Lebih Produktif di Microsoft Outlook

Apakah Anda bergantung pada Microsoft Outlook untuk kebutuhan e-mail dan penjadwalan Anda? Apakah Anda kesal dengan klien surel? Bergabunglah dengan klub - ribuan pengguna Outlook melobi Microsoft untuk peningkatan dalam versi berikutnya. Tetapi minggu ini jangan hanya mengeluh tentang Outlook; Saya di sini untuk memberi tahu Anda cara membuatnya lebih baik. Baca terus untuk tips dan alat yang akan membuat Anda lebih produktif, sekarang.

Matikan Pemberitahuan Pesan Baru Outlook

Tunggu, apakah Anda membaca itu kan? Matikan email Outlook yang Anda dapatkan? Kenapa kamu ingin melakukan itu? Singkatnya: produktivitas.

Pikirkan tentang hal ini: Pesan baru terus-menerus mengalir ke kotak masuk Anda, dan secara default, Outlook memberi tahu Anda untuk setiap pesan.

Itu tidak jauh berbeda dengan rekan kerja yang melontarkan kepalanya ke kantor Anda setiap lima menit untuk mengajukan pertanyaan. Bicara tentang interupsi produktivitas-pembunuhan!

Akibatnya, Anda mungkin ingin mencoba hidup tanpa peringatan. Menonaktifkannya lebih mudah daripada yang Anda pikirkan:

1. Pilih Alat, Opsi, dan klik Opsi E-mail.
2. Klik Opsi E-Mail Lanjutan.
3. Hapus centang kotak di sebelah "Mainkan suara."
4. Hapus centang kotak di samping "Ubah kursor mouse dengan singkat."
5. Hapus centang pada kotak di samping "Tampilkan ikon amplop di area notifikasi."
6. Hapus centang pada kotak di samping "Tampilkan Peringatan Desktop Surat Baru."
7. Klik OK, dan selesai.

Outlook akan terus mengambil (atau menerima) surat baru pada interval terjadwal secara teratur, tetapi tanpa gangguan biasa

Dengan kata lain, Anda dapat meninjau kotak masuk pada jadwal Anda, bukan Outlook.

Ubah Baris Subjek dari Outlook E-Mail yang Diarsipkan

Mari kita lihat gangguan email lain: Baris subjek yang tidak lagi cocok dengan isi pesan.

Misalkan, misalnya, Anda dan beberapa rekan kerja mulai saling berkirim email tentang piknik perusahaan. Di suatu tempat di sepanjang jalan, percakapan bergeser ke perkiraan penjualan, di mana titik seseorang menempel pada beberapa angka baru. Sekarang ini e-mail yang ingin Anda simpan untuk referensi di masa mendatang.

Satu masalah: Baris subjek masih bertuliskan "piknik perusahaan." Itu tidak akan sangat membantu ketika Anda pergi mencari pesan tentang angka penjualan.

Untungnya, Outlook memiliki fitur tersembunyi yang memungkinkan Anda mengedit baris subjek e-mail. Begini caranya:

1. Di Outlook, buka email yang dimaksud (Anda tidak dapat melakukan ini dengan pratinjau pesan; Anda harus mengklik dua kali pesan untuk membukanya di jendela baru.)
2. Klik di mana saja di Baris Subjek untuk menempatkan kursor Anda.
3. Edit subjek sesuai keinginan Anda.
4. Tekan Enter, lalu terima peringatan apa pun yang diberikan Outlook.

Itu dia! Sekarang Anda dapat mengajukan e-mail dengan yang lebih pas - dan mudah dikenali - baris subjek.

Gunakan Outlook untuk Mengakses Akun Twitter Anda

Jika Anda menggunakan Outlook untuk mengelola kontak, kalender, e-mail, dan sejenisnya, mengapa tidak menggunakannya untuk Twitter juga? Itulah ide di balik TwInbox, plug-in gratis yang menambahkan toolbar Twitter ke Outlook.

Setelah diinstal, TwInbox menambahkan folder baru ke kotak masuk Anda. (Ini juga dapat membuat folder individu untuk setiap pengirim, yang dapat membantu dari sudut pandang organisasi - kecuali Anda mengikuti banyak orang.)

Dari sana Anda hanya memberikan nama pengguna dan kata sandi Twitter Anda, dan presto: Ini menjemput semua tweet dari akun Anda dan memungkinkan Anda membacanya sama seperti Anda membaca e-mail.

Satu klik bilah alat adalah semua yang diperlukan untuk mengirim pembaruan Anda sendiri, mengirim pesan langsung, membalas pesan, atau me-retweet sesuatu. TwInbox secara cerdik memperpendek URL panjang secara otomatis melalui TinyURL.

Toolbar ini juga menampilkan preview tweet baru ketika mereka tiba, yang menyelamatkan Anda harus beralih ke folder tweet setiap kali Anda ingin memeriksa pembaruan.

Di Singkatnya, TwInbox adalah alat kecil yang hebat, dan harus dimiliki oleh pengguna Outlook yang suka Twitter. Saya berharap dapat menangani lebih dari satu akun Twitter, tetapi saya tidak dapat berdebat dengan harganya: Twink Gratis.

Tambahkan Pemeriksa Ejaan ke Outlook Express

Pembaca Karl membutuhkan bantuan dalam ejaannya. Secara khusus, ia membutuhkan pemeriksa ejaan untuk Outlook Express, karena metode yang ia gunakan sekarang adalah definisi "kerumitan".

Karl mengatakan ia menyusun pesan baru di WordPerfect, memeriksa ejaannya di sana, lalu mengekspor teks untuk impor ke Outlook Express. Itu gila! (Serius, Karl, pernah dengar copy dan paste?)

Untungnya, prosedur yang penuh kerumitan ini bisa berakhir sekarang. Opsi pertama adalah memasang pemeriksa ejaan pihak ketiga, seperti Pemeriksa Ejaan yang tepat bernama untuk OE. (Meskipun halaman unduh kami mengatakan itu shareware, halaman produk penulis mengatakan add-in gratis.)

Tapi bukannya itu, saya sarankan untuk mengupgrade ke Windows Live Mail. Penggantian OE gratis dari Microsoft ini menawarkan antarmuka yang lebih ramping dan beberapa fitur baru yang sangat dibutuhkan, termasuk pencarian dinamis (hasil muncul saat Anda mengetik), pemfilteran spam, dan kalender yang dapat disinkronkan dengan kalender Windows Live online Anda. Ia memiliki pemeriksa ejaan juga.

Ini berfungsi di Outlook 2003 dan 2007; Saya tidak yakin tentang versi sebelumnya.

Rick Broida menulis blog PC PC Kerusakan PC Dunia. Daftar untuk menerima buletin Rick melalui e-mail kepada Anda setiap minggu.