Cara Lebih Baik Untuk Berbagi Dokumen

Salah satu cara termudah untuk berkolaborasi dengan mitra bisnis atau kolega adalah mengirim dokumen melalui email kepada mereka, tetapi ini juga merupakan salah satu kebiasaan tersulit untuk dilanggar. Dan sementara e-mail begitu meresap dan hampir seketika, gagasan kolaborasi serial - saya bekerja pada dokumen, mengirimkannya kepada Anda dan Anda bekerja di atasnya dan mengirimkannya kembali - itu kikuk. Dokumen yang dilampirkan dapat menyumbat sistem e-mail atau ditolak oleh filter. Jika lebih dari dua orang mengerjakannya, seseorang harus bertanggung jawab menyelesaikan konflik.

Ada cara yang lebih baik dan saya akan menunjukkan beberapa alternatif. Untuk berkeliling mengirim file besar melalui e-mail, mungkin ada belasan atau lebih layanan seperti YouSendIt.com yang memungkinkan Anda mengunggah file dan kemudian hanya menggunakan e-mail untuk memberi tahu orang-orang di mana mereka dapat pergi untuk mengunduhnya. Tapi itu tidak terlalu memuaskan, dan pilihan yang lebih baik adalah menggunakan sesuatu seperti Google Docs. Anggap ini sebagai hard drive bersama Anda di cloud. Format dan PDF Office apa pun dapat diunggah ke layanan Google, setelah Anda mengatur akun Gmail. Masalahnya adalah Anda masih harus mengeditnya secara serial.

Untuk mengatasi masalah ini, lihat Etherpad.com, yang pada dasarnya membuat halaman web real-time untuk dokumen Anda. Ini memberikan URL acak, dan ini baik dan buruk. Bagus, karena begitu Anda tahu URL Anda dapat dengan mudah mendapatkan akses ke dokumen. Buruk, karena tidak ada keamanan apa pun setelah Anda mengetahui URL-nya, sehingga siapa pun dapat melihat apa yang Anda lakukan. Tetapi untuk mengedit bersama waktu nyata yang cepat, itu tidak dapat dikalahkan. Anda memiliki jendela obrolan di samping tempat Anda dapat berbagi komentar, dan setiap perubahan pengarang diberi warna sorotan yang berbeda, sehingga Anda dapat dengan cepat melihat kontribusinya. Anda juga dapat memutar kembali ke versi yang sebelumnya disimpan, yang merupakan fitur yang sangat bagus jika Anda mencoba menemukan sesuatu yang hilang di aliran edit. Dan, itu gratis. (Ada layanan serupa dari Textflow.com seharga $ 100 per pengguna per tahun.)

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Sesuatu yang lebih aman, dan lebih banyak fitur, adalah Box.net. Ini dimulai sebagai layanan backup online (lihat kolom saya di sini), tetapi telah berevolusi menjadi sesuatu yang lebih. Sekelompok orang dapat berbagi koleksi dokumen yang diposting ke halaman Web mereka sendiri. Anda dapat melakukan pencarian teks lengkap di seluruh koleksi ini, dan memiliki diskusi berulir juga. Biayanya adalah $ 15 per pengguna per bulan. Dan tidak seperti Etherpad, Anda dapat berbagi semua jenis file, bukan hanya dokumen pengolah kata.

Layanan terakhir yang ingin saya sebutkan adalah Drop.io. Ini seperti Box di mana Anda dapat menyimpan berbagai macam file dan melakukannya dengan aman, seperti Etherpad karena Anda memiliki obrolan real-time. Tapi ada banyak lagi yang terjadi di sini. Yang keren tentang Drop.io adalah Anda memiliki banyak cara untuk mendapatkan informasi masuk dan keluar dari halaman Web bersama. Anda dapat mengunggah konten melalui Web, e-mail, mengirim melalui pesan teks, feed Facebook, atau bahkan telepon atau faks masuk. Panggilan telepon disimpan sebagai file audio. Anda dapat mencoba layanan ini secara gratis. Jika Anda hanya ingin membuat satu "drop" atau halaman bersama yang $ 10 setahun untuk 1 GB ruang. Ada rencana lain yang lebih mahal jika Anda menginginkan lebih banyak penyimpanan atau fitur. Layanan lain yang patut diperhatikan adalah ContentCircles.com, yang memiliki rencana $ 10 per bulan untuk ruang tanpa batas.

Semua ini adalah alternatif yang bagus untuk mengirim file berikutnya melalui email, dan dapat membantu Anda menghemat waktu dan mengurangi rasa frustrasi kolaborasi serial. Beri tahu saya apa yang Anda pikirkan tentang layanan, atau jika Anda memiliki orang lain yang Anda gunakan secara rutin.

David Strom adalah mantan pemimpin redaksi Jaringan Komputasi, Tom's Hardware.com, dan DigitalLanding.com dan jaringan independen konsultan, blogger, podcaster dan pembicara profesional yang berbasis di St. Louis. Dia dapat dihubungi di [email protected].