Tips dan Trik Manajemen File Untuk Windows 10/8/7

Windows 7 memiliki cara yang indah untuk mengatur berbagai hal. Sementara tradisi memiliki folder default untuk dokumen, musik, video dan gambar berlanjut di Windows 7, itu juga memungkinkan Anda untuk membuat Pustaka sehingga Anda dapat mengatur file Anda tanpa harus benar-benar memindahkannya.

Tips Manajemen File

Artikel ini menawarkan beberapa tips berguna untuk manajemen file di Windows 7 - termasuk cara mengakses subfolder dan konten tanpa membuka Windows Explorer.

1: Menggunakan Folder Default Untuk Mengelola File

Ketika Anda menginstal Windows 7, ini memberi Anda empat folder secara default:

1. Dokumen
2. Gambar
3. Musik dan
4. Video

Ini juga disebut pustaka, karena Anda dapat memberi tag dan menambahkan file ke folder ini tanpa harus memindahkan file dari lokasi aslinya. Untuk bagian ini, kami akan fokus untuk benar-benar menyimpan file ke folder-folder ini.

Karena folder sudah diganti namanya dengan cara yang dapat digunakan pengguna untuk mengenali isi folder-folder ini, disarankan agar Anda menyimpan file-file Anda dengan sesuai. Jika mereka dokumen Word, Anda dapat menyimpannya ke folder Dokumen. Jika Anda menyimpan file musik, Anda dapat menempatkannya di folder Music dan sebagainya.

Satu-satunya kelemahan menggunakan folder default untuk manajemen file di Windows 7 adalah bahwa folder ini khusus untuk setiap pengguna sistem. Ini berarti bahwa jika profil pengguna rusak, Anda berisiko kehilangan file-file ini. Ini juga berarti bahwa Anda harus memastikan Anda membuat cadangan folder ini sebelum menginstal ulang Windows 7 atau sebelum memutakhirkan dari satu edisi ke edisi lainnya.

Untuk mengatasi masalah yang datang dengan menggunakan folder default di Windows 7, Anda dapat mencoba tip berikut.

2: Gunakan Drive Terpisah Dan Buat "Struktur Terorganisasi" Untuk Folder

Secara pribadi, saya tidak menyarankan menyimpan file data apa pun pada drive sistem selain sistem dan file sementara. Untuk file data yang diperlukan untuk Anda, gunakan drive yang terpisah. Ini memastikan bahwa Anda masih memiliki file utuh dalam hal profil pengguna Anda akan rusak tanpa Anda membuat cadangan file. Bahkan, saya bahkan menyimpan file Outlook PST ke drive yang terpisah sehingga ketika saya menginstal ulang Microsoft Office, saya tidak perlu ketinggalan email, kontak, pengingat, dan tugas sebelumnya. Saya cukup menambahkan PST ke Outlook saya untuk mendapatkan semua email, kontak, tugas, dan kalender kembali.

Windows memungkinkan Anda untuk menggunakan hingga 255 karakter (termasuk spasi dan beberapa karakter khusus) untuk mengganti nama file dan folder. Anda dapat menggunakan fitur ini untuk menamai folder Anda dengan jelas - sehingga pandangan sederhana dapat memberi tahu Anda tentang isinya. Misalnya, jika Anda tertarik dalam akuntansi bisnis, Anda dapat membuat folder master bernama "Akun". Di dalam folder ini, Anda membuat folder yang menunjukkan tahun fiskal - misalnya: "2001-2002", "2002-2003", dan seterusnya. Di dalam masing-masing, Anda dapat membuat folder yang menunjukkan bulan: "April", "Mei", "Juni" dan seterusnya. Jika Anda memiliki lebih dari satu klien, Anda dapat membuat subfolder lebih lanjut di mana Anda akan menyimpan file yang terkait dengan setiap klien. Itu berarti bahwa subfolder "2011-2012" dapat memiliki subfolder bernama "Mei" di mana ada subfolder yang menunjukkan klien Anda: "client1", "client2", dan lainnya. Berikut ini contoh hierarki folder terstruktur.

Sebagai alternatif, Anda dapat membuat sistem master menggunakan nama klien sebagai folder teratas di dalamnya, Anda membuat folder yang berkaitan dengan tahun dan bulan. Ini membantu Anda mengelola file Anda sesuai dengan prioritas Anda: baik oleh tahun fiskal atau oleh klien. Anda dapat menggunakan kertas dan pena untuk memikirkan kebutuhan Anda dan merancang struktur sebelum benar-benar menerapkannya di komputer Anda. Ini akan membantu Anda lebih baik dalam hal penyimpanan file dan kebutuhan akses Anda. Cobalah dan beri tahu kami jika ini terbukti menjadi cara yang lebih baik untuk mengelola file Anda di Windows 7.

