MS Office Memerangi Google di Awan

Ketika Microsoft merilis versi produktivitas suite berikutnya, Office 2010, ini akan menjadi lanskap persaingan yang sangat berbeda dari yang dihadapi Office 2007 pada akhir 2006.

Saat itu Google Apps memiliki ketersediaan terbatas, dan hampir tidak ada yang pernah mendengar tentang penyedia aplikasi host Zoho. IBM belum merilis perangkat lunak produktivitas bebas, Symphony, dan sementara banyak orang menyukai ide OpenOffice.org, masalah kompatibilitas dengan aplikasi lain membuatnya tetap berada di pinggiran sebagian besar lingkungan kantor mainstream.

Hal-hal telah berubah sejak saat itu, dengan Google lebih dari perusahaan lain yang menyamar sebagai ancaman nyata bagi kubu Microsoft Office. Dalam waktu dua tahun lebih, Google Apps telah mengalami kemajuan di pasar bisnis, terutama di kalangan bisnis kecil yang tidak memerlukan semua fungsi Office yang canggih dan yang lebih memilih Google US $ 50 per pengguna, harga per tahun.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Google Apps - yang memiliki banyak fungsi yang sebagian besar pengguna bisnis butuhkan di Office tetapi menambahkan fitur berbagi dokumen dan kolaborasi Office tidak memiliki - sekarang digunakan oleh ratusan ribuan pengguna bisnis, kata juru bicara Google Andrew Kovacs.

Dan bisnis kecil bukan satu-satunya yang menggunakan Google Apps; perusahaan menghitung beberapa perusahaan besar, seperti Motorola, Genentech dan Sabic (sebelumnya GE Plastics), sebagai pelanggan, yang semuanya memiliki puluhan ribu karyawan yang menggunakan layanan yang di-host.

Microsoft sadar akan ancaman yang semakin besar, dan akan counter di Office 2010, yang untuk pertama kalinya akan menyertakan versi berbasis web dari aplikasi produktivitas yang paling sering digunakan, Word, Excel, PowerPoint dan OneNote.

Perusahaan percaya bahwa dengan menawarkan pilihan kepada pelanggannya, dapat mempertahankan Pengguna desktop kantor yang mungkin berpikir untuk beralih ke aplikasi berbasis Web, atau memenangkan kembali beberapa pelanggan yang mungkin sudah menggunakan Google Apps.

Dalam wawancara baru-baru ini, Stephen Elop, presiden Divisi Bisnis Microsoft, mengatakan sementara masuknya semua pesaing berbasis Web baru ini ke Office adalah hal baru, suite itu sendiri tidak asing dengan persaingan.

Sebelum Office berkompetisi dengan Google Apps dan yang lainnya, itu bersaing dengan dirinya sendiri dalam bentuk salinan bajakan orang-orang gett ing dari satu sama lain, katanya. Bahkan, lebih banyak orang menggunakan versi Office gratis daripada menggunakan Google Apps, yang seharusnya memberikan beberapa perspektif tentang dominasi perusahaan saat ini di pasar produktivitas.

"Kami memiliki cara, cara, cara, cara lebih banyak orang menggunakan versi gratis Word, Excel, PowerPoint, Outlook, apa yang Anda miliki - jauh lebih dari Google memiliki atau akan dalam waktu lama menggunakan aplikasi Google, "kata Elop. "Dari 500 juta salinan Office yang digunakan saat ini, setengah dari jumlah itu telah dibayar. Setengahnya lagi gratis. Jelas, saya memberi tip kepada orang-orang yang mungkin meminjam perangkat lunak."

Elop mengatakan penyertaan Aplikasi Web Office akan memberi pengguna Office kemampuan untuk berkolaborasi dan berbagi aplikasi melalui Web, yang merupakan salah satu alasan mengapa beberapa pengguna bisnis Google Apps mengatakan mereka lebih suka menggunakan aplikasi berbasis Web daripada paket desktop.

"Ketika Anda menggunakan Office 2010, kemampuan untuk bekerja dalam Word 2010 dan berkata, 'Hai, apakah saya menyimpan dokumen itu secara lokal atau saya memasukkannya ke lingkungan berbasis cloud SharePoint atau saya mempostingnya ke Web?' - semua jenis hal tersebut disatukan dengan cara yang masuk akal bagi pengguna dan memungkinkan perusahaan untuk mengambil keuntungan dari beberapa produk tersebut, "kata Elop.

Google Kovacs mengatakan bahwa Microsoft kehilangan intinya, namun, ketika berbicara tentang Office Web Apps sebagai versi "ringan" dari aplikasi Office yang lebih kuat.

Daripada mencoba untuk mengambil pengalaman desktop menggunakan Office ke Web dengan Google Apps, Kovacs mengatakan Google sedang mencoba "memikirkan kembali cara orang berkolaborasi, "memberi mereka tempat yang memungkinkan mereka mengedit dan berbagi dokumen dan berkomunikasi satu sama lain saat mereka bekerja bersama mereka.

"Kami tidak melihat [Google Apps] sebagai versi ringan - kami melihatnya sebagai yang lebih kuat, yang memungkinkan orang menjadi jauh lebih produktif," katanya.

