Web conferencing showdown: Apa perangkat lunak terbaik untuk rapat online?

Ini menjadi pepatah kehidupan bisnis modern: Pertemuan terpenting Anda tahun ini tidak akan berlangsung di ruang konferensi, melainkan online dengan semua peserta yang melihat layar komputer umum.

Ini tidak personal. Itu terlepas. Dan itu sering cukup menjengkelkan. Cukup bergabung dengan pertemuan Web terkadang bisa menjadi masalah. Tetapi jika Anda belum memeriksa layanan daring ini akhir-akhir ini, Anda mungkin terkejut dengan seberapa banyak mereka telah meningkatkan, atau berbagai macam harga dan fitur mereka. Apakah Anda sedang mencari layar-berbagi sederhana untuk menghasilkan dek PowerPoint, atau papan tulis dan alat kolaborasi untuk interaksi yang lebih dalam, kemungkinan ada aplikasi Web yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Sementara beberapa dari-WebEx ini, untuk contoh-sudah ada selama beberapa tahun, penyedia cloud terus memperbarui. Kami menguji-coba empat layanan yang berfokus pada bisnis kecil yang dapat membantu dengan berbagai jenis pertemuan, dan umumnya terkesan dengan tingkat kemahiran mereka saat ini.

MeetingBurner

Terkadang Anda hanya perlu pertemuan singkat untuk mengejar ketinggalan tim. Jika Anda tidak memerlukan banyak lonceng dan peluit, versi gratis MeetingBurner (Mac atau PC) untuk 15 peserta termasuk berbagi layar dan saluran telepon.

Berdasarkan Flash dan Java, MeetingBurner hanya membutuhkan beberapa menit untuk mengatur, setelah itu Anda sebagai penyelenggara mendapatkan dasbor dari mana Anda dapat menyesuaikan pengaturan (tidak terlalu banyak), menjadwalkan rapat, atau langsung meluncurkannya. Layanan ini memberi Anda URL khusus (namaAnda.meetingburner.com) dan nomor telepon untuk dibagikan dengan peserta.

URL MeetingBurner memungkinkan Anda berbagi layar Anda.

Anda mulai dengan menjalankan applet Java yang membuat jendela kontrol kecil tempat Anda dapat menentukan apakah akan membagikan seluruh layar, aplikasi, atau wilayah khusus. Sayang sekali peserta melihat persegi panjang abu-abu di area yang tertutup oleh jendela kontrol, tetapi setidaknya Anda dapat memindahkan jendela ke sekeliling sehingga tidak menyembunyikan informasi penting.

Jika Anda membagikan seluruh layar, peserta dapat melihat bilah navigasi dengan informasi tentang Anda berdasarkan pengaturan Anda, nama rapat Anda, nomor dial-in, dan jendela obrolan (jika Anda telah mengesahkannya). Anda juga mendapatkan daftar peserta, dan MeetingBurner memungkinkan Anda membuat salah satu dari mereka presenter - meskipun orang itu harus mengunduh dan menjalankan applet berbagi layar.

Kelemahan? Antarmuka MeetingBurner berantakan dan tidak selalu intuitif.

Lebih penting lagi, versi gratisnya tidak membiarkan Anda merekam prosesnya. Untuk merekam pertemuan dan membagikan rekaman itu, Anda harus berlangganan baik dengan $ 40 per bulan MeetingBurner Pro (hingga 50 peserta) atau edisi Premier $ 100 per bulan, yang mendukung hingga 1000 pengguna dan menambahkan analytics ke mix.

Citrix GoToMeeting

Pendekatan Citrix GoToMeeting elegan dan berfitur lengkap. Setelah Anda menginstal perangkat lunak, penyelenggara dapat mengatur pertemuan dengan satu klik di aplikasi: Ini menghasilkan panel kontrol kecil dengan nomor pertemuan untuk dibagikan kepada undangan, yang harus memasukkannya ketika mereka mengunjungi JoinGoToMeeting.com.

