Apa yang Dapat Dilakukan oleh NAS untuk Usaha Kecil

Setiap bisnis dengan ukuran apa pun berjalan pada informasi, apakah itu melacak data akuntansi atau mengelola alur proposal dan pesanan. Selama 25 tahun terakhir, komputer telah mengubah cara bisnis kecil beroperasi, sehingga memungkinkan untuk mengatur dan mengelola informasi dengan cara yang tidak mungkin di hari-hari buku besar dan kartu indeks.

Tapi begitu bisnis tumbuh lebih besar daripada seorang karyawan, Anda menghadapi masalah dengan informasi itu. Bagaimana Anda menjaga informasi, namun tetap membuatnya dapat diakses oleh orang-orang yang berbeda di perusahaan yang perlu bekerja dengannya? Perusahaan besar memiliki departemen TI perusahaan yang dapat melakukan pengangkatan berat untuk merancang dan memelihara jaringan komputer yang rumit, tetapi kebanyakan usaha kecil sulit sekali menyelesaikan semua pekerjaan mereka tanpa menambahkan beban untuk merawat sistem komputer yang rumit.

[Bacaan lebih lanjut: Kotak NAS terbaik untuk streaming media dan cadangan]

Untungnya, jaringan komputer menjadi lebih mudah untuk dipasang dan digunakan. Anda tidak memerlukan dedicated server, dan banyak perusahaan menemukan bahwa jaringan lokal dapat bernilai investasi jika hanya untuk berbagi sumber daya seperti koneksi Internet atau printer yang cepat. Dan sekarang, lebih mudah dari sebelumnya untuk berbagi data di jaringan juga.

Anda dapat dengan mudah berbagi data dengan mengizinkan komputer lain di jaringan untuk melihat sebagian dari hard drive komputer Anda, tetapi datanya hanya dapat diakses oleh orang lain ketika komputer Anda sedang berjalan. Sistem penyimpanan terpisah dari siapa pun dapat mengakses kapan saja mengatasi masalah itu. Produk semacam itu, yang dikenal sebagai Network Attached Storage - atau NAS - membuat solusi bisnis kecil yang terjangkau dan canggih. (Mereka juga sangat berguna di rumah, di mana mereka dapat membuat media digital seperti file audio MP3 tersedia untuk semua komputer di jaringan rumah.)

Getting Starte d dengan Perangkat NAS

Seperti namanya, perangkat NAS menempel langsung ke jaringan Anda. Hubungkan menggunakan kabel Ethernet; Anda dapat menghubungkannya langsung ke switch atau router apa saja. Kemudian pasang kabel daya ke stopkontak. Jika ini akan menjadi komponen penting misi, pertimbangkan untuk mendapatkan pasokan daya siaga untuk itu.

Saat Anda menyalakannya, perangkat akan boot, berkomunikasi dengan jaringan Anda, dan memperoleh alamat jaringan. Pada titik itu, sudah siap untuk pergi.

Mengonfigurasi perangkat pada umumnya juga mudah. Jika Anda ingin mengubah pengaturan default - seperti mendefinisikan grup atau membatasi akses ke folder tertentu (lebih lanjut tentang opsi-opsi di bawah ini) - utilitas perangkat akan memandu Anda melewatinya. Dalam hampir semua kasus, perangkat akan memiliki halaman Web yang terdapat dalam pengontrolnya yang dapat Anda akses menggunakan browser apa pun. Ketikkan alamat IP ke browser Anda, dan Anda biasanya akan disajikan dengan layar login di mana Anda akan diminta untuk nama dan kata sandi. Dari sana, Anda akan dapat mengatur pengguna dan grup, pengaturan cadangan, dan mengaktifkan fitur seperti akses Web.

Untuk akses termudah, Anda ingin perangkat untuk melihat komputer Anda seperti hard drive lokal lainnya. Inilah cara Anda melakukannya di Windows XP:

Buka Windows Explorer, dan pilih Alat, Map Network Drive. Jendela Drive Map Network memungkinkan Anda menentukan huruf drive yang akan digunakan untuk drive. Anda dapat memilih huruf apa pun yang belum ditetapkan ke komputer Anda. Dalam hal ini, kami telah memilih untuk menjadikannya Drive Y, tetapi Anda dapat memilih huruf apa pun yang Anda inginkan, seperti Drive N untuk "Network".

Selanjutnya, klik tombol Browse untuk menemukan perangkat NAS pada perangkat Anda. jaringan. Jendela Browse for Folder memungkinkan Anda menemukan perangkat di Jaringan Windows Anda, dan kemudian terhubung ke folder bersama pada NAS.

(Pada gambar ini, "Ts-xlb66" adalah nama perangkat NAS seperti yang muncul pada kami jaringan. Anda dapat mengubahnya jika Anda mau, tetapi kami menggunakan pengaturan default.)

