Strategi E-Mail: Lampiran, Baris Pelajaran

Orang-orang: Ini 2009. E-mail bukanlah fenomena baru. Sebagai sebuah planet, kita sudah berada di sana selama beberapa dekade sekarang. Kami bahkan memiliki panduan etiket pada subjek (seperti "E-Mail Etiket: Tips untuk Rumah dan Kantor" dan "E-Mail Etiket" misalnya). Namun beberapa orang yang sangat cerdas-saya-yakin masih belum menguasai dasar-dasarnya. Seperti menulis baris subjek yang efektif.

Sebagai contoh, saya baru-baru ini menerima e-mail dengan subjek ini: "Dari Pengguna Joe." (Nama telah diubah untuk melindungi, er, salah arah.)

Um, Joe? Saya tahu itu dari Anda. Dikatakan begitu di sana di bidang Dari. Apa yang saya tidak tahu adalah apa e-mail Anda atau mengapa saya harus membacanya.

[Bacaan lebih lanjut: PC baru Anda membutuhkan 15 program gratis yang luar biasa ini]

Pesan lain datang dengan subjek, " HASSLE. " Sekali lagi, tidak ada yang terlalu mencerahkan di sana. Apakah Anda perlu bantuan memecahkan masalah atau apakah Anda menulis untuk membuat saya keranjingan? Saya sudah punya banyak yang terakhir, terima kasih.

Saya pikir pelanggar terburuk adalah orang-orang yang tidak bisa diganggu untuk menulis baris subjek sama sekali. Itu seperti mengetuk pintu, melihat melalui lubang intip, dan tidak melihat siapa pun di sisi lain. Kira saya tidak perlu membukanya!

Sekarang, adalah tugas saya untuk membaca surat Anda, dan saya melakukannya, dengan senang hati. (Sayangnya, saya tidak dapat menjawab semua itu, tetapi saya mencoba menjawab pertanyaan di sini kapan saja saya bisa.) Tetapi jika Anda mengharapkan tanggapan terbaik dari email yang Anda kirim, penting untuk berhati-hati dengan baris subjek Anda.

Dengan kata lain, buatlah singkat tapi informatif. Jika Anda menulis ke PC Bebas Kesulitan, misalnya, berikan deskripsi singkat tentang masalah Anda. Contoh yang bagus: "Komputer tidak mengenali drive DVD / CD-ROM."

Ingat, baris subjek e-mail Anda adalah hal pertama yang dilihat penerima. Ini harus berupa ringkasan kecil dari apa yang ada di badan email. Hal lain dan pesan Anda mungkin diabaikan, dilewatkan, atau sekadar diabaikan.

Tiga Cara Menghindari Keterlambatan Lampiran

Karena saya sempurna dalam segala hal, saya tidak pernah lupa untuk melampirkan file ke email. Tapi saya sudah berada di pihak penerima, dan tidak ada yang mengalahkan perasaan superioritas yang muncul dari menyusun jawaban ini: "Anda lupa lampiran, doofus!"

Untuk menghindari e-mail smackdown seperti itu, pertimbangkan untuk menginstal plug- di situ memperingatkan Anda akan keterikatan yang terlupa (padanan digital muncul di depan pintu seseorang tanpa celana).

Alat ini memindai pesan keluar Anda untuk kata kunci seperti "file", "terlampir", dan "lampiran". Jika mereka mendeteksi kata seperti itu tetapi tidak ada yang terlampir, Anda akan mendapatkan peringatan - sehingga memungkinkan Anda untuk melampirkan file yang dimaksudkan dan menghindari masa depan yang memalukan.

Pengguna Outlook 2007 dapat mengambil PowerToy Attachment Hilang, atau yang jauh lebih kuat Forgotten Attachment Detector (yang mendukung kata kunci khusus dan bahkan dapat memperingatkan Anda tentang baris subjek kosong).

Jika Anda menggunakan versi Outlook yang lebih lama, coba Attach4Sure - mendukung semua versi sejak 2002.

Terbaik berita semua? Setiap plug-in yang saya sebutkan adalah gratis.

Rick Broida menulis blog PC PC Kerusakan-PC World. Daftar untuk menerima buletin Rick melalui e-mail kepada Anda setiap minggu.