Hemat Waktu dan Uang Dengan Alat Pertemuan Online

Jika Anda seperti saya, Anda mungkin benci menghadiri pertemuan bisnis. Tetapi sejumlah alat berbasis Internet yang berguna telah muncul yang dapat membantu kelompok kerja menjadwalkan dan menjalankannya dengan lebih efektif. Semua alat di sini berfungsi di sebagian besar browser Web populer, dan sebagian besar tersedia secara gratis atau dengan biaya bulanan yang cukup rendah. Tantangannya adalah dalam memahami alat mana yang sesuai dengan situasi tertentu, karena tidak setiap rapat diadakan di bawah keadaan yang sama.

Sinkronkan Beberapa Kalender

Tentu saja situasi yang paling umum adalah situasi di mana Anda ingin menyinkronkan kalender umum, seperti antara PDA seseorang dan desktop Microsoft Outlook mereka, atau antara kalender bos dan asistennya. Banyak layanan dapat membuat kalender berbagi antara anggota tim kerja (atau bahkan di antara anggota keluarga atau teman) lebih mudah. Kalender Google dan Kalender Yahoo menawarkan sinkronisasi kalender gratis, dan banyak produk lainnya - termasuk Connect Calgoo, MobileMe Apple, dan iTunes untuk komputer dan iPhone, NuevaSync, dan SugarSync - berfungsi dengan kedua layanan tersebut. BusySync dan Spanning Sync juga dapat menyinkronkan kalender iCal Apple dengan Google Calendar.

Tapi layanan sinkronisasi ini tidak selalu berfungsi dengan benar. Sebagian dari masalah adalah bahwa sebagian besar kalender online dan penjadwalan produk memanfaatkan e-mail untuk pemberitahuan acara dan undangan, dan sulit untuk berbagai program kalender untuk mengenali atau bertindak pada pesan e-mail tersebut dengan cara yang konsisten. Masalah lainnya adalah jika Anda mendapatkan email dari program kalender dengan URL yang disematkan, layanan antispam korporat Anda mungkin memblokirnya. Dan dalam situasi lain, dua orang di dua server Microsoft Exchange yang berbeda mungkin ingin menjadwalkan rapat umum - mungkin untuk menghubungkan kedua kalender Exchange sehingga mereka disinkronkan dengan akun Google Kalender yang sama, tetapi itu bisa jadi rumit. Salah satu solusi potensial untuk masalah terakhir adalah menggunakan Cemaphore's MailShadow untuk Google Apps untuk menyinkronkan server Exchange dengan Kalender Google; biaya perangkat lunak $ 60 per akun email per tahun.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Satu hal yang baik baik Kalender Google dan Yahoo Calendar lakukan adalah mengirimkan pengingat email tentang berulang pertemuan ke koleksi alamat. Asalkan Anda telah memasukkan alamat yang benar, fungsi ini berfungsi dengan baik.

Biarkan Janji Pengaturan Klien

Dasbor TimeDriver menunjukkan status berbagai janji Anda.

Bagaimana jika Anda ingin klien Anda atau orang lain tidak dipekerjakan oleh perusahaan Anda untuk memesan waktu Anda secara langsung? Di masa lalu yang lampau, sekretaris penunjukan akan bertanggung jawab atas kalender bos dan akan mengatur waktu pertemuan dengan pensil dan kertas. Sekarang Anda dapat mengarahkan klien dan rekan di luar ke situs web penjadwalan pengangkatan layanan mandiri, seperti HourTown atau TimeDriver. Situs-situs ini dapat menampilkan waktu bebas dan sibuk staf Anda, serta sisa waktu "inventaris" yang tersedia untuk janji temu. Mereka juga mengirimkan pemberitahuan e-mail, dan mereka tidak memerlukan perangkat lunak khusus di luar browser Web untuk mengkonfirmasi janji temu. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal ketika Anda pergi ke luar kota atau sebaliknya tidak tersedia juga. Kedua layanan tersedia dengan biaya yang wajar: TimeDriver memiliki uji coba gratis 90 hari dan $ 30 setahun sesudahnya; HourTown menawarkan tiga rencana berbeda, termasuk yang gratis yang memungkinkan dua pemesanan bulanan.

Mengatur Waktu Rapat Umum atau Jadwal Shift

Pada SetMeeting itu relatif mudah untuk mengatur pertemuan di antara peserta dari perusahaan yang berbeda.

