Audit Lisensi Perangkat Lunak Datang dalam Berbagai Rasa

Ada beberapa jenis audit lisensi perangkat lunak, masing-masing dengan risiko dan variabelnya sendiri, kata para ahli.

Kelompok perdagangan seperti Aliansi Perangkat Lunak Bisnis sering meminta perusahaan untuk melakukan "audit mandiri", di mana pelanggan mengumpulkan instalasi perangkat lunak dan informasi penggunaan dan laporkan setiap contoh ketidaktaatan. Pelanggan yang menerima permintaan untuk audit diri harus mempertimbangkan manfaat dari opsi ini, seperti lebih banyak fleksibilitas atas waktunya, menurut Scott & Scott, firma hukum Dallas yang berspesialisasi dalam audit perangkat lunak.

Audit-diri juga lebih disukai oleh auditor pihak ketiga yang independen, karena pelanggan tidak memiliki suara dalam siapa yang dipilih, atau panjang atau ruang lingkup audit, menurut posting blog oleh firma hukum.

Dan "tidak pernah disarankan" untuk setuju untuk melakukan audit yang dilakukan oleh vendor perangkat lunak itu sendiri sebelum melihat ke setiap alternatif yang mungkin, tambahnya. Jenis audit ini adalah "yang paling mengganggu dan paling tidak memihak dari semua," katanya.

Pelanggan juga harus memperhatikan "audit informal," yang ditandai dengan surat dari perwakilan penjualan yang meminta informasi tentang pemasangan perangkat lunak pelanggan, mungkin dengan harapan mengungkap beberapa ketidakpatuhan dan membuat penjualan mudah untuk memperbaiki masalah.

Surat audit resmi harus secara khusus menyebutkan bahwa kontrak pelanggan membutuhkan kerjasama, menurut Eliot Arlo Colon, presiden Miro Consulting, Woodbridge, New Jersey, perusahaan yang menawarkan saran tentang perizinan Oracle. "Jika Anda tidak memilikinya, maka itu adalah audit tidak resmi."

Pertanyaan semacam itu harus ditangani dengan hati-hati, menurut Colon.

"Apa yang Anda miliki adalah ancaman tersirat ini," katanya. "[Perwakilan penjualan mengatakan], 'Kami sedang berusaha menyelamatkan Anda dari audit. Kami sedang menjadi teman Anda di sini. Jika Anda memberi tahu saya apa yang terjadi, saya dapat menyelamatkan Anda dari orang-orang audit.'"

Bahkan jika pelanggan mengambil umpan dan memberikan informasi, penjual itu bukan auditor resmi dan tidak dapat menyatakan bahwa pelanggan benar-benar sesuai dengan Oracle, katanya.

Minimal, pelanggan yang menerima audit tidak resmi permintaan harus menanggapi pertanyaan dengan lebih banyak pertanyaan, kata Colon. "Jika mereka bertanya kepada Anda, berapa banyak pengguna yang Anda jalankan, tidak apa-apa untuk bertanya kepada mereka, 'Mengapa Anda bertanya kepada saya?' Anda seharusnya tidak memberikan informasi apa pun kecuali Anda tahu apa yang akan digunakan untuk itu. "

Dan mendapatkannya secara tertulis. "Sering kali, repetisi melakukan ini secara lisan. Katakan kepada mereka, 'Saya ingin Anda menanggapi dalam rantai e-mail ini.' Terkadang semua yang akan terjadi adalah Anda tidak akan mendengar dari orang itu lagi. "