Berkolaborasi dalam Real-Time dengan Google Docs

Google Docs menyediakan usaha kecil dan menengah dengan platform produktivitas kantor berbasis web yang terjangkau. Selain memberi pengguna individu kemampuan untuk membuat, menyimpan, dan bekerja dengan dokumen dari mana saja di dunia dengan koneksi internet langsung, Google Docs memungkinkan tim, rekan, dan mitra untuk berkolaborasi online secara real-time pada file yang sama.

Dengan peluncuran terbaru dari Microsoft Office 2010, dan Aplikasi Web Kantor yang menyertainya, Microsoft kini memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen di cloud. Namun, meskipun Microsoft mungkin adalah penyedia perangkat lunak produktivitas kantor yang dominan, Google memiliki keuntungan ketika bekerja dengan dan berkolaborasi dalam dokumen di awan.

Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang aplikasi Google Docs, dan yang baru saja diperbarui, fitur kolaborasi waktu nyata.

• Dokumen

Setelah seseorang membuat dokumen, pengguna lain yang diberi akses dapat melihat dan mengeditnya juga. Anda dapat berbagi dokumen dengan hingga 200 individu, dan sebanyak 50 pengguna dapat secara bersamaan bekerja pada dokumen yang sama. Jika dua pengguna mengedit dokumen yang sama, kotak di bagian atas layar akan mencantumkan kolaborator saat ini.

Pengguna yang melihat atau bekerja dengan dokumen akan dapat melihat semua pengeditan dan penambahan secara waktu nyata saat diketik. Tentunya, ada potensi bagi dua kolaborator untuk mengedit teks yang sama pada saat yang bersamaan. Google dengan cermat memantau cap waktu setiap pengeditan untuk menerapkannya dalam urutan yang sesuai.

Untungnya, Google juga menyediakan obrolan, sehingga pengguna dapat mengirim pesan instan saat berkolaborasi secara real-time. Klik panah di sebelah kanan nama di bagian atas layar untuk membuka panel untuk mengobrol dengan pengguna lain yang sedang mengedit dokumen yang sama. Chatting memungkinkan kolaborator untuk mengoordinasikan upaya dan mencegah konflik, dan itu menyediakan sarana umpan balik instan.

• Spreadsheets

Seperti dengan Dokumen, Anda dapat berbagi file spreadsheet dengan hingga 200 pengguna, dan sebanyak 50 bisa mengedit secara bersamaan. Nama-nama kolaborator aktif muncul di bagian atas layar, dan mengklik panah membuka panel untuk chatting real-time.

Sebuah kotak kecil berwarna di samping setiap nama mewakili warna yang ditunjuk untuk pengguna itu. Sel apa pun yang dipusatkan atau diedit oleh orang itu tampak dibingkai oleh warna yang ditetapkan pengguna - membuatnya mudah untuk mengidentifikasi siapa yang mengedit sel mana pada saat tertentu.

• Presentasi

File dalam Presentasi, sebuah aplikasi slide yang mirip dengan PowerPoint, juga dapat dibagi dengan hingga 200 pengguna berbeda, tetapi terbatas pada sepuluh editor simultan. Fungsi lain - seperti menampilkan perubahan secara real-time, dan tanda panah di samping nama kolaborator online yang membuka jendela obrolan - sama dengan aplikasi lainnya.

• Gambar

Google Drawings adalah pendatang baru di jajaran Google Docs, menyediakan fitur yang mirip dengan yang ada di Microsoft Visio. Gambar dapat memiliki hingga 50 kolaborator simultan yang bekerja pada file yang sama, dan ia menawarkan chatting.

Namun, Gambar memiliki definisi yang sedikit berbeda dari "waktu nyata", karena kolaborator online hanya melihat perubahan satu sama lain yang selesai. Jika seseorang menambahkan bentuk baru, atau mengedit bentuk atau garis dalam gambar yang dibagikan, perubahan tersebut tidak muncul ke pengguna lain saat digambar. Jika tindakan dibatalkan sebelum penyelesaian, tidak ada editor lain yang akan melihatnya.

Google Docs tidak terlalu kuat dan kaya fitur seperti Microsoft Office untuk desktop, tetapi banyak yang menganggap Office menjadi kembung dengan fitur yang tidak perlu.. Untuk dokumen sederhana, spreadsheet, presentasi, dan gambar, Google Documents lebih dari cukup. Dan, untuk kolaborasi online real-time, Google menetapkan bar.

Anda dapat mengikuti Tony di halaman Facebook, atau hubungi dia melalui email di [email protected]. Dia juga tweet sebagai @Tony_BradleyPCW.