Bagaimana dengan situasi di mana Anda ingin mengatur waktu rapat bersama untuk orang-orang yang berasal dari perusahaan yang berbeda? Seorang organisator pertemuan dapat mengirimkan pemberitahuan e-mail dengan serangkaian kemungkinan waktu buka, dan meminta setiap peserta untuk memeriksa waktu mana yang cocok untuk mereka. Tetapi jika Anda pernah mencoba mengatur pertemuan semacam ini, Anda tahu seberapa cepat Anda dapat terkubur di bawah semua tanggapan email.

Layanan gratis SetMeeting.com (dari Agen Pertemuan) dan Doodle berguna dalam hal ini. Kelemahan terbesar SetMeeting.com adalah setelah Anda memulai proses, Anda tidak dapat mengubah lokasi rapat tanpa membatalkan dan memulai dari awal. Doodle, yang kurang canggih dan memiliki lebih sedikit fitur, sebenarnya lebih merupakan alat pemungutan suara untuk membantu Anda menemukan waktu bersama; tetapi Anda mungkin merasa menarik jika hanya itu yang ingin Anda lakukan.

Schedulefly bahkan memiliki aplikasi Facebook, sehingga Anda dapat mengintegrasikan kalender shift Anda di sana.

Situasi lain mungkin melibatkan, katakanlah, sejumlah besar pekerja shift atau sukarelawan yang waktu yang tersedia Anda ingin berkoordinasi. Meskipun ini tidak benar-benar masalah pertemuan-penjadwalan, itu bisa menjadi tugas yang memakan waktu jika Anda mencoba untuk mengatasi secara manual atau mencoba untuk membuat pengaturan melalui banyak e-mail bolak-balik. Layanan terjadwal dan Shiftboard dirancang untuk tujuan ini. Yang pertama dikembangkan untuk staf restoran, sedangkan yang terakhir awalnya dibangun untuk pasar kesehatan. Keduanya sejak itu memperluas fokus mereka, dan dapat berjalan di browser Web apa pun. Jadwal mulai dari $ 20 per bulan untuk hingga 19 pengguna; Shiftboard mulai dari $ 50 per bulan untuk lima log-in yang unik. Biaya naik untuk kelompok yang lebih besar. Schedulefly juga memiliki plug-in Facebook, sehingga Anda dapat mengoordinasikan dan mengumumkan waktu shift di sana.

Mengirim Pemberitahuan Perjalanan ke Teman-Teman Jarak Jauh

Halaman utama Tripit menunjukkan perjalanan Anda yang akan datang dan siapa yang akan bepergian di dekat kota Anda.

Layanan yang agak tidak biasa adalah yang ditawarkan oleh Tripit.com. Gagasan di balik situs Web adalah agar Anda memposting pengaturan perjalanan Anda dan menggunakan fitur jejaring sosialnya untuk memberi tahu rekan dan teman Anda ketika perjalanan Anda akan membawa Anda ke lingkungan mereka, atau untuk mengetahui kapan mereka akan berada di leher Anda dari hutan. Tentu saja, mengaturnya berarti mengirimkan lebih banyak undangan ke jaringan sosial lain, dan mendapatkan sebanyak mungkin orang (atau setidaknya orang-orang yang ingin Anda tatap muka) untuk bergabung dengan lingkaran Tripit Anda. Tetapi setelah Anda memiliki jaringan pertemanan, memberi tahu mereka tentang perjalanan Anda relatif mudah: Anda cukup meneruskan konfirmasi email untuk penerbangan atau reservasi hotel Anda ke alamat khusus ([email protected]), dan situs tersebut akan secara otomatis mengurai informasi dalam konfirmasi, cari tahu siapa yang bepergian, dan posting jadwal perjalanan Anda ke jaringan Anda. Layanan ini gratis, juga, dan dapat diintegrasikan dengan jaringan LinkedIn Anda sehingga Anda tidak perlu merakit jaringan notifikasi Anda dari awal.

Seperti yang Anda lihat, semua jenis layanan berbasis web dapat membantu Anda menjadwalkan dan koordinasi pertemuan Anda secara lebih efektif. Sekarang jika hanya seseorang yang mengembangkan layanan yang dapat memberi tahu semua orang bahwa Anda terlambat 10 menit untuk janji temu Anda!