Detail Dokumen PBB $ 300 Juta ERP Mega-proyek

Sebuah dokumen perencanaan tahap awal untuk proyek ERP global yang sedang berlangsung (perencanaan sumber daya perusahaan) yang sedang berlangsung, menyerukan anggaran utara sebesar US $ 300 juta dan memberikan pandangan rinci tentang tantangan yang harus diatasi.

Dijuluki "Umoja," setelah sebuah kata Swahili yang berarti "kesatuan", proyek "menyajikan peluang sekali-dalam-satu-generasi untuk melengkapi organisasi dengan teknik, alat, pelatihan, dan teknologi abad kedua puluh satu," dokumen menyatakan.

Infrastruktur TI PBB adalah jalinan yang mengejutkan dari infrastruktur warisan yang terputus, berlebih dan kuno, mengakibatkan inefisiensi kotor di seluruh organisasi, menurut dokumen.

Selama bertahun-tahun, organisasi telah mengumpulkan "setidaknya" 1, 4 00 sistem informasi, banyak di antaranya "digunakan untuk mendukung atau melacak proses berbasis kertas," kata laporan itu, yang pertama kali diungkapkan dalam laporan Fox News minggu ini.

Misalnya, setara dengan hingga 40 karyawan penuh waktu saat ini digunakan untuk memproses voucher antar kantor dan antar badan, dan total waktu yang dihabiskan setiap tahun memproses klaim perjalanan "lebih dari setara penuh waktu (FTE) 60 orang-tahun," kata laporan itu.

Operasi TI juga sangat sepi, menurut laporan: "Sebagian besar stasiun tugas, dan banyak unit organisasi di dalam pos tugas, berisi keuangan mereka sendiri yang berdiri sendiri, sumber daya manusia, rantai pasokan, layanan dukungan pusat dan bidang teknologi informasi."

Jika implementasi ERP berhasil, itu bisa memberikan antara sekitar $ 470 juta dan $ 770 juta dalam "peningkatan kapasitas tahunan yang sedang berlangsung, penghematan biaya dan pemulihan biaya," dokumen menyatakan.

Tapi proyek ini memiliki label harga yang cukup besar sendiri. Laporan ini mengusulkan anggaran sebesar $ 337 juta, yang dibagi-bagi di antara serangkaian item baris, termasuk:

- $ 76 juta untuk "2.597 bulan kerja" dari membangun sistem dan layanan implementasi.

- $ 14 juta untuk perjalanan, yang mengandaikan 1.285 perjalanan akan diambil oleh "anggota tim ERP, ahli materi dan konsultan perusahaan" dengan biaya tiket pesawat rata-rata $ 6.000. Setiap perjalanan juga akan mendapatkan $ 202 untuk "biaya terminal" dan $ 5.000 untuk selam per hari senilai 20 hari, dengan biaya total sekitar $ 11.000 per perjalanan.

- $ 1,8 juta untuk perabot kantor untuk mendukung 234 pekerja, termasuk 80 staf inti, 66 ahli materi, delapan konsultan dan 80 sistem integrator, atau sekitar $ 7.700 per orang.

- $ 6,7 juta untuk sewa kantor, berdasarkan tarif tahunan $ 14,300 per orang

- $ 564.200 untuk panggilan telepon jarak jauh, teleconferencing dan konferensi video

- $ 18 juta untuk mempekerjakan "penggantian terbatas" untuk para ahli materi yang terlibat dalam proyek

- $ 16 juta untuk lisensi perangkat lunak dan biaya pemeliharaan

Juga, menurut laporan Fox News, proyek itu awalnya telah dianggarkan sebesar $ 286,6 juta.

Rancangan laporan telah diperbarui dan jumlah di dalamnya telah berubah, kata jurubicara PBB Farhan Haq. Dia tidak bisa mengatakan apakah skala proyek telah bergeser secara signifikan atau mengkonfirmasi angka anggaran yang dikutip oleh Fox News.

Haq menolak berkomentar lebih lanjut, tetapi mengatakan PBB akan membahas proyek ini secara lebih rinci setelah laporan tersebut selesai.

Yang jelas, proyek ini masih dalam tahap yang sangat awal. Fase desain awal dimulai pada bulan Mei dan dijadwalkan berlangsung antara sembilan dan 12 bulan, menurut dokumen.

Selain itu, PBB belum menyelesaikan kontrak dengan vendor pilihannya, SAP, dan tidak akan meminta penawaran untuk pekerjaan integrasi hingga kuartal terakhir tahun ini.

Meskipun proyek ini luar biasa besar, PBB dapat menutup investasinya dalam waktu dua tahun "penyebaran dan stabilisasi penuh," kata laporan itu.

Dalam kasus PBB, langkah yang lambat mungkin untuk yang terbaik, kata Ray Wang, mitra dari perusahaan analis Altimeter Group.

Sementara setiap peluncuran ERP global sulit, PBB berada dalam situasi khusus yang diberikan riasan internasionalnya. dan serangkaian misi, seperti mengelola pasukan penjaga perdamaian militer dan menanggapi keadaan darurat, katanya.

"Anda mencoba untuk mendorong sistem kepada orang-orang dengan budaya, kebiasaan, tingkat [konektivitas] yang berbeda. Itu membutuhkan banyak manajemen perubahan, banyak sesi tatap muka untuk proyek jenis ini untuk berhasil. Ini bukan kasus bisnis standar … Ini bukan sistem ERP standar Anda, "katanya.

Laporan PBB menggemakan sentimen: "Perubahan besar dalam keterampilan manusia, metode kerja, prosedur dan teknologi yang dibutuhkan untuk sepenuhnya menyadari manfaat Umoja membutuhkan komitmen yang kuat dari staf di semua tingkatan."