Setelah Anda memilih folder, pilih OK untuk kembali ke jendela Drive Jaringan Peta. Perhatikan bahwa ada kotak centang di bagian bawah jendela itu: "Sambungkan kembali di logon". Jika Anda menaruh cek di sini, komputer Anda akan secara otomatis tersambung kembali ke perangkat NAS ketika boot, sehingga Anda tidak perlu melakukan langkah-langkah ini lagi.

Perhatikan bahwa dengan Vista, langkah-langkahnya hampir sama. Di panel Windows Explorer Folders, pilih Computer, lalu klik drive Map network drive di bagian atas jendela. Kotak dialog Map Network Drive memiliki opsi dan pilihan yang sama seperti versi XP yang dijelaskan di atas.

Dan Browse for Folder bekerja dengan cara yang sama seperti dengan XP.

Kami telah menjelaskan cara menyambung ke Perangkat NAS untuk menunjukkan betapa mudahnya digunakan. Anda tidak perlu tahu hal-hal jaringan mewah. Anda tidak perlu tahu tentang alamat IP atau sistem file atau Linux. Hanya dua jendela dan selesai. Perangkat NAS akan muncul sebagai hard drive lain di komputer Anda. Kami berharap bahwa ini tampaknya cukup mudah sehingga Anda akan ingin belajar tentang betapa mudahnya memasang perangkat NAS di jaringan Anda, dan apa yang dapat dilakukan untuk Anda.

Apakah ini RAID?

Sebelum kami membahas beberapa spesifik tentang perangkat NAS, mari kita bicara tentang penyimpanan. Inti dari penggunaan perangkat NAS adalah mempermudah penggunaan informasi bisnis Anda yang berharga. Fokus sejenak pada kata berharga. Agaknya, Anda saat ini melakukan akuntansi Anda pada satu komputer, dan data disimpan pada hard drive komputer. Dan semoga, Anda punya beberapa set prosedur yang memastikan bahwa data ini di-backup sehingga Anda dapat memulihkannya jika terjadi sesuatu pada hard drive atau komputer tersebut. (Dalam banyak kasus, orang-orang yang menjalankan bisnis kecil merasa bahwa mereka tidak punya waktu untuk membuat cadangan data mereka, sehingga mereka menempatkan perusahaan mereka pada risiko kehilangan yang serius.)

Tetapi jika hard drive pada itu komputer mati, akuntansi Anda akan berhenti selama yang dibutuhkan untuk memulihkan cadangan terakhir. Dan Anda masih akan kehilangan data apa pun yang dimasukkan sejak pencadangan terakhir, yang mungkin memerlukan rekonstruksi memakan waktu dari catatan kertas.

Sekarang bagaimana jika ada sesuatu yang membuat Anda terus bekerja jika hard drive gagal? Jika Anda memiliki banyak hard drive yang berbagi data, Anda dapat melakukan hal itu.

Perangkat NAS yang paling murah hanya memiliki satu hard drive, yang tidak memberikan perlindungan data sama sekali. Jika perangkat NAS Anda memiliki tiga atau lebih hard drive, bagaimanapun, adalah mungkin untuk memiliki semua data Anda disimpan dengan cara yang tidak ada yang hilang jika salah satu drive gagal, dan Anda masih dapat tetap bekerja drive itu akan diganti. Teknologi ini disebut RAID, yang merupakan singkatan dari Redundant Array of Inexpensive Disks.

Sistem RAID datang dalam level yang berbeda, tetapi satu-satunya yang benar-benar hidup sampai bagian "redundan" dari namanya adalah RAID 5. Dalam sistem ini, semua data tersebar di semua drive di perangkat bersama dengan data paritas. Ini berarti bahwa jika satu drive gagal, data pada drive lain dapat digunakan untuk merekonstruksi semua datanya menggunakan informasi paritas untuk mengisi bagian yang hilang. Ini memungkinkan drive lain tetap bekerja. Ganti drive yang gagal, dan drive yang tersisa akan merekonstruksi data yang hilang pada drive baru.

Informasi paritas untuk drive lain tidak menggunakan ruang penyimpanan, sehingga kapasitas total perangkat NAS dikurangi dengan ukuran satu mendorong. Dalam banyak kasus, perangkat RAID 5 NAS dikonfigurasi dengan empat hard drive. Untuk bagian ini, kami menggunakan versi 2 TB TeraStation III dari Buffalo Technology (www.buffalotech.com) yang memiliki perkiraan harga jalan $ 1.300. Perangkat ini dikonfigurasi dengan empat hard drive 0,5 TB. Hasilnya, kapasitas total perangkat yang tersedia adalah 1,5 TB ketika menggunakan konfigurasi RAID 5.

RAID 5 membuat penyimpanan data jauh lebih andal, tetapi ini bukan pengganti untuk cadangan. Misalnya, jika file penting dihapus secara tidak sengaja, itu dihapus dari semua drive. Dan jika pencuri mencuri perangkat NAS, Anda kehilangan segalanya. Satu-satunya cara untuk memulihkan data yang hilang di kedua kemungkinan ini adalah memiliki salinan cadangan. Jadi jangan berpikir Anda dapat melewati backup hanya karena Anda memiliki sistem RAID 5.

