HyLighter Membantu Kelompok Berkolaborasi dalam Dokumen

Berkolaborasi dengan anggota lain dari tim Anda untuk membuat dan memodifikasi dokumen adalah kebutuhan bisnis umum. Tapi apa cara terbaik untuk menangani tugas ini? Layanan kolaborasi dokumen online baru yang disebut HyLighter memungkinkan Anda menggunakan kode warna untuk menyorot anotasi, yang dilacak oleh layanan secara terpisah dari dokumen asli.

Produk yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang berkolaborasi dalam dokumen telah ada untuk sementara. Salah satu contoh yang dikenal adalah kemampuan Track Perubahan dari Microsoft Word; diperkenalkan beberapa tahun yang lalu, fitur ini memungkinkan pengguna menandai dokumen Word dengan komentar dan perubahan yang disarankan yang dapat diterima atau ditolak oleh kolaborator lain.

Banyak layanan Web terkenal menyediakan opsi kolaborasi dokumen yang sangat fleksibel, termasuk akses ke dokumen bersama. Microsoft Office Live dan WebEx WebOffice, misalnya, memungkinkan Anda mengunggah dokumen ke situs online pribadi untuk berbagi, meninjau, dan memodifikasi. Basecamp menyediakan Writeboard online untuk kolaborasi dokumen, serta layanan manajemen proyek sederhana.

HyLighter, saat ini dalam pengujian beta, mengkhususkan diri secara eksklusif dalam kolaborasi dokumen. Ini memberikan manfaat yang tidak tersedia di layanan berbagi online yang lebih generik - terutama skema kode warna intuitif yang menyoroti area yang menjadi perhatian tim bisnis.

HyLighter melacak komentar dan perubahan yang disarankan secara terpisah sehingga mereka tidak mengaburkan dokumen asli. Bahkan, Anda tidak dapat mengubah dokumen itu sendiri dalam HyLighter, yang mungkin membuatnya tidak cocok untuk beberapa pengguna. Tapi dalam situasi di mana melacak kekhawatiran kolaborator adalah penting, itu bisa sangat berguna.

HyLighter salah memberikan huruf kecil c sepanjang dokumen PDF impor ini.

HyLighter adalah pekerjaan yang sedang berjalan, jadi saya tidak akan merekomendasikan untuk mengandalkan secara eksklusif saat Anda bekerja dengan dokumen penting; bersiaplah untuk menggunakan sesuatu yang lain jika Anda mengalami kesulitan dengan itu. Sebagai contoh, layanan mengatakan bahwa ia mendukung dokumen dalam format Word, PDF, dan HTML, tetapi beberapa PDF yang saya unggah ke layanan tidak sepenuhnya benar. (HyLighter mengakui bahwa beberapa PDF multi-kolom dengan grafik yang disematkan, seperti yang ada di screen shot yang ditunjukkan di atas kiri, mungkin tidak ditampilkan dengan benar.)

Di sisi lain, dokumen Word ditampilkan dengan sempurna. HyLighter mengatakan bahwa ia berencana untuk mendukung anotasi pada gambar, audio, dan file video pada akhirnya.

Bagaimana HyLighter Works

HyLighter mengenali dua jenis pengguna: pencetus dokumen, dan orang yang diundang - orang yang menjadi pencetusnya meminta untuk berpartisipasi dalam kolaborasi. Tutorial animasi singkat di situs HyLighter menjelaskan kedua peran pengguna secara lebih detail.

Pencetus memulai proses dengan mendaftar ke layanan dan mengunggah dokumen. Saya mengalami masalah kecil saat pertama kali saya mencoba mendaftar: saya tidak menerima pengakuan melalui email. Tetapi pada upaya kedua pada hari berikutnya, saya berhasil.

Setelah masuk, Anda akan melihat antarmuka cadangan. Di bagian atas adalah opsi menu untuk mengakses dokumen yang Anda buat dan dokumen Anda telah diundang untuk berkolaborasi. Panel sisi kanan berisi tautan untuk mengubah profil Anda dan untuk mengimpor dokumen yang ingin Anda kerjakan di HyLighter.

Mengimpor dokumen sangatlah mudah. Anda memberikan judul dokumen, mencari file di PC Anda, menetapkannya status hak cipta (aman, tertunda, atau tidak berlaku) dipilih dari menu drop-down, masukkan deskripsi jika Anda mau, dan daftar alamat e-mail dari orang yang ingin Anda undang sebagai kolaborator.

