Washington Menggunakan Google Apps untuk Mengaktifkan Intranet Baru

Ketika tiba waktunya bagi Washington, DC, untuk membuat intranet baru bagi pegawai kota, menghabiskan US $ 4 juta di sebuah situs berdasarkan perangkat lunak portal berpemilik, sepertinya bukan ide yang bagus untuk CTO Vivek Kundra. Tetapi menggunakan Google Apps, katanya dalam sebuah wawancara, Selasa.

Dengan rangkaian Google Apps berbasis Web, Google saat ini mencoba untuk menjadi pesaing yang pantas bagi Microsoft Office di akun perusahaan. Washington, DC, adalah contoh di mana perusahaan membuat beberapa terobosan, berkat pemikiran Kundra yang berusia 34 tahun, yang percaya teknologi yang open source atau berdasarkan standar terbuka - atau keduanya - adalah masa depan untuk perusahaan.

Google Apps tidak menggantikan Microsoft Office sepenuhnya untuk 38.000 karyawan kota di Washington DC, karena beberapa laporan yang dipublikasikan telah tersirat. Namun, Kundra mengatakan dia melihat semakin banyak pegawai pemerintah "bermigrasi menggunakan Google Docs daripada Microsoft Office," dan aplikasi online Google memiliki kelebihan sejauh kemudahan penggunaan dan kemampuan untuk membangun situs baru untuk intranet kota dengan cepat dan mudah.

Penggunaan Google Apps untuk memberdayakan intranet baru di kota berakar pada keputusan yang dibuat Kundra segera setelah dia mengambil pekerjaannya pada Maret 2007. Dia melihat proyek TI saat ini dan memutuskan untuk menghilangkan satu untuk membangun intranet untuk jutaan dolar berdasarkan perangkat lunak portal berpemilik dari Plumtree.

Washington, DC, telah mengujicoba intranet dengan karyawan sejak Juni 2007. Aplikasi, yang menggunakan Gmail sebagai layanan e-mail dan Google Apps untuk dokumen dan spreadsheet, ditayangkan awal tahun ini dan saat ini digunakan secara teratur, Kundra berkata.

Kundra memutuskan untuk menggunakan Google Apps sebagai dasar intranet baru bukan hanya karena harganya lebih murah - kota membayar Google sekitar $ 475, 000 per tahun dalam biaya lisensi - tetapi karena aplikasi dan antarmuka baru dapat dirakit dengan cepat di platform Google karena sifatnya yang terbuka.

"Ketika kami melihat integrasi dan biaya penyebaran, apa yang kami putuskan untuk lakukan [adalah menggunakan Google karena] Itu adalah biaya yang lebih rendah dan merupakan cara yang lebih cepat untuk mencapai tujuan yang sama, "katanya.

Ambil contoh sebuah situs baru yang diciptakan kota untuk Kejutan Pekerjaan Musim Gugur 2008. Di atasnya, Kundra memiliki manajernya yang menguraikan di YouTube video posisi yang mereka rekrut, contoh betapa mudahnya di Google Apps untuk memungkinkan "integrasi suara, video, dan data," katanya.

Meskipun Google Aplikasi tidak sepenuhnya menggantikan Office, itu menghilangkan penggunaan suite Microsoft untuk pekerjaan tertentu, kata Kundra.

Proses perencanaan dan pengadaan anggaran kota, cara melakukan survei internal dan, seperti yang ditunjukkan oleh contoh Job Fair, cara itu tentang memposting pekerjaan dan mempekerjakan karyawan sekarang dilakukan melalui Google Apps, katanya. Sebelumnya, tugas-tugas ini sebagian besar didasarkan pada jejak kertas dokumen Microsoft Word, kata Kundra.

Google bukan satu-satunya perusahaan yang menembaki Microsoft, yang masih memiliki bagian terbesar dari pasar bisnis untuk aplikasi produktivitas. IBM juga memiliki suite produktivitas kantor gratis, Symphony, yang telah dibangun ke dalam suite kolaborasi Lotus-nya. Ada juga OpenOffice.org, yang tersedia secara gratis, sumber produktivitas open source, versi ketiga yang dirilis ke Web Senin.