Survei: Pemerintah AS Dapat Menghemat Jutaan untuk Mencetak

Pemerintah AS dapat menghemat lebih dari US $ 440 juta dengan menciptakan kebijakan pencetakan formal dan mengurangi pencetakan yang tidak perlu, menurut laporan yang dirilis Selasa.

Rata-rata pegawai pemerintah AS mencetak 7.200 halaman per tahun, atau sekitar 30 halaman setiap hari kerja, dan 35 persen dari halaman tersebut dibuang pada hari yang sama saat dicetak, sesuai dengan survei dan laporan, dengan mencetak vendor Lexmark International dan hubungan masyarakat dan firma riset O'Keefe and Co.

Angka-angka itu diterjemahkan ke dalam hampir 18,8 miliar halaman cetak per tahun di pemerintah AS, dengan hampir 6,6 miliar halaman dicetak tidak perlu, kata laporan itu. Sementara $ 440 juta mungkin tampak seperti setetes ember untuk pemerintah AS, itu hanya sekitar $ 50 juta lebih kecil dari yang dihabiskan pemerintah setiap tahun untuk mencetak mata uang, catatan laporan.

Pemerintah AS menghabiskan sekitar $ 1,3 miliar untuk mencetak setiap tahun. dan 89 persen dari karyawan federal yang disurvei mengatakan bahwa lembaga mereka tidak memiliki kebijakan pencetakan resmi di tempat, kata laporan itu. Hanya 20 persen dari agensi yang memiliki pembatasan pencetakan warna dan 5 persen memerlukan kode pribadi untuk mencetak, menurut survei terhadap 380 pegawai federal pada akhir Maret.

Lexmark merekomendasikan bahwa lembaga federal memiliki kebijakan pencetakan yang komprehensif, termasuk cara untuk menjadi lebih baik gunakan dokumen digital, kata Brian Henderson, direktur solusi informasi federal perusahaan.

Agen perlu melihat bagaimana cara menyebarkan dan mengelola teknologi, "tidak hanya dari perspektif menempatkan printer di luar sana untuk digunakan, tetapi sekitar benar-benar memahami itu sebagai layanan kepada karyawan Anda, "katanya. "Bagaimana cara mencetak secara strategis akan memungkinkan misi Anda?"

Ditanya mengapa mereka mencetak dokumen, 57 persen responden survei mengatakan mereka membutuhkan tandatangan kertas, 54 persen mengatakan mereka perlu berbagi dokumen dalam pertemuan, dan 51 persen mengatakan mereka perlu berbagi dokumen secara umum.

Banyak pegawai federal, bagaimanapun, terbuka untuk mencetak lebih sedikit. Enam puluh empat persen mengatakan mereka bisa mencetak lebih sedikit, dan 69 persen mengatakan jejak kertas agensi mereka dapat dikonversi menjadi digital.

Meminta saran tentang bagaimana mereka bisa mencetak lebih sedikit, seorang karyawan menulis, "jika saya memiliki sistem yang lebih baik dari menyimpan dokumen dalam file digital. "

Karyawan lain mengatakan dia akan mencetak lebih sedikit jika" Saya bisa melakukan lebih banyak penyuntingan secara elektronik, dan saya bisa lebih bergantung pada file elektronik saya. " Karyawan lain mengatakan dia akan mencetak lebih sedikit jika dia memiliki PDA untuk membaca dokumen ketika dia tidak bekerja online.

"Saya pikir ini bukan hanya pesan peluang, tapi ini adalah kesiapan perubahan," kata Henderson. "Para karyawan sendiri mengakui bahwa perubahan itu bisa terjadi."