Beli, Sewa - atau Pindahkan ke Komputasi Awan?

Komputer kantor lama Anda yang tepercaya mungkin akan menukik bersama dengan kekuatan pendakian Oldsmobile Gn. 20 tahun. Everest, dengan gagah berani bekerja keras untuk menyelesaikan tugas yang lebih rumit dan beragam bagi karyawan perusahaan Anda. Tapi sementara itu mungkin sudah waktunya untuk mengganti PC yang sudah ketinggalan jaman, dengan krisis kredit saat ini, Anda mungkin mempertimbangkan alternatif untuk sekadar membeli perangkat keras baru sebagai cara untuk menghemat uang bisnis Anda.

Jadi, haruskah Anda menyewa perangkat keras baru, perangkat lunak kotak yang tidak digunakan? Atau coba solusi komputasi awan baru yang disebut-sebut sebagai hal besar berikutnya? Kami akan melihat berbagai opsi untuk bisnis Anda dan memberi tahu Anda mana yang akan menghemat uang Anda, dan yang dapat berpotensi merugikan Anda.

Leasing vs. Membeli: Good Deal or Bad Idea?

Menurut sebuah studi 2007 oleh IDC, memotong siklus hidup PC Anda hingga tiga tahun, versus lima atau enam tahun, akan menghemat biaya pemeliharaan sistem itu secara keseluruhan. Seperti yang disajikan dalam penelitian ini, menyimpan dua generasi PC desktop yang disewakan (masing-masing selama tiga tahun) adalah 20,5 persen lebih murah daripada membeli dan memegang satu mesin selama enam tahun.

Implikasi siklus hidup disisihkan, ada pertimbangan lain untuk mempertimbangkan sebelumnya. menandatangani kontrak perangkat keras, seperti biaya akhir sewa dan biaya lain yang dapat bertambah jika tidak dipantau, menurut Joe Loiselle, Wakil Presiden Global IT Advisory Services di IDC.

"Leasing bukanlah hal yang buruk, jika Tidak dikelola, itu akan menjadi kewajiban besar. Sebagian besar [sewa] menyukai kurangnya disiplin yang dimiliki pembeli, dan sebagian besar menyukai perangkat seluler - itu bergerak, istirahat, dan berpindah tangan, "katanya. Kecuali Anda akan mengirim kembali peralatan tepat waktu dan mengatasi masalah akhir sewa, Loiselle percaya bahwa organisasi Anda akan mengeluarkan uang tunai. Kebanyakan orang tidak memperhatikan sewa setelah mereka menandatanganinya, tambahnya, dan perjanjian sewa tidak persis dirancang untuk menghemat uang dalam jangka panjang.

"Perusahaan melakukan eksodus massal dari leasing," kata Loiselle. Leasing "adalah penangkap lalat Venus: sulit untuk masuk dan keluar dari." Tentu saja, mengingat krisis kredit saat ini, akan lebih sulit untuk mendapatkan sewa atau pembiayaan di tempat pertama.

Ketika datang ke server, itu bisa lebih sulit untuk mengembalikan peralatan, seperti data, aplikasi, dan jaringan. koneksi semua terpengaruh ketika Anda menghapus server. Server bukanlah hal yang mudah untuk keluar dari jaringan Anda, dan sebagian besar bisnis kecil tidak memiliki redudansi di tempat, menurut Loiselle.

Pertimbangan akhir sebelum menandatangani kontrak: Bisnis sering kali dapat menghapuskan sebanyak $ 15.000 untuk peralatan baru, jadi mungkin masuk akal untuk membeli peralatan secara langsung. Pastikan untuk menanyakan kepada akuntan atau pembuat pajak Anda sebelum berpindah ke salah satu opsi.

Perbandingan Biaya: Apakah Biaya Sewa Efektif?

Kami melihat transaksi sewa pada tiga situs produsen komputer, membandingkan opsi harga untuk sepuluh laptop. Secara keseluruhan, kami menemukan bahwa leasing adalah opsi yang lebih mahal dalam jangka panjang, meskipun lebih murah pada awalnya.

