Tujuh Cara Penting untuk Memotong Biaya Tech Anda

Biaya teknologi dapat dengan mudah menghabiskan anggaran apapun - beberapa peningkatan perangkat lunak dan sistem baru di sini, orang TI lain untuk mengelola jaringan Anda di sana - dan sebelum Anda mengetahuinya, Anda telah sepenuhnya mengikis keuntungan Anda.

Apakah bisnis Anda hanya memiliki dua orang atau dua ratus, kiat ini dapat membantu Anda memangkas biaya, menghemat uang, dan memungkinkan Anda berfokus pada apa yang benar-benar penting: garis bawah.

1. Gunakan Open Source dan Perangkat Lunak Gratis

Mari kita hadapi itu - ketika Anda mencoba untuk menjaga bisnis Anda tetap bertahan, mengosongkan banyak uang tunai untuk perangkat lunak off-the-shelf sakit seperti mendapatkan rongga diisi tanpa Novocain. Untungnya, freeware dan perangkat lunak berbiaya rendah dapat menjadi kejutan yang menyenangkan dalam hal kekokohan dan fungsionalitas.

Meskipun tidak seindah Microsoft Office suite (tetapi tidak sebanyak memori atau resource hog), OpenOffice.org adalah aplikasi gratis, sumber terbuka alternatif dengan aplikasi lengkap untuk pengolah kata, spreadsheet, presentasi, dan database yang kompatibel dengan Microsoft Office. Meskipun aplikasi OpenOffice memungkinkan Anda melakukan hampir semua hal yang dapat Anda lakukan di Microsoft Office, interoperabilitas antara kedua suite itu tidak mulus. Sebagai contoh, jika Anda menggunakan fitur Word's Track Changes, akan sulit untuk kemudian menghapus atau memodifikasi hasil edit Anda ketika Anda menggunakan dokumen di OpenOffice, dan sebaliknya.

Google Docs adalah alternatif lain yang layak dan gratis untuk Microsoft Office-- dan tidak memiliki perangkat lunak untuk diunduh atau dipasang. Meskipun tidak sepenuhnya berfitur lengkap baik sebagai Office atau OpenOffice, fungsi dasarnya dan antarmuka yang efisien mungkin semua yang Anda butuhkan.

Membuat file PDF mungkin sangat penting untuk bisnis, tetapi menghabiskan $ 450 pada Adobe Acrobat Professional tidak. CutePDF adalah program gratis yang hanya mengekspor file ke PDF. Cukup unduh dan instal; dari file target, pilih File • Cetak, dan pilih CutePDF dari menu printer. (Jika Anda menggunakan OpenOffice atau Google Docs, Anda bahkan tidak perlu menginstal CutePDF - keduanya memungkinkan Anda mengekspor ke PDF secara langsung.)

2. Telecommute

Gartner Research memprediksi bahwa pada tahun 2009, lebih dari 25 persen tenaga kerja AS akan melakukan telekomunikasi. Telecommuting memungkinkan Anda menghemat biaya gas, tetapi Anda juga dapat tetap sama produktifnya saat bekerja di rumah, berkat alat yang membuatnya mudah untuk terhubung dan berkolaborasi (hampir seperti Anda berada di kantor).

Wiki membuatnya sederhana untuk mengirim teks atau dokumen sehingga kelompok dapat membuat komentar atau perubahan. Beberapa wiki bersifat gratis dan umum, sementara yang lain lebih berfokus pada perusahaan, dengan fitur keamanan yang lebih kuat. PBwiki menawarkan tiga rasa: Bisnis, Akademik, dan Pribadi. Situs ini termasuk alat pengeditan WSIWYG, ruang penyimpanan, enkripsi SSL, pemberitahuan otomatis melalui email atau RSS, dan kontrol akses. Ini juga menawarkan harga bisnis yang wajar - gratis untuk satu hingga tiga pengguna, $ 8 per bulan per pengguna untuk 4 hingga 99 pengguna, dan $ 6 per bulan per pengguna untuk 1000 hingga 4 pengguna.

Google Documents yang disebutkan di atas juga merupakan telecommuter- ramah, menawarkan cara yang terjangkau dan mudah untuk berbagi file (dan mengawasi perubahan). Setelah Anda membuat file di Google Docs, cukup undang orang lain untuk berkolaborasi online. Setelah selesai, Anda dapat mengekspor file ke Word, Excel, PDF, atau PowerPoint.

