Bagaimana menjaga karyawan 'bekerja dari rumah' bertanggung jawab - tanpa memata-matai

Saya sudah bekerja paruh waktu, bekerja dari rumah selama bertahun-tahun sekarang. Dan ya, saya melakukan pekerjaan. Banyak. Namun, saya mendengar bisikan-bisikan dari rekan kerja yang bertanya-tanya apakah saya hanya menghindari perjalanan untuk menghabiskan waktu berkualitas dengan cucian saya. Dan kemudian ada ibu yang saya temui di taman pada hari saya off-orang-orang yang mengatakan mereka suka "bekerja dari rumah" (lengkap dengan kutipan udara) karena "memberi saya begitu banyak waktu luang."

Mereka memberi saya nama yang buruk. Tetapi kekhawatiran saya yang lebih besar adalah apakah atasan saya tahu berapa banyak pekerjaan yang saya lakukan.

Bekerja dari rumah. Bekerja dari jarak jauh. Telecommuting. Tidak peduli apa yang Anda sebut itu, bekerja dari mana saja selain dari kantor perusahaan Anda telah mendapat rap buruk belakangan ini. Dengan CEO Yahoo Marissa Mayer melembagakan larangan praktik, dan Best Buy menetapkan batasan ketat pada kebijakan kerja-dari-rumah, berita itu negatif bagi manajer dan karyawan yang bergantung pada fleksibilitas yang dapat ditawarkan telecommuting.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Telecommuters dan bos yang mempekerjakan kami, mengambil hati. Saat ini, telecommuting lebih mudah dari sebelumnya, terima kasih banyak untuk sejumlah produk gratis dan berbiaya rendah yang dapat membantu menjaga karyawan jauh produktif, bertanggung jawab, dan berhubungan. Sebagian besar alat sangat hemat biaya dan mudah digunakan, bahkan usaha kecil terkecil pun dapat mengandalkannya.

Jangan membeli pengaturan kerja yang menjijikkan

Pengaturan kerja yang fleksibel telah berkembang sejak munculnya Internet berkecepatan tinggi, dan mereka telah memperoleh lebih banyak uap dengan munculnya smartphone. Terkadang penjadwalan mengharuskan karyawan di tempat bekerja dari rumah satu atau dua hari seminggu; tetapi sering perusahaan mempekerjakan karyawan yang tinggal di negara bagian yang jauh dan zona waktu yang berbeda. Sayangnya, kebijakan telecommuting baru Yahoo, yang mulai diberlakukan pada bulan Juni, membuat pengaturan ini dalam keadaan buruk.

Sebagian besar karyawan startup teknologi Ordr.in bekerja di kantor yang sama, bersama kontraktor dan pekerja magang. Perangkat lunak yang tepat membuat staf tetap dalam lingkaran dan dengan pijakan yang sama.

Mayer dilaporkan membuat keputusan setelah memeriksa log VPN perusahaan untuk melihat seberapa sering karyawan jarak jauh masuk. Terbukti, dia tidak menyukai apa yang dilihatnya. Kegembiraan media yang dihasilkan ditambahkan ke bahan bakar untuk api bagi mereka yang berpikir bahwa karyawan yang bekerja di rumah tidak melakukan pekerjaan sehari-hari yang jujur.

Namun, pers yang buruk tidak akan menghentikan telecommuting untuk semua orang. Kami berbicara dengan beberapa CEO, manajer SDM, dan orang-orang IT di usaha kecil dan menengah untuk mengetahui apa yang mereka lakukan untuk memastikan bahwa pekerja jarak jauh mereka benar-benar bekerja. Semua orang yang kami wawancarai setuju: Membuat pengaturan untuk pekerja jarak jauh dapat membuat majikan dan karyawan lebih bahagia. Pengaturan kerja-dari-rumah juga dapat memaksimalkan waktu pada jam dan menghemat uang semua orang. Lebih baik lagi, perusahaan dapat memonitor telecommuting tanpa pernah memeriksa log VPN.