Di situs HP, kami memilih opsi untuk membeli sepuluh buku catatan bisnis dengan biaya $ 15,590. HP mencantumkan harga sewa untuk notebook yang sama ini dengan $ 413 per bulan untuk sewa 48 bulan. Itu $ 19.824 untuk sewa 48 bulan, atau tambahan $ 4824 untuk menyewa mesin, daripada membelinya langsung. (Untuk mengetahui tentang panjang sewa, harga, atau opsi lain, periksa situs HP.)

Di situs Dell, perusahaan tersebut mencantumkan opsi keuangan yang mencakup opsi opsi pembelian tetap (FPO) dan nilai pasar penuh (FMV) untuk penyewaan dengan pembiayaan 24-, 30-, 36-, atau 48 bulan. Kedua opsi membutuhkan biaya pemrosesan $ 75. Total kami untuk sepuluh laptop yang dilengkapi dengan sama, pengiriman dan pajak sans, adalah $ 15.695.

Ditampilkan tepat di samping total di situs Dell adalah tautan ke opsi sewa. (Sebelum Anda melalui proses mendapatkan kualifikasi, Anda dapat memperkirakan pembayaran Anda berdasarkan tingkat kredit Anda - Sangat Baik, Baik, atau Adil - dan jumlah total pembelian.) Sewa 48 bulan pada $ 15.695 adalah $ 460,96 per bulan untuk FMV dan $ 461.04 untuk $ 1 Beli-Keluar. Itu $ 22.126,08 untuk FMV dan $ 22,129.92 untuk $ 1 Beli Lebih dari 48 bulan. Anda melakukan matematika: Membeli peralatan langsung menghemat paling tidak $ 6500 di sini.

Selanjutnya, kami mengklik ke situs Fujitsu, di mana perusahaan menawarkan opsi pembelian sewa sebesar $ 1, 10 persen, atau FMV, dan menyediakan kalkulator sewa guna keluar biaya Anda. Fujitsu tidak menawarkan sewa 48 bulan, tetapi sewa 36 bulan pada sepuluh laptop sebesar $ 15.000 adalah $ 473 pada rencana FMV, $ 483 pada Pembelian 10 Persen, dan $ 522 pada $ 1 Beli. Jadi itu $ 17.028, $ 17.388, atau $ 18.792, masing-masing pada pembelian peralatan $ 15.000.

Pada akhirnya, sepuluh laptop yang kami teliti di tiga situs vendor dengan biaya rata-rata $ 4000 lebih banyak jika Anda menyewakannya selama 48 bulan, seperti menentang membeli mereka langsung. Meskipun leasing tidak berarti Anda tidak akan diikat dengan biaya awal yang curam, pembelian menghemat banyak uang dalam jangka panjang.

Membeli juga berpotensi menghemat lebih banyak uang, karena kontrak sewa dapat menetapkan bahwa vendor dapat mengenakan biaya. Anda harus mengembalikan peralatan Anda terlambat atau tanpa hard drive yang bersih.

Printer Leasing dan Online Faxing: Panacea atau Bermasalah?

Jika kebutuhan kantor Anda juga termasuk pencetakan volume tinggi, menyusun, dan semua lonceng dan peluit dari printer dengan anggaran besar, banyak perusahaan menawarkan sewa peralatan. HP dan Xerox keduanya menawarkan opsi sewa untuk model high-end, volume tinggi.

Misalnya, seri HP LaserJet M5000 MFP hitam-putih bervolume tinggi mulai dari ritel $ 4000, dan seri LaserJet CM6030 MFP Warna dimulai $ 7000. Tetapi untuk menyewa, Anda harus membayar $ 115 per bulan untuk M5000, atau $ 190 per bulan untuk CM6030 untuk sewa 48 bulan. (Itu berarti Anda akan menghabiskan $ 5520 untuk M5000, atau $ 9120 untuk CM6030, selama 48 bulan.)

