E-Mail Etiket: Tips untuk Rumah dan Kantor

Aturan untuk menangani pesan e-mail dengan baik dan dengan penuh pertimbangan mungkin adalah topi lama untuk Anda, tetapi tidak ada salahnya untuk memeriksa beberapa ajaran yang lebih baru dan kurang dikenal dari e-mail yang sopan.

Pikirkan spam. Daftar distribusi adalah anugerah untuk menyampaikan berita tentang sesuatu secara massal, tetapi berhati-hatilah untuk tidak mengirim spam kepada penerima Anda. Masalah mungkin muncul jika Anda memiliki banyak daftar dan mengirim pesan yang sama ke semuanya: Jika seseorang muncul di setiap daftar "San Francisco," "California," "Amerika," dan "Global" Anda, dan jika Anda -mail pesan yang sama ke semua empat daftar, orang itu akan menerima empat salinan. Perhatikan keanggotaan dari berbagai daftar Anda, dan pertimbangkan dengan cermat bagaimana Anda berencana menggunakan daftar tersebut.

Pertimbangkan dengan cermat siapa yang mendapat balasan. " Balas ke semua" adalah fitur e-mail yang kuat namun disalahgunakan secara luas. Ketika lebih dari empat atau lima penerima terlibat, Anda harus menggunakan "balas ke semua" hanya jika pesan tersebut sangat penting bagi sebagian besar dari daftar tersebut. Penyalahgunaan fitur "balas semua" adalah penyebab utama dalam lingkungan di mana banjir e-mail tidak dapat dikendalikan.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Pesan di luar kantor lebih berguna dari yang Anda pikirkan. Mengatur untuk mengirim tanggapan email "di luar kantor" otomatis kepada siapa pun yang mengirimi Anda pesan dapat menghemat waktu besar bagi orang-orang yang mencoba menghubungi Anda. Namun, pastikan Anda tahu bagaimana sistem "di luar kantor" berfungsi sehingga responsnya hanya keluar satu kali per pengirim dan bukan sebagai "balas untuk semua" (lihat di atas).

Monique sedang mencoba memanggil kawanan unicorn kembali ke kandang sehingga dia bisa menutup gerbang dengan benar kali ini. Selamat mencoba, Monique!

Penarikan pesan tidak berfungsi. Kecuali dalam beberapa sistem e-mail perusahaan, begitu Anda menekan tombol Kirim, pesan Anda hilang. Dengan menyiarkan pemberitahuan "Joe Smith ingin mengingat pesan ini", Anda memberi tahu penerima tidak hanya bahwa Anda tidak tahu cara menulis pesan e-mail dengan benar, tetapi Anda tidak mengerti bagaimana sistem e-mail bekerja.

Lupakan kekuatan pena. Hari-hari ini, baik Anda mengirimkan ucapan terima kasih atau ucapan sederhana, catatan tulisan tangan akan memiliki dampak yang jauh lebih besar daripada e-mail putus-putus pesan. Pada 11 Mei 2009, ongkos kirim untuk surat kelas satu berharga 44 sen.