Mengapa TI Harus Mulai Melemparkan Data Jauh

Ini bisa menjadi mimpi buruk penyimpanan: Mengingat semakin berkembangnya persyaratan peraturan dan peran kunci yang dicatat oleh catatan elektronik saat ini, beberapa perusahaan menyimpan setiap bit data yang mereka miliki, hanya untuk aman. Sebagai ukuran permintaan penyimpanan, IDC mengatakan jumlah total penyimpanan disk yang dikirim tahun lalu tumbuh 40,5 persen dari 2007.

Tentu, media penyimpanan semakin murah. Biaya satu gigabyte penyimpanan disk turun lebih dari 27 persen dari 2007 hingga 2008, menurut IDC. Tetapi dengan persyaratan penyimpanan dari perusahaan-perusahaan rata-rata yang tumbuh dengan cepat, menyimpan semuanya selamanya dapat menciptakan tantangan manajemen jangka panjang dan menyebabkan sakit kepala ketika sesuatu perlu ditemukan. Analis, pengacara, dan vendor mengatakan perusahaan lebih baik menyingkirkan beberapa data - tetapi melakukannya dengan bijaksana. Untuk departemen TI, itu berarti merencanakan, melaksanakan dengan hati-hati, dan tidak melakukannya sendirian.

"Semakin banyak perusahaan yang sensitif terhadap fakta bahwa kita tidak bisa terus membuang penyimpanan pada masalah ini," kata analis IDC, Rick Villars. Membiarkan penyimpanan data yang tumbuh cepat dari tahun ke tahun tidak berkelanjutan, katanya. Perusahaan yang menyimpan semuanya sering kali orang-orang yang tidak yakin apa yang perlu disimpan atau dihapus, dia menambahkan - tanda bahwa mereka sedang menyiapkan diri untuk masalah.

[Bacaan lebih lanjut: Kotak NAS terbaik untuk streaming media dan backup]

Di atas harga disk, kaset, jaringan dan manajemen, menumpuk terlalu banyak data dapat kembali menghantui sebuah perusahaan jika ada gugatan. Mungkin biaya $ 1 juta untuk menemukan dan mengkompilasi data yang diminta dalam "e-discovery," proses pengumpulan data elektronik sebagai bukti, kata Andrew Cohen, wakil presiden e-discovery dan kepatuhan di EMC.

Mereka yang sudah mempelajari dilema ini merekomendasikan berbagai langkah untuk memastikan bahwa perusahaan tidak menabung terlalu banyak atau membahayakan dirinya sendiri dengan menghapus informasi secara tidak benar. Ada teknologi di luar sana untuk membantu, tetapi juga membutuhkan input manusia, mereka mencatat.

Masalah penyimpanan data Setiap organisasi perlu menyimpan informasi untuk tujuannya sendiri, seperti memori institusional, pencarian dan analisis transaksi, dan seterusnya. Plus, peraturan seperti Sarbanes-Oxley Act dan Portabilitas Asuransi Kesehatan dan Akuntabilitas Act (HIPAA) mengharuskan perusahaan untuk menyimpan jenis konten tertentu untuk jangka waktu yang ditentukan. Dan lebih banyak peraturan seperti itu sedang dalam pengerjaan, catat analis Enterprise Strategy Group, Brian Babineau. "Jika Anda dalam bisnis, Anda akan diatur entah bagaimana," katanya.

Tapi menyimpan informasi membuat Anda berisiko: permintaan E-discovery dalam tuntutan hukum mengekspos data perusahaan dan manajemen data untuk menutup pemeriksaan. Semakin banyak Anda menyimpan, semakin banyak yang dapat mereka minta, meningkatkan kemungkinan temuan merusak. Tetapi jika kebijakan penyimpanan dan penghapusan informasi Anda tidak ketat dan konsisten, Anda dapat kehilangan manfaat keraguan di pengadilan mengapa beberapa informasi tidak tersedia.

Dalam beberapa kasus, peraturan memberi tahu Anda apa yang harus Anda lakukan, tetapi sering kali mereka memberi tahu Anda hanya minimum yang harus Anda lakukan atau, dalam kasus Aturan Federal untuk Prosedur Perdata, memberikan pedoman bagaimana membuat keputusan penyimpanan tetapi tidak meresepkannya.

Beberapa perusahaan yang harus mematuhi peraturan data selama bertahun-tahun memiliki departemen yang berspesialisasi dalam manajemen arsip, yang dimulai dengan potongan kertas yang diajukan. Karena undang-undang cenderung rumit dan beragam antar negara, para pakar ini sering memiliki panduan yang tebal untuk berbagai jenis data, yang tidak dapat dengan mudah diterjemahkan ke dalam serangkaian prosedur oleh departemen TI.

