Gunakan Microsoft FindTime untuk menjadwalkan rapat lebih cepat di Outlook

Menemukan waktu terbaik untuk rapat dengan kolega kantor Anda sering kali bukan pekerjaan mudah. Anda harus terlebih dahulu bertanya kepada mereka tentang waktu yang tepat dan kemudian cocokkan dengan jadwal Anda untuk tiba pada waktu yang paling cocok untuk semua. Tugas untuk memutuskan kapan bertemu relatif mudah jika mereka adalah orang yang lebih kecil sebagai peserta, tetapi bagaimana jika pertemuan tersebut membutuhkan lebih banyak orang. Pekerjaan itu menjadi sangat sulit karena beberapa orang tidak tersedia atau orang-orang mengundurkan diri karena berbagai alasan. Semua proses ini membuat Anda menginvestasikan banyak waktu produktif Anda, bukan!

WaktuTime adalah aplikasi yang dapat membantu Anda menjadwalkan rapat lebih cepat. Sebuah add-in untuk Microsoft Outlook , FindTime membantu Anda memutuskan waktu pertemuan dengan mudah dengan pendekatan sistematis dan itu juga tanpa banyak keterlibatan Anda. Aplikasi ini secara otomatis menyarankan Anda hari dan waktu apa yang paling baik bagi orang-orang yang diperlukan untuk menghadiri rapat. Oleh karena itu, membantu Anda untuk tiba pada waktu konsensus dengan mudah. Baca di bawah ini untuk menemukan cara menjadwalkan rapat lebih cepat.

Cari Waktu untuk Outlook

FindTime menghemat waktu pengaturan. Sebagai Penyelenggara, Anda mengusulkan waktu yang dipilih untuk semua peserta dan mengizinkan semua orang untuk memilih. Setelah ada konsensus yang dilakukan melalui voting, FindTime mengirimkan undangan pertemuan atas nama Anda, dan dengan demikian menghilangkan waktu yang biasanya Anda harus berinvestasi berkoordinasi dengan orang dan tiba di waktu terbaik untuk semua.

Untuk mulai menggunakan FindTime

Langkah 1

Langkah pertama adalah menginstal FindTime dan untuk melakukannya, Anda diwajibkan untuk login ke akun Office 365. Setelah Anda masuk, Anda dapat menginstal FindTime dari toko Office. Setelah diinstal, restart Outlook dan Anda dapat melihat ikon FindTime yang terletak di sudut kanan atas layar Outlook. Perhatikan perbedaan tampilan pada Outlook 2013, Outlook 2016, dan Outlook di Web yang ditunjukkan di bawah.

Pada Outlook 2013

Pada Outlook 2016

Pada Outlook di web

Catatan: FindTime hanya dapat diakses di Outlook 2013, Outlook 2016, dan Outlook di Web.

Langkah 2

Jadi setelah menyiapkan Aplikasi, sekarang Anda dapat menulis email baru atau membalas email yang sudah ada untuk menjadwalkan rapat.

Misalnya, jika Anda ingin mengatur pertemuan dengan orang-orang yang terdaftar dengan membalas email yang ada. Klik "Balas dengan Rapat Polling".

Sebuah panel terbuka di mana Anda dapat mengatur waktu durasi rapat. Bagian tengah dan bawah panel memungkinkan Anda untuk melihat jadwal orang-orang yang ingin Anda undang untuk rapat. Di sini Anda dapat memilih beberapa slot waktu dan mengirimkannya kepada orang-orang yang terlibat meminta mereka untuk memilih.

Status orang diwakili oleh warna yang berbeda dan berdasarkan pada hal yang sama Anda dapat memutuskan slot pertemuan mana yang paling cocok untuk semua.

Klik "Selanjutnya" dan Anda melihat slot waktu yang dipilih dan tab seperti "lokasi pertemuan". Anda sekarang siap untuk membuat undangan. Klik "Sisipkan ke email" untuk membuat undangan.

Langkah 3

Setelah membuat undangan, klik "kirim" pada jendela kotak masuk pesan Anda untuk memungkinkan orang mulai memilih pada slot waktu yang Anda pilih. Semua orang yang diundang dapat melihat jajak pendapat online tentang siapa yang memberi suara pada waktu itu. Anda bahkan dapat mengetahui orang lain tentang slot favorit Anda.

Segera setelah suara masuk, undangan mendapat jadwal dan pertemuan Anda telah disiapkan. Penyelenggara juga mendapat email tentang konfirmasi undangan.

Catatan: Di sisi penerima, mereka hanya perlu alamat email untuk menerima undangan dan akses internet Anda untuk memilih di situs web FindTime. Juga, mereka dapat memilih dari perangkat apa pun yang mereka inginkan. Penerima tidak perlu menginstal FindTime di PC atau ponsel mereka, atau untuk masalah akun Office 365.

Klik di sini untuk mulai menggunakan FindTime dan beri tahu kami jika Anda menyukai aplikasi baru ini dari Microsoft

Sumber Gambar: Microsoft.