Setiap undangan menerima pesan e-mail yang meminta masukan pada dokumen. Sebelum mengerjakan dokumen, orang yang diundang harus membuat akun HyLighter.

Komentar, Bukan Perubahan

Setelah mengunggah dokumen dari PC Anda ke layanan online (yang memakan waktu beberapa detik), Anda dapat mulai annotating itu.

Bar warna HyLighter menyerupai sorotan dunia nyata yang diterapkan dengan spidol berwarna: Mereka tidak mengaburkan teks. Batang kuning menyoroti bagian di mana Anda telah membuat komentar, yang berwarna biru menunjukkan komentar dari orang lain, dan area sinyal hijau yang menjadi perhatian bersama. Nuansa gelap biru atau hijau muncul ketika para kolaborator menunjukkan minat yang sangat kuat dalam suatu segmen - misalnya, ketika beberapa peserta meninggalkan komentar tentang teks yang sama.

Komentar muncul di panel sebelah kanan dokumen. Setiap komentar muncul di bawah nama pengarangnya, dan mengklik ikon berbentuk kotak kecil di sebelah kanan nama penulis ternyata merah sorotan yang relevan. Ikon kecil lainnya memungkinkan Anda mengganti, menambah, atau menghapus komentar.

Saat Anda menambahkan atau mengganti komentar, kotak edit teks sederhana muncul, menawarkan beberapa opsi pemformatan umum seperti untuk cetak tebal dan cetak miring. Anda dapat memasukkan tautan ke situs Web atau data di server eksternal - video dari YouTube, misalnya - tetapi Anda tidak dapat mengunggah data eksternal ke dalam HyLighter itu sendiri.

Tombol yang terletak di atas kolom komentar membuat dokumen-lebar tambahan fungsi tersedia. Satu memungkinkan Anda membuat G-note - komentar umum yang tidak terkait dengan area tertentu dari dokumen. Tombol Bandingkan memungkinkan Anda menetapkan komentar yang Anda lihat - milik Anda, katakan, atau hanya milik rekan kerja.

Setelah kolaborasi selesai, Anda dapat menekan tombol Ekspor untuk mengekspor dokumen dan komentar ke dalam file HTML, tampaknya membatasi kegunaan layanan. (HyLighter berencana untuk menyertakan dukungan untuk ekspor ke format RTF, PDF, dan kemungkinan Word di masa depan.)

Sementara itu, file bantuan HyLighter menyarankan solusi yang menggunakan tombol Tampilan Mudah: Klik untuk menghasilkan jendela yang lebih sempit di mana dokumen yang disorot muncul di panel atas dan komentar di panel bawah. Kecuali Anda memiliki tampilan yang sangat kecil, Anda akan memiliki cukup ruang untuk membuka aplikasi pembuatan dokumen Anda (Word, misalnya) di jendela sempit kedua di samping jendela Easy View; maka Anda dapat membuat perubahan secara manual. Jelas, ini bukan cara yang efisien untuk bekerja.

Apakah HyLighter Worth It?

Saya suka cara HyLighter memisahkan komentar dari dokumen. Sebagian besar alat kolaborasi berbasis web memodifikasi dokumen itu sendiri, dan sebagai hasilnya, ketika banyak pengguna terlibat, niat dan nada dari teks asli dapat hilang.

Jika hanya satu atau dua orang yang meninjau dokumen Anda, bagaimanapun, bahaya tenggelam dalam komentar mungkin sangat kecil. Sementara itu, kerja ekstra mentransfer komentar dan perubahan pada dokumen asli dapat menjadi kelemahan utama.

HyLighter bebas digunakan selama periode beta, dan layanan ini menunjukkan janji nyata. Jika Anda perlu berkolaborasi dalam dokumen, saya sarankan Anda mencobanya untuk melihat apakah itu sesuai dengan gaya Anda.

Setelah versi terakhir HyLighter muncul, itu akan tersedia sebagai aplikasi yang dapat dipasang pengguna di server mereka, seperti baik sebagai layanan yang dihosting. Penetapan harga belum ditetapkan.

Richard Morochove adalah konsultan dan penulis IT. Kirimi dia pertanyaan tentang menggunakan teknologi dalam bisnis kecil dan menengah Anda yang terhubung melalui e-mail. Dunia PC dapat mengedit kueri Anda dan tidak dapat menjamin bahwa semua pertanyaan akan dijawab.