Jika Anda merasa ngeri memikirkan pengaturan VPN (virtual private network), layanan seperti LogMeIn Hamachi mungkin saja menjadi tiket Anda akses VPN remote bebas kepala. LogMeIn Hamachi menjanjikan pengaturan yang mudah menggunakan teknologi peer-to-peer untuk membiarkan file akses karyawan di luar situs. Layanan ini bekerja dalam firewall Anda dan biaya hanya $ 5 per bulan untuk satu lisensi pengguna.

Jika perusahaan Anda tidak memiliki, dan tidak perlu, server terpusat, Central Desktop adalah cara untuk berbagi dokumen secara online dengan hampir tidak ada mempersiapkan. Situs ini memungkinkan kelompok besar atau kecil berbagi file dengan mudah, melacak siapa yang memeriksa file mana (atau memodifikasinya), dan menyiapkan desktop terpisah untuk beberapa grup pengguna.

Paket gratis memberi Anda 25MB ruang dan mendukung dua ruang kerja dengan masing-masing lima pengguna. Paket berbayar terendah adalah $ 25 per bulan untuk tiga ruang kerja, masing-masing 10 pengguna, dan penyimpanan file 500 MB. Pada akhir yang tinggi, $ 249 per bulan memberi Anda 100 ruang kerja, 100 pengguna internal (karyawan), dan 100 pengguna eksternal (vendor, klien, atau mitra), penyimpanan 25GB, dan pencitraan merek khusus. Biaya tambahan membawa keamanan ekstra dan rapat Web.

Untuk tips dan studi kasus lainnya, lihat Panduan Referensi Dunia PC Telematika.

3. Mengadakan Pertemuan Online

Mengapa terbang keluar untuk menemui klien ketika Anda dapat mengadakan pertemuan di dunia maya? Menggunakan perangkat lunak konferensi video gratis, seperti Skype, Anda hanya memerlukan Webcam, PC, dan koneksi Internet - menghemat uang tidak hanya pada biaya perjalanan, tetapi juga untuk jarak jauh. Skype terkadang melakukan drop call dan dapat menjadi statis, jadi adakan beberapa pertemuan sebelum Anda menjatuhkan sambungan telepon sepenuhnya.

Jika Anda ingin meningkatkan ke layanan konferensi Web yang lebih kuat, WebEx Cisco memungkinkan Anda berbagi dokumen, mendukung hingga empat Webcam, dan memungkinkan Anda menjalankan presentasi dari desktop Anda.

GoToMeeting adalah solusi lain yang menawarkan VoIP, mendukung pertemuan dengan hingga 15 peserta, dan memungkinkan Anda memberikan presentasi, berkolaborasi, atau memberikan pelatihan dari desktop Anda, menghemat uang untuk perjalanan biaya dan ruang pertemuan. Siapa yang tidak ingin membuat presentasi di piyama mereka?

Untuk yang lebih suka bertualang, Second Life memungkinkan Anda membuat avatar secara gratis dan bertemu "di dunia", membuat presentasi video, dan mengadakan rapat virtual atau sesi pelatihan. Anda juga dapat membeli ruang kantor di Second Life jika Anda ingin mendirikan tempat yang lebih permanen bagi karyawan untuk bertemu dan berkolaborasi.

4. Beli Perangkat Keras yang Diperbaharui

Sambil merobek sebuah kotak yang berisi komputer baru yang mengilap adalah sensasi yang tak tertandingi, menyelamatkan bisnis Anda bundel adalah yang kedua. Membeli perangkat keras yang diperbaharui (hampir baru) adalah cara yang bagus untuk mendapatkan kesepakatan.

Jika Anda memperhatikan komputer merek tertentu, kunjungi situs produsen tersebut untuk menemukan penawaran pada sistem yang diperbarui. Tetapi perhatikan bahwa masing-masing vendor mendefinisikan diperbaharui sedikit berbeda. Misalnya, Dell menjual tiga jenis komputer rekondisi, yang semuanya diuji dan dikembalikan ke spesifikasi pabrik: Certified Refurbished mencakup laptop dan desktop yang dikembalikan ke Dell dan mungkin memiliki sedikit kerusakan atau cacat kosmetik; Sebelumnya Dipesan Baru berarti PC yang dikirimkan baru, tetapi pelanggan memutuskan untuk mengembalikan sistem tanpa membebani itu; Produk Scratch dan Dent mungkin tampak sedikit lebih "usang" di luar, tetapi masih berfungsi dengan baik dan tidak mengandung bantingan atau goresan pada sandaran tangan atau layar.

