10 Tips untuk menguasai Microsoft Outlook 2013

Melacak email, kalender, dan kontak dapat menyedot waktu yang tak terhitung dari hari kerja apa pun. Apa pun yang mempercepat pekerjaan Anda di Outlook dapat meningkatkan produktivitas Anda secara terukur. Bayangkan jika kotak masuk Anda hanya menampilkan pesan yang ingin Anda lihat. Pertimbangkan jika Anda dapat menemukan informasi kontak penting dalam hitungan detik. Bagaimana jika akhirnya Anda tahu mengapa sebagian fitur Outlook yang tidak berfungsi tidak berfungsi seperti yang diiklankan?

10 kiat ini akan membantu Anda meretas pesan dan agenda Anda, dan bekerja lebih efektif secara keseluruhan.

1. Lihat kotak masuk Anda dengan cara

Setelah mengatur layar seperti yang Anda inginkan, simpan pengaturan Tampilan sehingga Anda dapat kembali ke mereka kapan saja.

Saat pertama kali Anda membuka kotak masuk, tampilan default akan muncul, tetapi tidak harus terlihat seperti ini. Untuk melihat banyak opsi penyesuaian Oulook, klik tab Lihat pada bilah alat pita dan pilih Ubah Tampilan. Ada beberapa tampilan preset yang dapat Anda pilih, seperti yang hanya menampilkan email terbaru.

Juga pada tab Lihat, Anda dapat memilih Pratinjau Pesan dan pilih Mati untuk berbelok preview off. Atau, pilih 1, 2 atau 3 untuk melihat jumlah baris teks pesan di bawah tajuknya. Anda dapat mengonfigurasi salah satu opsi ini baik untuk folder saat ini atau untuk semua kotak surat.

Klik Lihat Pengaturan untuk opsi untuk menyesuaikan tampilan, seperti menambahkan kolom atau menata ulang urutannya. Opsi Pengaturan memungkinkan Anda mengurutkan email berdasarkan Tanggal, Subjek, dan sebagainya. Opsi Tata Letak memungkinkan Anda menyesuaikan Panel Map dan Panel Baca.

Setelah Anda mengatur kotak masuk sesuai keinginan Anda, klik Ubah Tampilan> Simpan Tampilan Sekarang Sebagai Tampilan Baru. Kemudian ketikkan nama untuk tampilan, dan tentukan folder mana yang dapat digunakan dan oleh siapa. Di masa depan, kembali ke tampilan ini dengan memilih Ubah Tampilan dan pilih tampilan yang Anda simpan.

2. Definisikan ulang apa yang menandai email sebagai sudah "dibaca"

Otomatis menandai pesan sebagai hanya-baca jika muncul di Panel Bacaan lebih lama daripada jumlah waktu yang ditentukan sebelumnya.

Warna Outlook email yang belum dibaca berbeda dari pesan yang sudah Anda miliki Baca baca. Namun, terlalu mudah bagi email untuk ditandai sebagai telah dibaca ketika Anda baru saja memberikannya pandangan sekilas, yang dapat membuat Anda mengabaikan sesuatu yang penting.

Untuk mencegah hal ini, pilih File> Opsi> Email, dan kemudian klik tombol Membaca Pane. Centang kotak "Tandai item sebagai sudah dibaca saat dilihat di Panel Baca". Sesuaikan jumlah detik yang Anda inginkan agar pesan muncul di Panel Baca sebelum Outlook menandainya sebagai telah dibaca. Standarnya adalah 5 detik. Katakanlah Anda mengaturnya menjadi 30 detik.

Setelah itu, saat Anda mempratinjau pesan di Panel Baca, hanya email yang muncul di sana lebih dari 30 detik akan ditandai secara otomatis sebagai telah dibaca.

3. Tulis aturan Anda sendiri untuk bagaimana pesan muncul

Pesan yang belum dibaca ditandai biru secara default, tetapi Anda dapat mengubahnya.

Outlook 2013 memiliki cara baru untuk menunjukkan pesan yang belum dibaca. Ada bilah biru di sebelah kiri pesan di kotak masuk Anda, dan tajuk pesan juga berwarna biru.

Biru ini diterapkan menggunakan pemformatan bersyarat. Namun, Anda dapat mengubah warna dan font. Lebih baik lagi, Anda dapat menulis aturan Anda sendiri dan memformat email Anda menggunakan warna pilihan Anda.

Anda dapat menetapkan warna tertentu ke email berdasarkan siapa yang mengirimnya, atau pada kata mana yang muncul di baris subjek. Untuk melakukan ini, pilih Tampilan> Pengaturan Tampilan> Pemformatan Bersyarat. Anda akan melihat aturan Pesan yang Belum Dibaca dan warna biru. Di sini Anda dapat mengubah font atau warna sesuai keinginan.