Pengguna Google Apps awal cenderung setuju dengan Kovacs; kebanyakan dari mereka menggunakan suite bersama versi Office untuk melengkapi, bukan menggantikannya, dan itu adalah fitur kolaborasi yang mereka anggap paling menarik.

"Kami masih menggunakan Microsoft Word dan Excel saat membuat dokumen, tetapi jika ada dokumen yang diproduksi yang memerlukan kolaborasi atau penyebaran di seluruh perusahaan, biasanya berjalan melalui Google Docs, "kata Andrew Johnson, CIO dari SF Bay Pediatrics, praktek dokter dengan kantor di San Francisco dan Mill Valley, California.

Dia mengatakan praktik bahkan memiliki spreadsheet Google Apps yang digunakan oleh resepsionis di kedua kantor sebagai bagian dari alur kerja harian mereka untuk menjawab pertanyaan atau memberikan informasi penjadwalan kepada pasien. Ini adalah kemampuan untuk mengirim pesan instan satu sama lain dalam aplikasi yang membuatnya sangat berguna, kata Johnson.

Kari Barlow, asisten wakil presiden dari Kantor Teknologi Universitas di Arizona State University, mengatakan Microsoft Office akan selalu disukai oleh sebagian pengguna yang membutuhkan fitur paling canggih. "Akan selalu ada pengguna [Office] high-end yang membutuhkan tabel gabungan surat atau tabel pivot spreadsheet, tapi itu tidak semua orang," katanya.

Beberapa tahun yang lalu, ASU menggantikan sistem e-mail homegrown untuk mahasiswanya dengan Google Apps, dan beberapa fakultas telah beralih dari sistem e-mail klien Exchange Server / Outlook universitas untuk menggunakan Gmail dan fitur kolaborasi Google Apps juga, katanya.

Barlow juga memberi hadiah kolaborasi waktu nyata. "Pengeditan sinkron satu dokumen, dengan banyak orang sekaligus mengedit dokumen; kemampuan untuk membagikannya dengan satu orang, sekelompok orang, domain, dunia - sangat sederhana dan lugas," katanya

Dari kasus penggunaan awal ini, Elop mungkin benar untuk tidak terlalu khawatir bahwa Google Apps akan membuat Office keluar dari posisinya yang dominan, karena banyak organisasi masih bergantung pada Microsoft suite untuk pengangkatan yang berat. Lebih dari 80 persen masih menggunakannya lebih banyak daripada rangkaian produktivitas lainnya, menurut angka terbaru dari Forrester Research.

Tetapi karena perusahaan memeriksa lebih dekat biaya TI dan menyadari bahwa fungsi yang disediakan dalam rangkaian kolaborasi berbasis Web seperti Google Aplikasi sesuai dengan banyak pengguna mereka, Office akan menjadi aplikasi yang harus dimiliki oleh perusahaan, kata analis Forrester Sheri McLeish.

Karena perusahaan mengurutkan pengguna mereka sesuai dengan produktivitas dan fungsi kolaborasi yang mereka butuhkan, itu pada akhirnya akan berarti lebih sedikit Lisensi perkantoran, dan dapat menyebabkan beberapa perusahaan yang tidak memerlukan fungsionalitas Office yang kuat untuk akhirnya meninggalkannya sepenuhnya, tambahnya.

Microsoft Elop akan berpendapat bahwa Aplikasi Web Office akan menghalangi orang melakukan hal itu. Dia mengatakan bahwa pengguna Office yang ada kemungkinan akan masuk ke Microsoft Office Web Apps sebelum layanan yang bersaing karena antarmuka pengguna dan merek yang umum.

Tetapi McLeish mengatakan bahwa Office Web Apps sebenarnya mungkin kurang intuitif untuk pengguna kantor daripada beberapa pesaingnya, dan itu mungkin sebenarnya lebih mudah bagi seseorang untuk menggunakan Google Apps atau Zoho jika mereka sudah akrab dengan Office.

"Dalam Aplikasi Web, untuk mengaksesnya Anda harus mendaftar untuk Windows Live Spaces," katanya., yang saat ini memiliki lebih dari 100 juta pengguna. "Bagi orang yang akrab dengan lingkungan ini dan Windows Live SkyDrive … mengakses Office Web Apps mungkin tidak tampak rumit untuk dinavigasi. Tetapi bagi orang yang tidak berpengalaman di situs ini pasti akan ada sedikit kurva pembelajaran."

Google dan Zoho, di sisi lain, "sangat mudah untuk memulai hari ini," katanya, hanya membutuhkan satu langkah untuk mendaftar sebelum seseorang dapat bekerja pada dokumen atau spreadsheet.

Situasi saat ini tentu saja menetapkan panggung untuk persaingan yang kompetitif ketika Office 2010 dan Office Web Apps memasuki pasar awal tahun depan, kata McLeish. "Alternatif-alternatifnya semakin matang, menjadi pilihan yang lebih layak bagi organisasi yang ingin menghemat uang," katanya. "Ini akan jauh lebih kompetitif untuk Office 2010."