Toko Dell Outlet memungkinkan Anda mencari desktop Dell yang diperbarui, aksesoris, dan laptop dengan kisaran harga; sebagian besar barang biaya hingga 35 persen di bawah ritel. Sebagai contoh, laptop yang bersertifikasi Flamingo Pink Certified Refirved Inspiron 1720 dengan CPU Intel Core 2 Duo, LCD 17 inci, dan harddisk SATA 120GB adalah $ 879 di situs Dell Outlet. Harga tergantung apakah item memiliki goresan dan penyok, apakah itu dipesan baru, dan faktor lainnya. Dan jika Anda tidak puas dengan pembelian Anda, Anda dapat mengembalikan produk dalam waktu 21 hari sejak tanggal pengiriman, dikurangi biaya penyetokan ulang jika produk tidak rusak.

Jika Anda adalah penggemar Mac, Apple menjual produk yang diperbarui melalui toko online-nya. Tapi jangan berharap penghematan besar - beberapa produk baru hanya $ 200 kurang dari harga eceran. Namun, dalam beberapa kasus, Anda dapat menghemat lebih banyak. Tampilan terbaru di Apple Store mengungkapkan MacBook Air yang diperbarui (dengan CPU Intel Core 2 Duo 1,6 GHz, layar lebar layar lebar 13,3 inci, memori 2GB, hard drive PATA 80GB, dan iSight built-in kamera) terdaftar di $ 1499, versus $ 1799 ritel. Sebuah iMac yang telah diperbaharui (dengan CPU 2,8 GHz Intel Core 2 Extreme, layar lebar layar lebar 24-inci, memori 2GB, hard drive 500GB, dan iSight Camera built-in) terdaftar pada harga $ 1599, dibandingkan ritel $ 2299.

Produk yang diperbaharui Apple dilindungi oleh garansi satu tahun, dan Anda juga dapat membeli perpanjangan garansi. Produk yang diperbaharui Apple adalah "pra-dimiliki," tetapi situs Apple mengklaim bahwa setiap item mengalami "proses perbaikan ketat sebelum ditawarkan untuk dijual." Beberapa produk dikembalikan, sementara yang lain dibawa kembali karena masalah teknis. Untuk membaca daftar lengkap tes dan kualifikasi yang diperbarui, kunjungi situs Apple.

Amazon.com memiliki daftar panjang pengecer komputer yang diperbarui, dan peringkat penjual situs memungkinkan Anda mengetahui dengan jelas jenis apa yang Anda hadapi. Penjual juga melaporkan kondisi peralatan dengan sistem peringkat: Baik, Seperti Baru, Diperbaharui, dan sebagainya. Di bawah Jaminan Aman Membeli A-Z dari Amazon, penjual akan membiarkan Anda mengembalikan barang jika mereka rusak.

eBay juga menawarkan banyak penawaran. Sebagai pembeli, Anda akan segera mengetahui apakah penjual itu teduh atau memiliki reputasi baik berdasarkan ulasan pengguna. Carilah penjual dengan umpan balik positif dalam jumlah besar, setidaknya 95 persen. Pastikan untuk membolak-balik umpan balik pembeli untuk melihat komentar sebelum Anda menyelam dan menawar. Seperti Amazon, eBay mendukung pembeli, dan komunitas akan mem-boot siapa pun jika mereka tidak di level.

Sistem yang diperbarui mungkin tidak memiliki jaminan apa pun, dan vendor dapat menjualnya kepada Anda "sebagaimana adanya." Ini bisa menjadi mimpi buruk jika, katakanlah, sistem operasi hanya diinstal pada hard drive baru dan drive macet kembali ke komputer. Pastikan Anda mengajukan pertanyaan kepada vendor sebelum membeli.

5. Kurangi Biaya Cetak

Menurut GreenBiz.com, Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk menjadi hijau. Anda dapat menghemat biaya kertas jika Anda hanya memfotokopi halaman di kedua sisi atau menggunakan kop surat usang untuk memo internal. Jika kantor Anda saat ini membagikan memo kertas kepada karyawan, cobalah posting memo sebagai gantinya di lokasi pusat (seperti papan di dekat pendingin air) di mana orang biasanya berkumpul dan akan melihatnya.

Tip menghemat uang lainnya adalah dengan menggunakan mode draft printer Anda untuk mengurangi penggunaan tinta dan mengganti kartrid lebih jarang. Modus draft jauh lebih cepat dan menggunakan lebih sedikit tinta. Saat mencetak e-mail dan halaman Web, periksa opsi "ramah printer".