Peserta tidak melihat jendela panel kontrol. Untuk penyelenggara, ia memiliki tombol untuk mengaktifkan berbagi layar, menggunakan atau mematikan mikrofon dan webcam, menunjuk peserta lain sebagai presenter (setelah mereka menginstal applet kecil), atau memanggil palet kecil alat markup (seperti pena, spidol, atau stabilo). Alat markup, bagaimanapun, tidak benar-benar mengubah dokumen.

Hanya presenter yang melihat kontrol GoToMeeting.

Sedangkan untuk jendela obrolan panel kontrol dengan opsi audio GoToMeeting secara default menggunakan speaker dan mikrofon internal, tetapi Anda dapat memilih untuk mendapatkan saluran telepon dan PIN audio untuk digunakan dengan nomor pertemuan Anda. Tombol lain memulai rekaman, yang dapat Anda simpan untuk pemutaran di GoToMeeting atau Windows Media Player. Anda juga melihat berapa banyak ruang yang tersisa untuk rekaman Anda.

GoToMeeting dengan baik memungkinkan Anda menyembunyikan sebagian atau seluruh panel kontrol. Juga, Anda tidak perlu pergi ke situs web untuk memulai: Aplikasi desktop telah Anda bangun dan berjalan dalam hitungan detik (meskipun pengaturan awal perangkat lunak memerlukan waktu beberapa menit).

Peserta pada pertemuan pengujian saya mengeluh bahwa tidak jelas bahwa mereka perlu mengklik tombol untuk mengaktifkan penggunaan sistem audio komputer mereka (saya tidak mencoba jalur jembatan), tetapi mereka sebaliknya melaporkan bahwa aplikasi tersebut berfungsi seperti yang diiklankan. Peserta dapat memilih apakah akan menggunakan saluran telepon atau komputer.

GoToMeeting mendukung hingga 25 peserta di perangkat Mac, PC, iPad, iPhone, dan Android. Ada uji coba gratis, tetapi tidak ada versi gratis: Akun organizer yang memungkinkan Anda mengadakan rapat tak terbatas biaya $ 49 per bulan atau $ 468 per tahun, dan Citrix menawarkan layanan pricier untuk banyak orang, misalnya untuk webinar. Ini bukan hal buruk jika Anda mengadakan banyak pertemuan di mana orang berkolaborasi dalam proyek.

OmniJoin

Pada tulisan ini, OmniJoin Brother hanya berfungsi pada PC yang menjalankan Windows XP atau yang lebih baru. Jika itu bukan halangan, ini adalah alat konferensi Web yang mampu dan sangat dapat dikustomisasi. Diluncurkan dari halaman akun Anda di OmniJoin, aplikasi menciptakan ruang pertemuan yang dapat disesuaikan. Antarmuka ini banyak meminjam dari estetika desain Microsoft Office, menggunakan pita dengan tab untuk mengekspos sebagian besar fitur. Sayangnya, ini juga menghabiskan ruang-kelemahan pada layar laptop.

Brother memuji kualitas audio dan video. Dalam pengujian kami, kualitas video di jendela kecil memang bagus. Anda dapat menggunakan audio PC atau saluran telepon (yang dapat Anda hubungi atau panggil Anda) yang disediakan sebagai bagian dari layanan.

OmniJoin menonjol untuk opsi berbagi.

Anda dapat mengatur berbagai panel ruang rapat -seperti umpan video, daftar peserta, dan ruang kerja-dengan menggunakan tata letak khusus atau tata letak khusus. Tab Rapat memiliki tombol untuk mengundang orang lain, merekam rapat, dan meninggalkan serta mengakhiri rapat Anda.

Namun tindakan nyata terjadi di tab Bagikan. Anda dapat berbagi semua atau sebagian dari desktop Anda, presentasi PowerPoint, dokumen, papan tulis, file media, jendela browser Web, atau bahkan selebaran atau file lainnya. Anda dapat meluncurkan jendela dengan konten berbeda di area ruang kerja dan beralih di antara mereka. Anda juga dapat memberikan tugas penyaji, memberi orang lain akses ke desktop Anda, atau meminta akses remote control ke desktop peserta.

