Cara Memilih Solusi Email yang Di-host

Dari semua teknologi yang menjalankan bisnis Anda, kemungkinan besar tidak ada yang memengaruhi perusahaan Anda sama baiknya dengan email. Sementara organisasi yang lebih besar memiliki perangkat keras, infrastruktur, dan sumber daya manusia untuk mengelola e-mail di-rumah, usaha kecil dengan departemen TI kecil hingga tidak ada tidak memiliki kemewahan itu. Berikut ini cara mendapatkan efisiensi e-mail bisnis besar pada anggaran bisnis kecil.

Untuk bisnis dengan lima hingga 25 pengguna, hosting server email Anda sendiri tidak sebanding dengan usaha dan biaya yang terlibat, dan dapat benar-benar mengarah ke lebih banyak downtime daripada pergi dengan layanan luar. Sementara itu dapat menggoda untuk perusahaan yang sangat kecil untuk hanya mengandalkan layanan e-mail gratis seperti Gmail, Yahoo, atau Hotmail, ada sesuatu tentang memiliki nama domain Anda sendiri yang membuat bisnis Anda terlihat lebih sah. Menggunakan akun e-mail gratis adalah giveaway mati bahwa organisasi Anda berjalan dengan sedikit uang. Untungnya, Google dan Microsoft menawarkan solusi e-mail host yang terjangkau dan kuat.

Beberapa minggu yang lalu, Google memiliki keunggulan besar sebagai solusi yang paling efektif biaya, tetapi Microsoft baru-baru ini memangkas harganya menjadi dua untuk memberikan Google beberapa persaingan nyata. Namun, Microsoft Exchange Online seharga $ 60 per pengguna per tahun adalah beberapa sen lebih dari Google Apps Premiere Edition (GAPE) sebesar $ 50. Baik Google dan Microsoft menawarkan penyimpanan 25GB dengan akun mereka.

Faktor besar dalam memilih Exchange yang di-host alih Gmail adalah apakah Anda perlu menggunakan Outlook atau tidak. Tentu saja, Outlook mendukung Gmail dengan cara IMAP, tetapi karena ini adalah protokol hanya-email, Anda tidak akan dapat membagikan kalender Anda dengan rekan kerja tanpa tersambung ke Web. Ini adalah fitur make-or-break untuk banyak orang.

Alasan lain untuk mempertimbangkan Exchange adalah jika Anda mengandalkan aplikasi pihak ketiga yang terkait erat dengan Outlook. Xobni, misalnya, adalah alat manajemen kontak dan jejaring sosial yang hebat yang bekerja dengan Outlook secara eksklusif.

Google Apps Premiere Edition juga memiliki beberapa kelebihan yang kuat. Jika Anda pengguna Gmail, Anda sudah tahu bagaimana label yang berguna dapat, dan Anda tidak akan menemukannya di Outlook. Google juga memiliki keuntungan sebagai browser agnostik, Anda akan mendapatkan pengalaman yang sama terlepas dari apakah Anda lebih suka Firefox, IE, atau Chrome. Hingga Exchange Online bermigrasi ke Exchange 2010 pada awal 2010, Anda terbatas pada Outlook Web Access Light saat menggunakan browser selain dari Internet Explorer.

Meskipun Outlook tidak mendukung fitur lengkap Google Apps Premiere Edition yang ditetapkan di luar kotak, pengguna Outlook masih dapat mengakses Google Apps Premiere Edition dengan melalui plug-in.

Jika Anda sudah menjadi pengguna Google Docs, Anda akan menikmati satu kali sign-on untuk e-mail, Google Docs, dan layanan Google lainnya. Tentu saja Microsoft juga menawarkan sejumlah fitur online tambahan seperti SharePoint, Office Live Meeting, dan Office Communications Live, tetapi Anda harus meningkatkan ke Produktivitas Bisnis Online di $ 120 per pengguna per tahun untuk menggunakannya.

Google Aplikasi Edisi Premiere dan Exchange Online dapat disinkronkan dengan pengontrol domain Active Directory organisasi Anda. Hal ini mengurangi jumlah kata sandi yang harus diingat oleh pengguna Anda dan memungkinkan satu pengalaman sistem masuk.

Edisi Premier Google Apps memberi usaha kecil bang terbaik untuk uang, dengan margin yang sempit. Karena keduanya menawarkan jaminan 99,9 persen waktu operasional, keandalan harus sebanding di antara layanan. Jika kebutuhan e-mail Anda sederhana, Google telah Anda cakup. Jika Anda harus menggunakan Outlook, pilih Exchange Online.

CATATAN: Artikel ini telah diperbarui untuk mengklarifikasi fakta tentang tunjangan penyimpanan Microsoft dan dukungan Google untuk Active Directory dan Microsoft Outlook.

Michael Scalisi adalah manajer TI berbasis di Alameda, California.