Meskipun printer volume tinggi tidak memiliki siklus hidup sesingkat seperti notebook atau desktop, membayar untuk melakukan riset Anda untuk memahami opsi sewa, apa yang diharapkan pada akhir sewa, dan berapa total biaya Anda selama masa sewa.

Untuk peralatan kantor yang mahal, seperti printer volume tinggi, Anda mungkin menemukan bahwa uang ekstra yang dihabiskan selama sewa menjadi masuk akal, karena hanya ada satu perangkat yang akan tetap berada di kantor Anda, dan lebih mudah dilacak daripada laptop. Seperti halnya sewa apa pun, pastikan Anda memahami ketentuan dan apakah Anda akan terjebak mengirimkan printer raksasa kembali ke vendor begitu sewa sudah habis.

Kebutuhan Anda mungkin termasuk lebih sedikit pencetakan dan lebih banyak faks. Hari-hari ini, mesin faks baru berkisar dalam harga dari kurang dari $ 100 hingga $ 350, tergantung pada set fitur. Tetapi jika Anda tidak mengirim faks cukup sering untuk membenarkan mesin atau saluran telepon terpisah, banyak layanan online gratis dan berbiaya rendah memungkinkan Anda mengirim faks secara online. Layanan "mesin faks virtual" ini memungkinkan Anda mengirim faks melalui e-mail dan menerimanya; beberapa menawarkan nomor telepon lokal gratis.

Lakukan pencarian Google untuk "faks online" dan Anda akan menemukan bahwa ada ribuan layanan faks yang tersedia secara internet, dengan berbagai harga dan fitur. Beberapa gratis, beberapa membiarkan Anda mengirim faks saja, dan yang lain membiarkan Anda berdua mengirim dan menerima - semua tanpa mesin faks fisik.

Satu layanan populer, Myfax, menawarkan paket yang mulai dari $ 10 per bulan atau $ 110 per tahun untuk kirim 100 halaman dan dapatkan 200 per bulan. Layanan ini juga mencakup satu tahun penyimpanan online dan nomor faks lokal atau bebas pulsa.

Efax adalah penyedia faks Internet lain. Ini menawarkan gratis, Plus, dan rencana Pro. Paket Plus berjalan sekitar $ 17 per bulan, dan Anda dapat menerima faks gratis. Anda dapat mengirim 30 halaman per bulan, dan halaman tambahan masing-masing 10 sen. Untuk membaca atau membuat faks, Anda memerlukan aplikasi eMessenger gratis dari layanan tersebut. (Jika Anda menerima atau mengirim faks sebagai file TIF atau PDF, bagaimanapun, Anda tidak akan memerlukan aplikasi.) Versi gratis termasuk 30 hari penyimpanan untuk faks, Plus menawarkan satu tahun penyimpanan, dan rencana Pro menyediakan dua tahun.

Secara keseluruhan, faks online sangat berguna jika Anda tidak ingin membayar biaya bulanan untuk saluran telepon, membeli peralatan, atau kekurangan ruang kantor permanen. Faks online juga bisa lebih aman daripada faks yang duduk di area publik. Tetapi jika Anda ingin keandalan sambungan telepon rumah dan nomor faks permanen, faks online mungkin bukan pilihan terbaik.

Raihlah Awan: Penyimpanan, Server, dan Layanan

Anda dapat memutuskan untuk hanya mengabaikan peralatan baru dan perangkat lunak yang mendukung komputasi awan, yang semakin populer dan terkenal dalam beberapa bulan terakhir. Perusahaan seperti Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com, dan bahkan Microsoft menyediakan aplikasi, ruang Web, dan daya komputasi melalui Web. Tetapi apakah ini berarti bahwa aplikasi dan server perangkat lunak tradisional Anda tidak diperlukan?

