Apa yang dimaksud dengan folder pencarian pandangan ms & cara membuat yang kustom

Sebelumnya, kami telah menguraikan bagaimana pengguna MS Outlook dapat membuat aturan untuk memeriksa email yang masuk dan memfilter atau mengarahkannya ke folder tertentu (berdasarkan aturan yang disesuaikan). Namun, Anda mungkin memiliki beberapa persyaratan khusus yang tidak dicakup oleh aturan folder. Atau Anda mungkin tidak ingin memindahkan grup (atau jenis pesan) ke folder yang sama sekali berbeda tetapi masih menginginkan tampilan terpisah untuknya.

MS Outlook secara cerdas mencakup persyaratan tersebut di bawah fitur yang dikenal sebagai Folder Pencarian. Folder tersebut adalah folder virtual dan tidak benar-benar mengandung atau menyimpan email Anda. Mereka hanya membuat tampilan sesuai dengan aturan yang ditentukan dan menunjukkan pesan yang cocok dengan aturan itu.

Secara default, Folder Pencarian selalu berisi tampilan seperti Categorized Mail, Large Mail, dan Unread Mail. Anda mungkin ingin membuat beberapa lagi seperti Untuk Tindak Lanjut, Dengan Lampiran dll. Mari kita lihat bagaimana melakukannya.

Langkah-langkah untuk Membuat Tampilan di bawah Folder Pencarian

Anda dapat memilih tampilan dari daftar aturan standar atau bahkan menyesuaikan aturan ujung ke ujung atau standar berbasis pengguna.

Langkah 1: Klik kanan pada Folder Pencarian untuk setiap kotak email dan klik pada Folder Pencarian Baru.

Langkah 2: Pilih jenis Folder Pencarian yang ingin Anda buat. Jenis folder yang tercantum di bawah tiga bagian pertama memiliki aturan standar internal (namanya cukup banyak mendefinisikannya).

Dalam panduan ini kami akan mengembangkan cara membuat folder khusus (opsi terakhir). Jadi, pilih itu dan klik Pilih untuk menentukan aturan dan melihat kriteria.

Langkah 3: Berikan nama yang relevan dengan tampilan. Anda dapat mengubah folder yang akan diperiksa untuk email yang akan ditampilkan di bawah tampilan. Kemudian klik tombol untuk Kriteria untuk menentukan aturan pilihan Anda.

Langkah 4: Di tab Pesan Anda dapat memasukkan beberapa kata kunci yang sistem akan cari dalam email dan di bidang yang Anda pilih. Seperti yang Anda lihat pada gambar (di bawah), Anda juga dapat menentukan bidang Dari dan Dikirim Ke, menentukan batas waktu, dan lainnya.

Langkah 5: Sekarang Anda dapat menavigasi ke Lebih Banyak Pilihan dan memasukkan lebih banyak aturan seperti kategori, membaca / membaca email, dengan / tanpa lampiran, kepentingan, ukuran dan banyak lagi.

Langkah 6: Perlu lebih banyak pilihan? Buka Advanced dan klik Field. Pilih kriteria, tentukan kondisi dan nilai.

Terakhir, klik Tambahkan ke Daftar untuk melihat entri Anda muncul. Anda dapat menambahkan beberapa entri seperti itu.

Langkah 7: Klik Ok dan simpan pengaturan Anda. Coba kirim email percobaan dan periksa apakah berfungsi. Jika tidak, Anda pasti mengacaukan aturan. Jadi, Anda mungkin perlu mengunjungi mereka kembali.

Catatan: Ingat, jika Anda menghapus email di Folder Pencarian maka mereka juga akan dihapus dari lokasi aslinya. Tetapi jika Anda menghapus Folder Pencarian, email yang terkait dengannya masih utuh di lokasi aslinya.

Kesimpulan

Menurut Anda seberapa bermanfaat Folder Pencarian bagi Anda? Apakah Anda akan menggunakannya dalam kombinasi dengan aturan lain yang sudah Anda miliki?

Saya memiliki beberapa yang dibuat untuk diri saya sendiri. Mereka benar-benar membantu saya mengatur hal-hal satu langkah lebih jauh dan mencatat dengan cepat berbagai jenis email yang perlu saya perhatikan.