Perhatikan bahwa ada tingkat RAID lain yang tidak memberikan jenis perlindungan yang sama. RAID 1 hanya mencerminkan data pada dua drive; ketika data ditulis ke satu, data yang sama juga ditulis ke yang lain. Ini kurang canggih dan tidak memiliki pemeriksaan kesalahan yang dapat disediakan oleh data paritas. RAID 0 dirancang untuk kecepatan, bukan perlindungan. Dengan striping - menyebarkan data file di beberapa drive - dan dengan demikian memungkinkan drive untuk mengambil bagian mereka secara bersamaan, ini dapat meningkatkan kinerja ketika bekerja dengan file besar. Ini benar-benar meningkatkan risiko, karena lebih banyak drive berarti lebih banyak kemungkinan kegagalan, dan jika Anda kehilangan satu drive, Anda kehilangan isi semua drive.

RAID 5 dengan demikian memberi Anda yang terbaik dari RAID 1 dan 0, karena menawarkan redundansi untuk perlindungan dan striping untuk meningkatkan kinerja. Jadi untuk aplikasi bisnis, pastikan Anda mendapatkan perangkat NAS yang telah menggunakan konfigurasi RAID 5.

Apa Yang Dapat Dilakukan oleh NAS?

Bersama dengan hard drive, kotak perangkat NAS berisi komputer yang didedikasikan untuk menjalankan NAS tugas. Ini mungkin menjalankan Linux, tetapi yang perlu Anda ketahui adalah Anda dapat mengakses fitur-fiturnya dengan menggunakan perangkat lunak administrasi sistem yang disertakan dengan perangkat. Perangkat yang berbeda dapat menawarkan fungsi yang berbeda, tetapi beberapa memiliki minat khusus untuk usaha kecil. Perhatikan bahwa tidak semua perangkat dapat memiliki semua fitur ini. Dan penting juga untuk menyadari bahwa meskipun fitur-fitur ini mungkin tersedia, Anda tidak perlu menggunakannya jika Anda tidak menginginkannya.

Meskipun inti perangkat NAS adalah membiarkan setiap komputer mengakses jaringan file, Anda mungkin tidak ingin memberikan akses kepada semua orang di perusahaan ke semua informasi yang dibagikan. Kebanyakan sistem memungkinkan Anda menentukan siapa yang dapat mengakses folder mana di drive . Anda dapat menetapkan hak akses ke individu atau grup. Jadi semua orang dalam grup Penjualan mungkin dapat mengakses semua proposal dan tawaran, tetapi mereka tidak akan dapat mengakses informasi karyawan. Anda juga dapat menyediakan individu dengan folder mereka sendiri sehingga mereka dapat menyimpan file pribadi di perangkat.

Beberapa perangkat NAS juga dapat menghosting printer, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk berbagi printer.

Beberapa perangkat NAS dapat juga menyalin data dari drive USB secara otomatis, menempatkan data dalam folder bersama.

Sebagian besar perangkat NAS dilengkapi dengan perangkat lunak cadangan, tetapi karena Anda dapat memetakan folder bersama ke komputer Anda, biasanya Anda dapat menggunakan perangkat lunak cadangan apa pun yang Anda inginkan. Ini dapat mempermudah semua orang di perusahaan untuk mencadangkan semua file penting yang disimpan secara lokal di komputer mereka ke perangkat NAS. (Anda masih harus memiliki prosedur yang membuat salinan cadangan yang dapat disimpan di luar situs, tetapi jauh lebih baik daripada tidak ada cadangan sama sekali.) Dengan menggunakan fitur otomatis yang menyebabkan folder tertentu untuk dicadangkan pada waktu tertentu, Anda dapat membuat lebih mudah bagi orang untuk menyalin data berharga mereka, dan dengan demikian membuatnya lebih mungkin bahwa mereka akan melakukannya.

Jika jaringan perusahaan Anda terhubung ke Internet, beberapa perangkat NAS akan membiarkan Anda mengakses data bersama dari jarak jauh. Misalnya, Anda tiba di kantor prospek dan menemukan bahwa Anda tidak membawa beberapa dokumentasi pendukung yang Anda butuhkan untuk menawar. Cukup masuk ke perangkat NAS dan salin file yang Anda butuhkan. Anda juga dapat mengunggah file yang Anda buat di lapangan ke perangkat NAS, sehingga orang lain di perusahaan dapat mengaksesnya juga.

Beberapa perangkat NAS juga mendukung Internet FTP (File Transfer Protocol) yang memungkinkan pengguna untuk mengunggah atau mengunduh file ke bagian tertentu dari perangkat NAS melalui Internet. Ini bisa sangat berguna ketika seseorang mencoba mengirim Anda file yang terlalu besar untuk email, atau ketika Anda memiliki file yang Anda coba kirim kepada mereka.

Perangkat NAS dapat memecahkan banyak masalah kecil masalah bisnis dan membuat akses Anda ke data penting jauh lebih efisien, jadi tidak ada alasan untuk tidak mulai menggunakan satu di sistem Anda segera.