Berbagi dan Berkolaborasi dengan Aplikasi Web Microsoft Office

Microsoft telah memulai Pratinjau Teknis Aplikasi Web Office, dan saya telah menguji alat untuk melihat apa Microsoft telah datang. Salah satu keuntungan utama bekerja dengan aplikasi Microsoft Office di cloud adalah kemampuan untuk mengakses dan bekerja dengan dokumen, spreadsheet, presentasi, dan notebook dari PC berkemampuan Web apa pun, dari mana saja di dunia. Selama Anda menyimpan file Anda di SkyDrive, Anda dapat melakukan perjalanan tanpa laptop dan masih memiliki akses ke data Anda.

Opsi Lainnya memungkinkan Anda memilih Salin, Ganti Nama, atau Bagikan.

Manfaat yang lebih besar dari bekerja melalui cloud adalah Anda dapat berbagi file dan berkolaborasi dengan orang lain di dunia. Setelah semua, Web adalah awan, dan Web adalah platform untuk berbagi informasi - umumnya dalam bentuk halaman Web.

Fakta bahwa file dan data berada di awan daripada di dalam jaringan firewall atau pada hard drive lokal pengguna berarti siapa pun dapat berbagi dan mengakses file.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Struktur folder default di SkyDrive mirip dengan apa yang dilihat pengguna di Windows Vista dan Windows 7. Anda mendapatkan folder My Documents, yang akan seolah-olah menyimpan sebagian besar data Anda, bersama dengan folder Publik, tempat Anda menyimpan file yang ingin Anda bagikan.

Anda dapat mengklik untuk mengirim e-mail tautan atau salin kode untuk menanamkan file di halaman Web.

Secara default folder Public memungkinkan semua orang untuk melihat file tetapi membatasi pengguna dari memodifikasi atau menghapus file. Karena itu adalah folder Publik, Anda tidak dapat mengubah izin tersebut.

Anda dapat membagikan file di folder Publik dengan memilih file dan kemudian mengklik Lainnya untuk menghasilkan menu tarik-turun dengan Salin, Ganti nama, atau opsi Berbagi. Saat Anda memilih Bagikan, Anda dapat memilih untuk mengirim tautan undangan melalui e-mail ke pengguna tertentu atau menyematkan kode di halaman Web yang akan menampilkan file yang dibagikan.

Jika Anda memutuskan untuk mengirim e-mail sebuah tautan, maka Anda dapat pilih dari kontak yang terkait dengan akun Windows Live Anda, atau tambahkan alamat e-mail secara manual. Email undangan yang dikirim ke pengguna yang ditunjuk menyertakan tautan bagi mereka untuk melihat file.

Memilih 'Pilih Orang' memberi Anda berbagai opsi untuk menunjuk akses.

Menggunakan kode HTML untuk menyematkan file di situs Web akan menampilkan ikon file di halaman Web, yang dapat diklik pengguna untuk mengakses file dari lokasinya di folder Public SkyDrive. Satu keuntungan untuk menyematkan data seperti ini adalah Anda dapat memodifikasi atau memperbarui file, dan pengunjung ke situs Web akan selalu melihat versi saat ini.

Untuk folder My Documents, atau folder apa pun yang Anda buat, Anda dapat menyesuaikan akses melalui opsi berlabel Hanya Saya, Semua Orang, Jaringan Saya (yang mencakup setiap kontak yang Anda miliki di Windows Live), atau Pilih Orang. Jika Anda memilih Pilih Orang, Anda kemudian melihat berbagai pilihan yang lebih luas, termasuk kemampuan untuk menentukan akses berdasarkan Grup yang telah Anda buat dalam kontak Anda, atau kemampuan untuk menambahkan pengguna satu per satu dengan mengetikkan alamat e-mail mereka. Perhatikan bahwa alamat email yang bersangkutan harus dikaitkan dengan akun Windows Live bagi pengguna untuk mengakses data.

Pengguna yang Anda beri akses ke folder di SkyDrive Anda akan menerima undangan email seperti ini.

Untuk setiap grup atau individu yang Anda pilih, Anda dapat mengizinkannya hanya untuk melihat file, atau Anda dapat memberikan akses yang lebih kuat seperti kemampuan untuk menambah, mengedit, dan menghapus file. Anda dapat mengirim undangan e-mail kepada mereka yang ditunjuk dengan akses.

Kemampuan untuk mengakses file di cloud dan membagikan akses itu dengan orang lain bukanlah hal baru: Fitur-fitur tersebut adalah fungsi dari SkyDrive dan telah tersedia untuk beberapa waktu. Apa yang baru, bagaimanapun, adalah bahwa pengguna akan dapat melihat file terlepas dari apakah mereka memiliki aplikasi Microsoft Office yang terinstal, dan setiap file akan render persis seperti pengguna akan melihatnya jika mereka membuka file dalam aplikasi asalnya

Di mana Office Web Apps benar-benar mengubah berbagi dan kolaborasi adalah kemampuan beberapa pengguna untuk mengakses dan bekerja dengan file yang sama pada saat yang sama di Excel atau OneNote. Aplikasi OneNote belum tersedia di Pratinjau Teknis, tetapi saya bisa bekerja dengan fitur kolaborasi waktu nyata di Excel.

Editor saya (orang yang saya bagikan file dengan) dan saya dapat mengakses Spreadsheet Excel secara bersamaan. Masing-masing bidang yang diedit dan dapat melihat apa yang diketik orang lain secara waktu nyata. Kemampuan untuk bekerja dengan spreadsheet Excel dan buku catatan OneNote dengan cara ini - berkolaborasi dengan rekan atau pelanggan secara real time melalui cloud - adalah pendorong produktivitas yang pasti.

Bekerja melalui izin dan memberikan akses untuk mengundang peserta tidak seperti intuitif atau user-friendly seperti yang saya inginkan. Pada akhirnya, meskipun, itu bukan kemampuan untuk berbagi data di cloud yang mengesankan, tetapi kemampuan untuk berinteraksi dengan data tersebut melalui aplikasi Aplikasi Web Office.

Ingin melihat lebih banyak Aplikasi Web Microsoft Office? Lihatlah lebih dekat Aplikasi Web Excel dan Aplikasi Web PowerPoint. Pada waktu tekan, Word dan OneNote belum berfungsi sepenuhnya.

Tony Bradley adalah seorang ahli keamanan informasi dan komunikasi terpadu dengan lebih dari satu dekade pengalaman TI perusahaan. Dia tweet sebagai @PCSecurityNews dan memberikan tips, saran, dan ulasan tentang keamanan informasi dan teknologi komunikasi terpadu di situsnya di tonybradley.com.