Anda juga dapat mengklik Tambah untuk menambahkan aturan baru. Mulai dengan mengetikkan nama untuk aturan di kotak Nama. Kemudian klik Font dan pilih font dan warna font untuk diterapkan pada header email. Terakhir, klik Tombol Kondisi. Ketika dialog Filter terbuka, pilih opsi yang menggambarkan jenis email mana yang akan diformat dengan pengaturan baru Anda. Klik OK tiga kali untuk menyimpan pengaturan Anda.

4. Memulihkan bilah agenda

Anda dapat menampilkan bilah Harus Dilakukan di Outlook 2013, tetapi itu tidak berfungsi seefektif dulu.

Outlook 2013 menonaktifkan bilah harus dilakukan secara default, tapi itu mudah dibawa kembali. Klik tab Lihat, pilih Bilah Harus Dilakukan, dan dari daftar tarik-turun, pilih item mana yang akan muncul di bilah Harus Dilakukan. Pilihannya adalah untuk mengubah Bilah Harus Dilakukan Mati (default) atau untuk menampilkan kombinasi Tugas, Orang dan Kalender. Urutan di mana Anda memilih opsi ini menentukan urutannya muncul di Bilah Harus Dilakukan. Misalnya, Tugas, yang dipilih pertama, ada di bagian atas. Item kedua, People, muncul di bawah itu dan yang ketiga, Calendar, muncul di bagian bawah bilah.

Namun, bilah Harus Dilakukan tidak lagi berfungsi karena lakukan di versi Outlook sebelumnya. Terlepas dari luas barnya, Anda hanya melihat satu bulan kalender. Selain itu, jika Anda tidak memiliki janji yang dijadwalkan hari ini, maka tidak ada janji temu bahkan jika Anda memiliki jadwal besok.

5. Hubungkan ke akun media sosial Anda

Gunakan dialog Akun Jaringan Sosial untuk menghubungkan Outlook dengan LinkedIn dan Facebook sehingga rincian kontak Anda akan dapat diakses dari dalam Outlook.

Ketika Anda menghubungkan Outlook ke akun media sosial Anda, modul Orang dapat tampilkan data tentang kontak Anda dan aktivitasnya.

Untuk menautkan akun jejaring sosial ke Outlook 2013, pilih File> Info> Pengaturan Akun > Akun Jaringan Sosial. Hubungkan ke LinkedIn dan Facebook dengan memilih layanan yang diinginkan, ketikkan detail akun Anda, dan berikan izin Outlook untuk mengakses akun Anda. Sekarang rincian dari orang-orang dalam daftar kontak Anda yang menggunakan situs sosial yang telah Anda tambahkan akan muncul di area People of Outlook.

6. Bersihkan informasi kontak

Gunakan fitur Tautan Kontak untuk menghubungkan beberapa entri kontak untuk seseorang bersama sehingga informasinya lebih mudah diakses.

Fitur baru dalam modul People Outlook memungkinkan Anda mengakses informasi tentang kontak dari tempat-tempat termasuk Facebook dan LinkedIn. Dalam beberapa kasus Anda akan memiliki beberapa entri kontak dalam daftar kontak untuk satu orang, dengan rincian berbeda di setiap tempat.

Anda dapat menautkan beberapa entri ini untuk satu kontak untuk menyatukan data di satu tempat. Klik kontak yang Anda inginkan dan lihat informasinya dengan memilih Beranda> Orang.

Di sebelah kanan layar, klik Tautkan Kontak, dan dialog akan terbuka menunjukkan entri kontak atau entri untuk orang itu. Di kotak Pencarian Orang mengetik beberapa informasi pengidentifikasi untuk orang itu dan Outlook akan mengembalikan entri kontak lainnya yang mungkin cocok untuk orang itu. Jika mereka adalah orang yang sama, klik pada entri itu untuk menautkan detailnya.

7. Mengontrol di mana pencarian Outlook secara default

Anda dapat mengkonfigurasi Outlook 2013 sehingga default untuk mencari di folder pilihan Anda.

Ketika Anda mencari email di Outlook, lokasi default adalah Kotak Surat Anda Saat Ini. Namun, ini sering terlalu terbatas. Jika Anda ingin mencari untuk mengembalikan semua entri yang cocok di semua kotak surat, misalnya, Anda harus memilih opsi ini dari daftar di kotak Pencarian untuk setiap pencarian yang Anda lakukan.