Mulai dengan analisis penyimpanan, bukan teknologi atau prosedur penyimpanan Langkah pertama adalah menentukan data apa yang harus disimpan, lalu apa sarana untuk menyimpannya. TI dapat memainkan peran kunci di sini, menggunakan perangkat lunak analisis data, kata Babineau. Perusahaan seperti Exterro, Vivisimo, Otonomi, dan Digital Reef menjual perangkat lunak yang membantu mengidentifikasi data apa yang dimiliki perusahaan dan bagaimana karyawannya biasanya menggunakan data tersebut. Informasi itu dapat membantu dalam memutuskan apa yang harus dikumpulkan dan disimpan, baik untuk tujuan hukum dan perusahaan.

Departemen TI dapat dan harus menyempurnakan kebijakan penyimpanan mereka untuk meminimalkan berapa banyak yang harus mereka simpan, kata analis Forrester Research Andrew Reichman. Misalnya, dimungkinkan untuk menyegmentasikan populasi pengguna ke dalam kategori seperti eksekutif, karyawan kantor-belakang, dan orang-orang yang berurusan dengan kekayaan intelektual perusahaan, dan memperlakukan e-mail mereka secara berbeda. Tapi ini harus dilakukan dengan kebijakan yang tepat dan konsisten untuk dipertahankan secara hukum, katanya.

"Semakin Anda dapat memisahkan bagian kecil data yang benar-benar sensitif dari sisa data yang tidak sensitif, biaya akan jauh lebih rendah, "kata Reichman.

Tetapi pada akhirnya, teknologi tidak dapat menulis kebijakan untuk Anda. "Harus ada pertemuan pikiran antara TI dan petugas kepatuhan," kata Babineau.

Proses ini bisa sulit karena kedua kelompok pada dasarnya berbicara bahasa yang berbeda. Administrator TI cenderung melihat sedikit data berdasarkan pada aplikasi atau departemen apa yang dikaitkan dengannya, sementara manajer catatan mungkin memikirkannya dalam hal kekayaan intelektual atau konsep lain. Membuat mereka bekerja bersama adalah tantangan organisasi yang telah diselesaikan oleh beberapa orang dengan menggabungkan kelompok, sementara perusahaan lain memiliki catatan ahli hanya menyarankan tim TI, IDC's Villars mengatakan.

Backup dan pengarsipan tidak boleh bingung Setelah tim telah bersatu untuk menyusun kebijakan, itu ide yang baik untuk memisahkan cadangan dari pengarsipan, kata Babineau dari ESG. Tujuan pencadangan adalah untuk membuat salinan segalanya, sehingga bisnis dapat bangkit kembali setelah kehilangan data yang tidak terduga. "Entah bagaimana kami telah mengubah itu menjadi 'Ini cara yang bagus untuk menyimpan data,'" katanya.

Sistem cadangan tidak memiliki kontrol granular yang diperlukan untuk menyimpan beberapa jenis informasi untuk waktu yang singkat dan lainnya untuk lebih lama, dia berkata. Misalnya, jika catatan bisnis tertentu perlu disimpan selama tujuh tahun, tempat yang salah untuk menyimpannya adalah pada pita cadangan dengan 55.000 file lainnya.

"Jika Anda ingin menyimpan catatan bisnis selama tujuh tahun, Anda harus untuk menyimpan 55.000 file selama tujuh tahun juga, "kata Babineau. Dan menggunakan proses cadangan terpisah untuk tipe data dengan persyaratan retensi yang berbeda mahal dan rumit, ia menambahkan.

Pengarsipan harus digunakan hanya untuk menyimpan informasi secara selektif untuk periode waktu tertentu. Terpisah dari pencadangan dan dilakukan dengan alat khusus, prosesnya berjalan lebih lancar dan mencegah penghematan terlalu banyak atau terlalu sedikit informasi, kata Babineau. IBM, Symantec, dan lainnya menawarkan aplikasi terpisah yang menganalisis data untuk pencadangan dan pengarsipan berdasarkan kebijakan, dan CommVault menawarkan alat tunggal yang dapat memisahkan kandidat untuk pencadangan dan pengarsipan.

Mengatasi tantangan e-discovery sulit prospek e-discovery dapat menghadirkan masalah yang lebih sulit untuk dipecahkan. E-discovery melibatkan satu pihak dalam gugatan yang mencari catatan elektronik dari yang lain tentang sejumlah hal yang diyakini relevan dengan kasus tersebut. Biasanya bagian terbesar dari permintaan e-discovery adalah e-mail yang melibatkan karyawan yang mungkin terkait dengan kasus tersebut, tetapi permintaan tersebut juga dapat mencakup dokumen pemrosesan kata, kode sumber, atau jenis data lainnya, kata Wendy Curtis, penasihat khusus untuk e-discovery di Orrick Harrington & Sutcliffe.