Saya menemukan pengaturan audio yang membingungkan: Aplikasi ini mendorong saya untuk menyiapkan saluran dial-in, dan hanya dengan menggali saya menemukan bahwa Anda dapat menggunakan sistem audio komputer. Juga, pada penulisan ini OmniJoin belum memungkinkan rekaman pertemuan. [Catatan Editor : OmniJoin sejak saat itu memungkinkan kemampuan untuk merekam rapat.]

Rencana dasar OmniJoin untuk satu penyelenggara biaya $ 49 per bulan, mendukung hingga 30 pengguna (tetapi hanya hingga 12 aliran webcam), Video 720p (paket yang lebih mahal menabrak kualitas video hingga 1080i), dan rapat tak terbatas. Perusahaan berharap untuk meluncurkan versi Mac musim gugur ini, yang akan membuat OmniJoin menjadi pesaing yang lebih serius untuk orang-orang seperti WebEx.

Cisco WebEx

WebEx adalah pelopor dalam konferensi Web, dan tetap menjadi pesaing yang tangguh. WebEx menawarkan berbagai opsi berbagi - desktop, aplikasi, file, dan papan tulis - serta webcam dan komputer atau audio saluran telepon. Anda dapat mengundang peserta melalui email, panggilan telepon, atau pesan teks SMS, dan menindaklanjutinya dengan pengingat dari dalam aplikasi berbasis browser, yang, tidak seperti GoToMeeting Citrix, tidak mengharuskan Anda untuk menginstal perangkat lunak. Anda dapat merekam pertemuan dan mengunggah hasilnya ke ruang rapat, yang juga dapat Anda unggah file terkait.

Anda dapat memulai rapat dengan cepat atau mengaturnya terlebih dulu, memungkinkan peserta mengakses aplikasi bersama (sehingga mereka dapat mengetikkan dokumen Word atau spreadsheet Excel, misalnya), dan menunjuk peserta lain sebagai presenter.

Tidak ada perangkat lunak yang diperlukan pra-instalasi dengan WebEx.

Satu fitur bagus tentang WebEx adalah hanya sedikit strip dari menu muncul saat Anda mengarahkan kursor di bagian atas layar, sehingga Anda tidak menyembunyikan banyak konten yang Anda bagikan.

WebEx menawarkan paket gratis untuk rapat dengan tidak lebih dari tiga orang, video definisi standar, dan audio khusus komputer. Paket gratis tidak mengizinkan berbagi aplikasi, tetapi ini memungkinkan Anda membagikan desktop, dokumen, dan papan tulis. Ini termasuk 250MB penyimpanan ruang rapat.

Paket berbiaya termurah berharga $ 24 per bulan per host. Ini termasuk pertemuan dengan hingga delapan peserta; video definisi tinggi; dan komputer, panggilan tol, atau panggilan opsional panggilan telepon bebas pulsa. Anda juga mendapatkan berbagi aplikasi dan remote control, plus penyimpanan 1GB. Rencana $ 49 per bulan memungkinkan hingga 25 peserta rapat.

Paket penawaran WebEx yang beragam, antarmuka pengguna yang apik, dan fitur-fitur canggih membuatnya layak dipertimbangkan untuk bisnis apa pun yang serius dalam menyelesaikan pekerjaan dalam lingkungan online yang kolaboratif.

Secara keseluruhan, jika Anda mencari freebie untuk mengumpulkan beberapa orang, baik Meeting Burner atau WebEx akan melakukan pekerjaan itu. Namun, WebEx memiliki lebih banyak di toko jika Anda perlu melangkah ke kumpul-kumpul lebih besar nanti. Selain itu, tidak ada pra-instalasi yang diperlukan, harga untuk grup kecil lebih baik daripada GoToMeeting, dan, tidak seperti OmniJoin, itu melayani pengguna non-Windows.

[Catatan Editor , 15 Oktober 2012: Artikel diperbarui untuk mencerminkan bahwa rapat Omnijoin sekarang dapat direkam.]