"Di perusahaan besar, CEO bertugas melacak tindakan puluhan ribu karyawan, dan memeriksa log VPN adalah cara yang sangat rasional untuk mulailah proses itu, ”kata David Bloom, CEO startup teknologi Ordr.in, yang mengelola tim dengan lima karyawan, salah satunya bekerja dari jarak jauh. “Tetapi jika Anda melakukan itu untuk perusahaan kecil Anda, Anda sudah kalah. Anda telah kehilangan kepercayaan. Di perusahaan kecil, CEO harus memiliki hubungan yang lebih pribadi dan interaktif dengan karyawan mereka. Anda harus memiliki sistem untuk mengetahui bahwa mereka melakukan pekerjaan mereka, tanpa melihat log server apa pun. "

Berbicara tatap muka

Bloom mengatakan bahwa ia sangat bergantung pada obrolan video harian yang dilakukan melalui layanan obrolan video Google Hangouts gratis. “Semua orang log on selama 15 menit setiap pagi, jadi kita semua dapat berbicara tentang apa yang telah kami capai dan apa yang kami kerjakan. Kami memiliki lima karyawan, dan empat dari kami berada di tempat yang sama, tetapi kami semua masuk secara terpisah. Ini memungkinkan kita untuk mengadakan pertemuan tatap muka di mana semua orang setara. Bukan kami berempat yang duduk di satu tempat, dengan rekan kami duduk di tempat lain. "

Namun, tiba di sistem ini tidaklah mudah. Bloom mengatakan dia mencoba pertukaran email harian, pertemuan mingguan, dan laporan mingguan dari CEO dan CTO sebelum menyadari bahwa pertemuan tatap muka yang cepat, setiap hari, (meskipun sebenarnya demikian) adalah cara terbaik bagi staf Ordr.in untuk menyentuh mendasarkan. Dan pengaturan itu membuat semua karyawannya bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.

Selain melakukan pertemuan harian ini, Ordr.in menggunakan perangkat lunak manajemen tugas Asana, yang gratis untuk tim dengan hingga 29 anggota. Perangkat lunak berjalan $ 100 per bulan untuk tim yang memiliki 30 hingga 50 anggota, dan harga naik dari sana.

GoToMeeting dan pengaturan dual-monitor membantu Direktur Keuangan dan Operasi HiringThing Jess Tejani bekerja dari rumahnya di Teluk San Francisco Area.

Josh Siler, pendiri dan CTO HiringThing, yang menciptakan perangkat lunak untuk perusahaan yang ingin memposting pekerjaan secara online, juga percaya bahwa kontak tatap muka virtual adalah salah satu alat terbaik untuk mengelola karyawan jarak jauh. Dia mendirikan HiringThing sebagai perusahaan virtual sejak awal, dan enam karyawannya tinggal di berbagai tempat di Pantai Barat.

"Kami menggunakan GoToMeeting untuk konferensi video tiga kali seminggu," kata Siler. "Mampu melihat wajah seseorang membuat perbedaan besar." Dan itu tidak banyak biaya: GoToMeeting, yang memungkinkan Anda melakukan konferensi video definisi tinggi yang peserta dapat bergabung dari PC atau dari perangkat seluler, dimulai pada $ 49 per bulan untuk pertemuan tak terbatas hingga 25 peserta.

Siler mengatakan bahwa kantor virtual yang ia buat di HiringThing telah efektif. Dia mencatat bahwa perusahaan sangat bergantung pada panggilan gratis dan konferensi video dari Skype, serta alat obrolan Campfire 37 Signals, yang dimulai pada $ 12 per bulan untuk paket Basic yang mencakup 12 pengguna dan menawarkan 1GB penyimpanan. HiringThing juga menggunakan aplikasi Google Gmail dan Kalender untuk bisnis, yang dimulai dari $ 5 per pengguna per bulan, dan GitHub, yang menawarkan alat online untuk pengembangan perangkat lunak. GitHub gratis untuk pengguna open-source, dan mulai dari $ 7 per bulan untuk semua pengembang perangkat lunak lainnya.

Tapi sama pentingnya dengan produk yang digunakan HiringThing adalah budaya perusahaan yang telah muncul, kata Siler. “Kami berbasis kepercayaan, dan kami tidak mengelola karyawan kami. Kami menilai semua orang berdasarkan output mereka. Siapa pun dapat membuat jadwal mereka fleksibel, selama mereka memenuhi komitmen mereka kepada rekan kerja mereka, ”katanya. “Karyawan kami tahu bahwa kinerja mereka adalah yang penting, dan kami membicarakannya secara teratur.”