Bergantian, Anda dapat mengubah lokasi default yang Outlook digunakan untuk mencari. Untuk melakukan ini, pilih File> Opsi> Cari. Di area Hasil Anda dapat memilih untuk menyertakan hasil, memilih salah satu dari empat opsi ini: Folder Aktif; Folder Saat Ini, Kotak Surat Saat ini saat mencari dari kotak masuk; Kotak Surat Saat Ini; atau Semua Kotak Pesan. Pilih opsi yang ingin Anda gunakan dan klik OK. Ini kemudian akan menjadi default untuk pencarian Outlook meskipun tentu saja Anda dapat mengubahnya pada pencarian berdasarkan pencarian bila diperlukan.

8. Putuskan apakah akan menggunakan Langkah Cepat atau Aturan

Langkah Cepat dan Aturan melakukan tugas serupa tetapi ada pilihan yang jelas untuk dibuat untuk digunakan untuk tujuan apa.

Langkah Cepat diperkenalkan di Outlook 2010 untuk memberi Anda metode cepat melakukan tugas di Outlook. Namun, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda akan menggunakan Langkah Cepat daripada Aturan? Langkah Cepat fleksibel sehingga Anda dapat memilih untuk menerapkannya ketika Anda ingin menggunakannya - Aturan kurang fleksibel dan setelah disetel, aturan akan diterapkan secara otomatis.

Jawaban yang harus Anda gunakan bergantung pada tugas Anda. Gunakan Aturan, misalnya, ketika Anda dapat mengidentifikasi pesan yang harus selalu ditangani dengan cara tertentu setiap waktu. Jadi Anda akan menggunakan aturan jika Anda ingin memindahkan semua pesan masuk dari bos Anda ke folder tertentu. Sebuah aturan akan bekerja dengan baik di sini karena email atasan Anda akan mudah diidentifikasi dengan alamat email yang unik.

Di sisi lain jika Anda menyimpan siaran pers yang masuk dalam folder khusus ini mungkin merupakan tugas untuk Langkah Cepat jika Anda tidak tahu sebelumnya dari siapa email ini berasal. Tanpa cara untuk mengidentifikasi email secara unik sebagai berisi siaran pers, Anda tidak dapat menulis aturan untuk memproses pesan secara otomatis. Namun, Anda dapat membuat Langkah Cepat yang dapat Anda klik untuk memindahkan pesan yang dipilih ke folder tertentu. Langkah Cepat tidak dapat mengidentifikasi bahwa sebuah email berisi siaran pers - Anda harus melakukannya - tetapi itu akan mempercepat proses memindahkan email jika Anda memutuskan bahwa itu perlu dipindahkan. Anda dapat membuat Langkah Cepat dan Aturan di area Mail pada Outlook menggunakan alat pada tab Beranda.

9. Memanfaatkan Favorit

Buat folder apa pun favorit sehingga muncul di bagian atas Panel Pane dan mudah ditemukan dan digunakan.

Jika Anda memiliki beberapa akun email, panel folder Anda dapat menjadi penuh sesak dengan pembuatan folder itu memakan waktu untuk menavigasi untuk menemukan folder-folder yang Anda gunakan sebagian besar waktu. Anda dapat menyederhanakan menemukan folder-folder ini jika Anda menambahkannya sebagai Favorit. Favorit muncul di bagian atas daftar Folder ketika Anda berada di modul Mail.

Jika area Favorit tidak muncul beralih ke Mail dan pilih Lihat> Folder Pane dan klik untuk mengaktifkan Favorit. Sekarang Anda dapat menambahkan folder apa saja ke Favorit dengan mengklik kanan pada panel Folder dan memilih Tampilkan di Favorit. Anda bahkan dapat mengatur Folder Pencarian menjadi Favorit sehingga mudah ditemukan dan digunakan.

10. Memahami konsekuensi menggunakan IMAP

Jika layanan email Anda menggunakan protokol IMAP, beberapa fitur Outlook tidak akan tersedia, termasuk pemberian tanda pesan detail.

Jika akun email Anda menggunakan protokol IMAP, fungsi umum tertentu tidak akan tersedia. berfungsi di Outlook 2013. Ini akan menjadi masalah bagi peningkatan jumlah pengguna, karena IMAP memungkinkan Anda untuk mengakses email dari perangkat apa pun. Layanan seperti Hotmail dan Gmail misalnya, gunakan IMAP untuk email.

Ketika Anda menggunakan email IMAP, di Outlook Anda tidak lagi dapat mengunduh hanya header pesan dan memutuskan dari sana pesan mana yang akan diunduh. Sebaliknya, sekarang semua email diunduh secara otomatis. Selain itu, dengan IMAP Anda tidak dapat menambahkan tanda detail ke pesan. Bendera sedang aktif atau nonaktif, dan tidak dapat disetel untuk berarti hal yang berbeda. Anda tidak akan dapat mengalokasikan pesan ke Kategori, kecuali untuk pesan akun Hotmail.