Kartrid cetak berwarna biasanya harganya lebih mahal, jadi mencetak dalam skala abu-abu hanya dengan menggunakan kartrid hitam dapat menghemat uang, dan Anda akan mengganti kartrid warna Anda kurang sering. Kebanyakan printer menawarkan banyak pengaturan, jadi periksa perangkat lunak printer Anda untuk melihat fitur apa yang dapat menghemat uang.

Jika Anda jarang mencetak, tetapi tinta Anda hampir habis, ini mungkin karena printer Anda secara otomatis membersihkan kepala cetak. Untuk menghindarinya, cetak secara teratur (setidaknya sekali seminggu) untuk menghindari penumpukan tinta.

Tonton video PC World, "Cara Menghemat Uang untuk Mencetak," untuk lebih banyak gagasan.

6. Outsource Work

Banyak bisnis tidak memiliki profesional TI penuh waktu atau memiliki orang yang sangat overtax yang mengelola jaringan dan sistem. Atau mungkin Anda memiliki proyek Web yang perlu diselesaikan atau siaran pers sederhana yang ingin Anda tulis, tetapi tidak memiliki staf.

Daripada mempekerjakan seorang headhunter (yang biayanya mungkin 10 hingga 40 persen dari gaji tahun pertama gaji baru) atau agen sementara, gunakan salah satu dari banyak situs freelance yang membahas segala macam fungsi pekerjaan dan tidak dikenakan biaya sepeser pun. eLance.com adalah semacam pasar freelancer tempat para kontraktor mengirimkan resume, portofolio, referensi, dan detail tentang pekerjaan mereka. Pengusaha dapat memposting pekerjaan atau mengundang pekerja lepas untuk menawar langsung. eLance menguji freelancer di situs dalam bidang keterampilan yang diberikan untuk mengesahkan keahlian mereka dan memungkinkan klien mengirim umpan balik setelah pekerjaan selesai.

Guru.com adalah layanan serupa yang memungkinkan Anda mencari melalui daftar freelancer yang tersedia berdasarkan kategori, menerima tawaran, kerja penghargaan, lihat portofolio, lalu bayar untuk pekerjaan setelah selesai. Setiap profesional ditinjau oleh pemberi kerja sebelumnya dan diberi peringkat berdasarkan umpan balik. Situs ini menawarkan berbagai kategori pekerjaan - legal, pemrograman, pemasaran, CAD, fotografi - dan gratis untuk pengusaha.

7. Gunakan Perangkat Lunak Virtualisasi

Perangkat lunak virtualisasi menawarkan banyak manfaat penghematan biaya, seperti mengkonsolidasikan server dan mengurangi waktu cadangan dan pemulihan. Dan karena Anda menjalankan lebih sedikit server, Anda menghemat uang untuk tagihan energi Anda.

Standar industri Penawaran VMware menjalankan keseluruhan, dari suite untuk mengelola pusat data besar ke VMware Workstation untuk menjalankan beberapa sistem operasi pada satu komputer. Dengan menggunakan VMware, Anda dapat menguji sistem operasi baru atau mencoba perangkat lunak baru tanpa risiko. VMware Player tersedia secara gratis, memungkinkan Anda untuk mengimpor gambar cadangan atau berbagi data.

Microsoft Virtual Server gratis dan Virtual PC (pencarian di microsoft.com) memungkinkan Anda untuk menguji virtualisasi dan mencoba alat virtualisasi Silverlight perusahaan.

Parallels adalah salah satu solusi Mac-friendly yang lebih dikenal. Perangkat lunak Parallels berjalan pada host Windows dan Linux, serta pada Mac dengan produk Parallels Desktop for Mac-nya. (VMware telah mengikuti dan sekarang menawarkan aplikasi Mac, juga.) Parallels menawarkan paket virtualisasi desktop, server, dan otomatisasi dengan harga yang lebih terjangkau daripada VMware.

Jika Anda lebih suka menggunakan rute open-source, FreeVPS adalah alternatif yang layak untuk perangkat lunak komersial yang tercantum di atas. Seperti halnya beberapa produk perangkat lunak open-source lainnya, FreeVPS tidak memberikan dukungan resmi, tetapi dokumentasi lengkap tersedia di situs Web.

Sementara ekonomi mungkin tidak pasti, kombinasi perangkat lunak bebas, layanan gratis, dan sedikit cerdas dapat membantu mengendalikan bisnis dalam biaya teknologi.