Gartner percaya bahwa 80 persen dari perusahaan Fortune 1000 akan menggunakan beberapa bentuk layanan komputasi awan pada tahun 2012. Komputasi awan memungkinkan perusahaan besar menghabiskan lebih banyak uang untuk infrastruktur dan lebih sedikit uang pada perangkat keras yang sebenarnya, tetapi karena keuntungan komputasi awan dalam popularitas, beberapa pakar industri berpendapat bahwa biaya akan meningkat saat adopsi berlangsung.

"Windows tidak akan pergi, tetapi semakin banyak layanan yang akan ditawarkan dari cloud, daripada dipasang dan dikelola di platform lokal tertentu, "kata Thomas Bittman, seorang analis Gartner, di blognya. "Bukan untuk mengatakan bahwa Amazon, Salesforce, atau Google memiliki semua kekangan yang berhasil - tetapi mereka pasti telah menurunkan penghalang untuk masuk bagi pengembang yang ingin membangun aplikasi kelas global dengan harga murah."

Anda tidak perlu membeli perangkat keras atau perangkat lunak, tetapi Anda sering harus membayar untuk ruang dan penggunaan aplikasi cloud computing. (Anda mungkin memerlukan konsultan untuk menyiapkan beberapa ini.)

Beberapa contoh penawaran komputasi awan termasuk Salesforce.com, layanan basis data manajemen hubungan pelanggan online yang dapat disesuaikan yang menawarkan alat untuk melacak kontak dan prospek penjualan, menjalankan kampanye, menghasilkan laporan, dan melacak pendapatan. Anda juga dapat menyimpan file secara online. AppExchange memungkinkan Anda mencari dan menginstal aplikasi dari mitra dan pengembang pihak ketiga. Perusahaan menawarkan uji coba 30 hari, dan harga bervariasi tergantung pada kebutuhan Anda dan jumlah pengguna. Periksa situs Salesforce untuk harga spesifik.

Layanan Cloud (Cloud Computing Cloud) baru-baru ini diluncurkan Amazon memungkinkan Anda untuk tidak membeli server Web dan menyewa sebagai gantinya. Istilah "elastis" berarti Anda dapat menyewa apa yang Anda butuhkan sesuai permintaan dan membayar untuk proses bandwidth dan server yang Anda gunakan. Penyimpanan melalui Amazon's S3 (Simple Storage Service) memungkinkan Anda menyimpan dan mengambil sejumlah data, mulai dari 15 sen per gigabyte per bulan. Model harga EC2 Amazon didasarkan pada sejumlah faktor, termasuk transfer data - tetapi tidak ada biaya atau aktivasi minimum.

Dan Microsoft mulai bertindak dengan Windows Azure, platform komputasi awan yang memungkinkan pengembang untuk membangun dan menghosting layanan mereka di infrastruktur Microsoft. Azure belum tersedia, tetapi dilaporkan akan menghilangkan kebutuhan untuk memperbarui aplikasi desktop Anda.

Tentu saja, ketika menyangkut komputasi awan, Google Docs telah menjadi raja aplikasi yang sudah lama berdiri. Google menawarkan pemrosesan kata gratis, kalender, e-mail, spreadsheet, dan alat kolaborasi serta layanan berbayar yang menyertakan pengarsipan email, kemampuan untuk menonaktifkan iklan, dan dukungan. Di situsnya, Google mencantumkan manfaat bersampingan dari kedua paket gratis dan berbayar.

Meskipun setiap awan memiliki lapisan perak, layanan cloud ini tidak semuanya melamun. Untuk satu, Anda berada di bawah kekuasaan penyedia, dan jika mereka menderita pemadaman, begitu juga Anda. Penghapusan Gmail terbaru Google membuat pelanggan terdampar tanpa e-mail dan aplikasi online mereka selama berhari-hari. Keamanan juga tergantung pada penyedia, jadi pastikan untuk memeriksa apakah tingkat keamanannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Baik Anda pergi ke rute tradisional untuk membeli perangkat lunak dalam kotak, menyewa ruang server secara online, membeli perangkat keras secara langsung, atau menyewa, ada gunanya melakukan riset, dan memahami risikonya. Dan ingat, jika sesuatu terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan, hampir selalu begitu.