DocSend for Outlook - Komunikasi yang lebih baik menggunakan dokumen

Kami sering mengirim banyak dokumen menggunakan Microsoft Outlook . Sekarang buat komunikasi Anda lebih efektif dengan dokumen dengan add-on untuk Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook membuat dokumen saluran komunikasi yang lebih efektif dan lebih bermakna. Setelah Anda menginstalnya, Anda akan dapat mengakses file Anda dan membuat tautan DocSend dengan mudah tepat ketika Anda membutuhkannya, yaitu ketika Anda mengirim email. Namun, masih ada lagi di DocSend untuk Outlook daripada hanya mengirim dokumen dan lampiran. Baca terus untuk mengetahui tentang add-in baru ini untuk Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Mari mulai dengan dasar-dasar. DocSend bukanlah aplikasi baru; sudah ada di sini untuk beberapa waktu sekarang. Namun, DocSend sebagai add-in untuk Outlook adalah hal baru. Awalnya merupakan alat analitis untuk dokumen; terutama untuk yang Anda kirim melalui email. Kami sering bertanya-tanya ketika kami mengirim dokumen melalui email; apakah orang tersebut telah melihat dokumen atau tidak. Selain; untuk dokumen rahasia, kami khawatir jika penerima dokumen telah meneruskannya lebih lanjut. Dengan bantuan DocSend Anda dapat mengetahui apa yang terjadi pada dokumen Anda. Dari mengetahui kapan orang itu membukanya, berapa kali, apakah itu diunduh atau tidak dan apakah itu diteruskan ke seseorang; Anda dapat menyimpan semua trek menggunakan DocSend.

Sekarang, alat ini tersedia untuk Outlook Mail. DocSend for Outlook melakukan pekerjaan yang sama ketika digunakan sebagai add-in untuk Outlook Mail. Ini menghubungkan akun DocSend Anda ke Outlook Mail sehingga memudahkan komunikasi dokumen.

Untuk mendapatkan DocSend for Outlook, yang Anda miliki adalah mengunjungi halaman rumahnya untuk mengunduhnya gratis. Ini adalah aplikasi web, yang terbuka di browser Anda. Cukup mendaftar dengan alat.

Sekarang Anda dapat menautkan dokumen dari PC Anda, Kotak, Dropbox, Google Drive, dan OneDrive di DocSend untuk Outlook.

Di dalam DocSend untuk Outlook

Sekarang, sedikit lagi tentang Alat DocSend. Setelah Anda masuk ke DocSend, Anda dapat melihat dasbor berikut.

Menu sisi kiri alat DocSend terdiri dari tab Dasbor, Dokumen, Present, Kontak, Tim, dan Add-in.

DocSend berfungsi sama seperti lainnya alat berbagi dokumen. Ini menciptakan tautan untuk setiap dokumen yang Anda bagikan dengan kontak Anda. Anda bahkan dapat membuat tautan yang berbeda untuk satu dokumen untuk menyimpan jejak dokumen Anda. Setiap kali penerima Anda mengklik tautan tersebut, Anda akan mendapatkan statistik tentang dokumen tersebut. Misalnya, Statistik Kunjungan ditampilkan pada gambar berikut:

Cara menggunakan DocSend untuk Outlook

Karena kita telah memahami cara DocSend berfungsi, sekarang mari kita lihat bagaimana DocSend berfungsi untuk Outlook Mail.

Ketika Anda telah mendaftar dengan DocSend, Anda dapat melihat add-in di Outlook Mail Anda. Klik pada surat Baru, dan lihat bagian bawah kanan dari jendela surat yang baru dibuka. Cari ikon berikut dengan warna biru.

Ketika Anda mengklik logo ini, jendela DocSend akan terbuka di sisi kanan email. Seperti yang Anda lihat pada gambar berikut, ada berbagai tab / fungsi yang disertakan di bawah DocSend for Outlook.

Anda dapat melihat dokumen yang sudah ada di DocSend di bawah `My Documents`. Dalam gambar di atas, saya hanya menyertakan 3 dokumen. Namun, jika daftar panjang, Anda dapat mencari dokumen yang diinginkan di jendela Pencarian. Anda bahkan dapat mengunggah dokumen saat itu juga di sana menggunakan DocSend for Outlook jika dokumen yang diinginkan tidak ada dalam daftar Anda.

Setelah Anda memilih dokumen yang diinginkan yang ingin Anda kirim ke rekan atau teman Anda, Anda dapat mulai mengatur propertinya.. Ketika Anda memilih dokumen untuk dikirim melalui email, Anda dapat melihat jendela berikut di DocSend untuk Outlook.

Seperti yang Anda lihat pada gambar di atas, untuk setiap dokumen yang Anda pilih,

• Mengizinkan (atau tidak memungkinkan) melihat anonim
• Mengizinkan (atau tidak memperbolehkan) mengunduh
• Menyetel (atau tidak mengatur) tanggal kedaluwarsa
• Melindungi kode sandi (atau tidak mengatur kata sandi untuk dokumen)

Masing-masing 4 tab memiliki tombol On dan Off di sebelah kanan. Dengan cara ini, Anda dapat memutuskan (dan mengontrol) apa yang dapat dilakukan penerima dengan dokumen tersebut. Misalnya, jika Anda memilih `Mati` untuk `Izinkan Pengunduhan`, penerima hanya akan dapat melihat dokumen, tetapi tidak dapat mengunduhnya di PC-nya. Demikian pula, Anda juga dapat mengatur tanggal kedaluwarsa dokumen, dengan membuat opsi `setel tanggal kadaluwarsa` `Aktif`.

Dengan demikian, DocSend for Outlook memungkinkan Anda memilih hingga kapan penerima dapat melihat dokumen di kotak suratnya. Setelah tanggal kedaluwarsa (dan waktu), penerima tidak akan melihat dokumen sama sekali. Fitur ini sangat berguna untuk dokumen yang memiliki kehidupan terbatas, seperti laporan harian atau statistik.

Jika dokumen Anda tidak dilindungi kata sandi, jangan khawatir! Anda sekarang dapat mengatur kata sandi menggunakan DocSend for Outlook. Cukup, klik tombol On / Off di depan `Passcode protect` dan Anda dapat memasukkan kata sandi saat itu juga.

Akhirnya, setelah Anda memilih semua opsi dan mengatur properti untuk dokumen yang akan dikirim, Anda sekarang dapat masukkan tautan untuk dokumen. Ini tidak lain tetapi DocSend for Outlook membuat tautan unik untuk dokumen yang akan Anda kirim. Ini akan dimasukkan ke dalam badan email.

Penerima akan melihat tautan ini di email yang diterima, bukan dokumen itu sendiri. Ketika penerima mengklik tautan, itu terbuka di browser. Dari sana, penerima dapat melihat, mengunduh, atau mencetak dokumen, tergantung pada akses apa yang diberikan kepada penerima oleh Anda. Jendela terlihat sebagai berikut:

Selain tindakan biasa, DocSend for Outlook menawarkan satu fitur yang lebih menarik. Penerima dapat mengomentari atau mengajukan pertanyaan berdasarkan dokumen melalui DocSend for Outlook.

Kesimpulan

Kami berpikir bahwa DocSend for Outlook adalah alat yang baik untuk mengelola dokumen. Sebagian besar kerepotan yang terkait dengan dokumen, seperti mengirimnya, melindungi mereka menggunakan kata sandi dan mengelola daftar penerima dapat ditangani dengan baik dengan DocSend for Outlook. Anda dapat membaca blog di DocSend untuk Outlook di Blog DocSend.

Beri tahu kami pendapat Anda tentang alat ini.