Berkumpul di watercooler virtual

Peter Kirwan, Jr., CEO dan co-founder Collexion, online startup yang bersiap untuk meluncurkan situs untuk kolektor, juga menggunakan Skype-di TV 65-inci untuk tetap berhubungan dengan karyawan jarak jauh, dalam beberapa kasus, ribuan mil jauhnya dari markas besar San Diego perusahaannya. Kirwan juga mengandalkan email dan kalender Google Apps, Google Drive gratis untuk berbagi file, Skype, dan alat perencanaan proyek online Smartsheet, yang tersedia mulai dari $ 16 per bulan. Dia dan Collexion salah satu pendiri, Doug Taylor setuju bahwa wiki yang mereka gunakan, Atlassian's Confluence-yang tersedia dengan Lisensi Pemula (untuk sepuluh atau lebih sedikit pengguna) sebesar $ 10 per bulan - adalah kunci keberhasilan mereka dengan pekerja jarak jauh.

Collexion's 'setiap hari standup 'penggunaan rapat Skype dan TV 65 inci dengan kamera built-in untuk menjaga karyawan jarak jauh dan internal pada halaman yang sama.

“Berkat jejaring sosial, orang menjadi lebih efektif dalam mengekspresikan pikiran kecil secara online, "Kata Taylor. “Wiki memungkinkan mereka untuk mengekspresikan diri mereka dengan cara ini, dan itu memungkinkan orang untuk mendengar percakapan, dan tetap berjalan. Ini juga menciptakan akuntabilitas, karena kita tahu ketika seseorang mengatakan sesuatu jika itu tertulis di wiki. ”

Juga penting untuk Collexion adalah perangkat lunak manajemen tugas Asana (program yang sama digunakan di Ordr.in.), yang memungkinkan karyawan untuk membuat dan memberikan tugas kepada orang lain - bahkan bos. “Ini bisa sulit bagi sebagian orang, tetapi kami bekerja untuk menciptakan budaya dari atas ke bawah di mana tidak apa-apa mengirim tugas kepada atasan Anda. Kami tidak ingin orang mengirim email, kami ingin mereka mengirim tugas, ”kata Kirwan. Dia menambahkan bahwa kemampuan program untuk mengizinkan komentar pada tugas membantu membuat semua orang bertanggung jawab.

Menciptakan suasana (virtual) yang tepat

Meskipun semua alat dan produk ini dapat membuat karyawan tetap terhubung dan bertanggung jawab, semua orang yang kami wawancarai untuk artikel ini setuju bahwa tidak ada alat yang bernilai banyak jika perusahaan Anda tidak memiliki sikap dan budaya yang tepat. untuk mengakomodasi karyawan jarak jauh. Dan beberapa orang tidak bergantung pada teknologi sama sekali.

"Saya sangat percaya pada gerakan ROWE [Hasil Hanya Lingkungan Kerja]. Ini semua tentang memperlakukan staf Anda seperti orang dewasa dan memungkinkan mereka untuk mengelola waktu mereka sendiri, ”kata Ben Eubanks, manajer SDM untuk Pinnacle Solutions, 70-orang penyedia layanan teknik dan pelatihan yang berbasis di Huntsville, Alabama. Karena pekerjaannya sebagai kontraktor pemerintah, Pinnacle Solutions saat ini mengelola lebih banyak karyawan yang berlokasi di luar kantor pusatnya daripada berbasis di dalamnya, tetapi Eubanks mengatakan bahwa Pinnacle tidak menggunakan produk teknologi khusus untuk memastikan bahwa mereka menyelesaikan pekerjaan mereka.

"Kami memiliki proses perekrutan yang ketat, dan kami menyaring dengan ketat untuk menemukan orang-orang yang memenuhi nilai inti kami, yang kami komunikasikan sejak awal dan sering. Beberapa kali, kita bertemu orang-orang yang tidak bisa menangani orang-orang kebebasan yang ingin menyia-nyiakan alih-alih bekerja. Tapi kita bisa tahu kapan mereka tidak memenuhi tenggat waktu, dan kita mendapatkan proses mulai mencari orang lain yang bisa, ”kata Eubanks. "Semuanya kembali ke nilai inti kami dan kemampuan kami untuk mengomunikasikannya."

Komunikasi adalah kunci, apakah Anda mengelola staf 2 atau 222. Dan Anda dapat menemukan banyak produk yang dirancang untuk membantu Anda mempertahankan semua orang di task-without memaksa Anda untuk memainkan taskmaster.