PS : Saya juga akan menyimpan salinan seluruh struktur folder ini ke penyimpanan berbasis cloud hanya sebagai tindakan pencegahan. Mungkin ada kasus ketika Anda tidak dapat mengakses hard drive Anda atau Anda mungkin harus mengakses file-file itu dari tempat lain. Dalam hal demikian, Anda dapat mengakses salinan berbasis cloud menggunakan browser web. Microsoft SkyDrive menyediakan untuk sinkronisasi file lokal Anda dengan penyimpanan cloud-nya dan sebaliknya. Anda dapat membuat akun gratis dan mengunduh klien desktop untuk menyinkronkan file dari skydrive.live.com. Saat memasang folder sinkronisasi SkyDrive ke hard disk Anda, pilih drive yang berbeda dari yang berisi file sistem - untuk alasan yang sama seperti yang disebutkan di bagian pertama artikel ini.

3: Menggunakan Libraries Untuk Manajemen File Pada Windows 7 Secara efisien

Perpustakaan memungkinkan Anda untuk mengkategorikan file Anda. Selain empat pustaka default yang sudah disebutkan di atas, Anda dapat membuat banyak pustaka sesuai keinginan. Jika Anda ingin menyimpan musik sesuai dengan genre, Anda dapat membuat perpustakaan bernama "pop", "rap", "klasik", "reggae" dan banyak lagi. Demikian pula, jika Anda ingin menyimpan dokumen sesuai dengan klien Anda, Anda dapat membuat pustaka yang mengatakan "client1", "client2", dan lainnya. Sementara folder dapat berada di mana saja pada disk lokal, Anda dapat mengklik kanan pada ikon folder dan memilih salah satu pustaka yang ada atau membuat pustaka baru untuk ditambahkan folder. Ingat bahwa pustaka hanya akan berisi penunjuk ke file asli sehingga jika terjadi penghapusan pustaka ini, Anda tidak akan kehilangan file Anda. Gambar ini menunjukkan Anda bagaimana cara membuat perpustakaan baru menggunakan Windows Explorer.

Jika Anda tidak ingin menambahkan seluruh folder tetapi hanya file, buka Windows Explorer dan klik kanan Perpustakaan di panel kiri. Di menu konteks yang dihasilkan, pilih Baru lalu Pustaka untuk membuat pustaka baru. Anda kemudian dapat menyeret dan menjatuhkan file individual ke pustaka baru. Untuk menambahkan banyak file sekaligus, gunakan SHIFT atau CTRL untuk memilih lebih dari satu file.

4: Gunakan Menu Langsung Untuk Mengakses File

Menu lompat berisi dua jenis file - file yang baru-baru ini Anda gunakan dan yang Anda tautkan ke menu Langsung sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan mudah. Untuk membuka menu lompat yang terkait dengan aplikasi apa pun, klik kanan pada aplikasi saat ada di bilah tugas. Ini mungkin berarti Anda harus membuka aplikasi sebelum mengakses menu Jump. Ketika menu Jump terbuka, Anda dapat melihat file yang baru saja Anda gunakan. Untuk menyematkan file terkait ke menu Jump, buka Windows Explorer dan seret file ke aplikasi. Ketika ikon file ditempatkan pada ikon aplikasi di taskbar, Anda akan mendapatkan pesan dalam format berikut: Pin to. Anda kemudian dapat melepaskan ikon file untuk menyematkannya ke menu Jump dari aplikasi itu.

5: Folder Parent Dock ke Bilah Tugas Windows

Jika Anda secara rutin menggunakan beberapa folder yang terdapat dalam folder lain, Anda dapat memasang induk folder ke Windows 7 taskbar sehingga Anda tidak perlu membuka Windows Explorer dan menavigasi untuk mendapatkan file Anda. Untuk tip ini, mari kita gunakan contoh di atas, di mana kami membuat sistem file berdasarkan tahun, bulan, dan kemudian klien.

Klik kanan pada ruang kosong di taskbar Windows 7. Di menu konteks yang muncul, klik Bilah Alat dan kemudian Bilah Alat Baru. Anda akan mendapatkan kotak dialog Pilih Folder. Jelajahi ke folder induk, yang dalam hal ini adalah Bisnis. Pilih folder dan klik Pilih Folder. Ingat untuk memilih folder induk dan tidak membukanya lagi Anda akan mendapatkan kesalahan. Folder induk digalangkan ke taskbar Windows 7. Anda sekarang dapat mengklik pada tanda ">>" di sebelah nama folder ini untuk mengakses isinya (semua sub-folder dan file) tanpa harus membuka Windows Explorer.

Mengklik pada folder ini akan menunjukkan Anda kontennya dalam bentuk menu bertingkat. Anda dapat menelusuri sub-folder mana saja untuk membukanya dan klik file yang ingin Anda buka. Karena folder utama selalu terlihat di bilah tugas, ini menghemat banyak waktu juga. Dan ya, Anda dapat menyambungkan seluruh drive atau folder yang sering digunakan ke bilah tugas jika Anda mau.

Ada banyak lagi tips untuk manajemen file di Windows 7. Saya hanya membahas yang utama yang saya pribadi gunakan. Jika Anda memiliki orang lain untuk dibagikan, silakan lakukan.