian Tetap Teratur soroti persyaratan dasar Anda (saya memilih, Pindahkan pesan dari seseorang ke folder).

Catatan: Di bagian bawah dialog yang sama Anda akan menemukan bagian yang mengatakan Langkah 2. Anda perlu mengklik pada setiap tautan yang ditampilkan setelah “ Terapkan aturan ini setelah pesan diterima ” dan edit persyaratan Anda. Dalam konteks saya itu adalah: -

Langkah 3 (a): Pilih orang yang ingin Anda terapkan aturannya (yaitu, email yang berasal dari orang yang dipilih). Daftar ini hanya akan menampilkan orang yang ditambahkan ke kontak Anda. Jadi, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah menambahkan kontak yang diinginkan sebelum Anda mulai.

Langkah 3 (b): Pilih folder tujuan pengiriman / pengiriman surat. Anda juga dapat membuat folder baru di sini.

Langkah 4: Selanjutnya, Anda bisa memperbaiki aturan Anda dengan menambahkan lebih banyak kendala atau parameter ke aturan dasar. Misalnya, pesan dengan Subjek tertentu. Anda juga perlu memeriksa opsi yang disukai dan mengklik tautannya untuk memperbaiki aturan atau menambahkan deskripsi.

Langkah 5: Jika ada pengecualian pada aturan yang tidak dapat Anda konfigurasi di langkah-langkah di atas, Anda dapat melakukannya di sini.

Langkah 6: Anda sudah selesai dan dapat memilih untuk Menyelesaikan. Namun, saya sarankan Anda untuk memeriksa Jalankan aturan ini sekarang … bersama dengan Aktifkan aturan ini. Ini memastikan bahwa pesan baru dan yang ada yang memenuhi aturan dipindahkan ke folder masing-masing.

Alternatif Yang Lebih Cepat

Jika Anda ingin mempersingkat proses (namun, Anda mungkin tidak dapat menetapkan aturan terperinci dengan cara ini), buka kotak masuk Anda dan ikuti langkah-langkah di bawah ini: -

Langkah 1: Klik kanan pada pesan (dari orang aturan Anda ke pemetaan folder) dan pilih Buat Aturan.

Langkah 2: Centang kotak untuk parameter mana saja yang ingin Anda terapkan, pilih folder Anda dan klik Ok.

Kesimpulan

Ini adalah cara sederhana untuk menjaga agar email Anda di Outlook lebih teratur. Selain itu, Anda akan dapat fokus pada email penting dengan mudah. Mulailah dan Anda akan tahu manfaatnya!