Segera setelah sebuah perusahaan dapat mengantisipasi, itu akan digugat, ia memiliki kewajiban untuk memegang catatan yang melibatkan orang atau proyek yang terkait dengan dugaan gugatan. Itu berarti semua pembersihan data itu harus dihentikan, bahkan jika itu rutin dan otomatis, kata Curtis.

Mengapa? Karena jika penggugat mencari beberapa informasi melalui e-discovery dan mengetahui bahwa itu dibersihkan setelah tanggal yang seharusnya tidak terjadi, itu dapat menyebabkan komplikasi yang tidak perlu meningkatkan biaya litigasi atau bahkan melukai kasus perusahaan, kata Curtis.

Ketakutan akan skenario semacam ini adalah apa yang mendorong beberapa organisasi untuk menyimpan semua data mereka. Tapi itu belum tentu ide yang bagus, katakan Curtis dan yang lainnya. Jika semuanya disimpan, menemukan potongan yang relevan menjadi lebih sulit dan lebih mahal.

Umumnya, pengadilan tidak akan cemberut tentang penghapusan catatan jika itu dilakukan sesuai dengan kebijakan dan jadwal yang ditetapkan dengan baik - dan jika perusahaan tidak memiliki alasan untuk berpikir akan dituntut atas sesuatu yang terkait dengan catatan tersebut. "Undang-undang dan pengadilan mengakui pelabuhan yang aman untuk penghancuran catatan sesuai dengan kebijakan yang mapan selama perusahaan tidak terlibat dalam atau mengantisipasi litigasi," kata Curtis.

Namun, kebijakan itu harus tepat dan diikuti untuk surat itu, dia menambahkan. Jika departemen TI ditanya seberapa seringnya membersihkan e-mail lama seseorang, "generalisasi tidak cukup," katanya. "Itu harus tepat." Di perusahaan yang cenderung sering dituntut, seperti perusahaan jasa keuangan, TI mungkin perlu menyusun kebijakan retensinya bekerja sama dengan jaksa perusahaan, katanya.

E-penemuan adalah tempat rencana terbaik untuk bertahan untuk data, mematuhi peraturan, dan secara bertahap membersihkannya semua bisa putus-putus, kata EMC's Cohen. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin memiliki siklus pembersihan tiga tahun untuk mematuhi hukum yang membutuhkan retensi selama tiga tahun. Jika ada gugatan hukum dan beberapa dokumen harus dipegang hukum - yang berlangsung tanpa batas waktu - perusahaan harus dapat memisahkan mereka dari yang lain sehingga dapat melanjutkan kebijakan pembersihannya. "Jika Anda tidak dapat memisahkan apa yang ada di pembekuan hukum, Anda tidak akan pernah sampai tiga tahun," kata Cohen.

Semua vendor pengarsipan utama menawarkan alat yang menjanjikan untuk menangani segregasi tersebut sehingga Anda dapat terus membersihkan informasi yang tidak tunduk pada e-discovery. Mereka tidak sempurna, tetapi kebanyakan dapat memeriksa pekerjaan mereka sendiri, kata Babineau dari ESG. Misalnya, administrator dapat menjalankan analisis lebih dari satu kali dan perangkat lunak akan memberikan laporan tentang perbedaan apa pun di antara hasil.

Bagaimana cara memikirkan perangkat keras dan perangkat lunak penyimpanan Setelah bisnis menemukan cadangan, retensi mereka, dan strategi dan kebijakan e-discovery, mereka dapat mulai menyelidiki produk, kata analis Ovum, Tim Stammers. Dalam membuat penilaian produk tersebut, mereka pertama-tama harus mencari tahu seberapa cepat kebutuhan penyimpanan mereka sendiri sebenarnya tumbuh. Selain itu, mereka harus mengingat bahwa harga penyimpanan menurun, sehingga tidak masuk akal untuk membeli lebih dari yang mereka butuhkan saat ini.

Selain itu, mereka harus melihat strategi yang melibatkan deduplikasi data, yang menghilangkan elemen umum dokumen yang memiliki banyak salinan dan dapat secara dramatis mengurangi jumlah kapasitas yang mereka butuhkan, catatan Stammers. Dan mereka harus mempertimbangkan alternatif penyimpanan in-house, seperti penyimpanan cloud, yang mungkin lebih ekonomis. Meskipun disk akan menjadi lebih murah dari waktu ke waktu, staf in-house untuk mengelola mereka tidak akan, Stammers menunjukkan.

Perusahaan yang belum menggali melalui jenis pertanyaan atau memeriksa kebijakan retensi mereka dapat membuat pilihan yang salah dan berakhir meningkatkan investasi di penyimpanan lebih banyak dari yang mereka butuhkan, kata Babineau.