Format file Microsoft Office lama vs baru

Ankush khandelwal bertanya tentang masalah kompatibilitas antara file yang dibuat dalam berbagai versi Microsoft Office - khususnya perubahan besar dalam format file yang disertakan dengan Office 2007.

[Kirim email ke pertanyaan teknologi Anda ke [email protected] atau mempostingnya di PCW Answer Line forum .]

Dengan Office 2007, Microsoft memperkenalkan format file yang sepenuhnya baru untuk Word, Excel, dan PowerPoint. Ditunjuk oleh x pada akhir ekstensi file (.docx bukan.doc, dan seterusnya), ini tidak kompatibel ke belakang.

[Bacaan lebih lanjut: PC baru Anda membutuhkan 15 ini gratis, program yang luar biasa]

Awalnya, saya tidak senang dengan perubahan ini. Saya umumnya konservatif tentang format file populer dan mapan - terutama yang didukung oleh banyak vendor perangkat lunak - dan tidak ingin mereka diubah. Dan hampir semua orang di bisnis perangkat lunak perkantoran telah mendukung.doc dan.xls selama bertahun-tahun.

Tetapi Microsoft melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk membuat transisi semudah mungkin, dan memastikan bahwa format lama dan baru akan tetap dapat dibaca. (Jika ada yang mengira saya seorang pelempar untuk Microsoft, saya sarankan mereka membaca Mengapa Anda tidak perlu meng-upgrade ke Windows 8.)

Anda tidak akan kesulitan memuat file lama.doc ke versi Word modern. (Saya membahas Word secara khusus demi kenyamanan. Semua yang saya katakan di sini juga berfungsi untuk Excel dan PowerPoint.) Cukup klik ganda file dan itu akan terbuka.

Anda juga dapat menyimpan file.doc, sehingga orang-orang menggunakan versi yang lebih lama dapat membacanya. Dalam kotak dialog Save As, klik menu tarik-bawah Save as dan pilih Word 97-2003 Documents (*.doc).

Versi Word sebelumnya ditulis tanpa pengetahuan tentang format.docx, sehingga Anda tidak dapat mengharapkan mereka untuk membacanya tanpa sedikit bantuan. Tetapi bantuan ada di sana. Jika Anda menggunakan Office 2003 (atau bahkan Office 2002 atau 2000), unduh dan instal Paket Kompatibilitas Microsoft Office untuk Format Berkas Word, Excel, dan PowerPoint. Anda akan dapat membuka, mengedit, menyimpan, dan membuat lebih baru x format.

Dan ya, format yang lebih baru memiliki kelebihannya. Untuk satu hal, file lebih kecil, karena x format memiliki kompresi lossless built in. Sebagai aturan umum, file.docx berukuran sekitar setengah ukuran file.doc dengan konten yang sama, dan saya telah melihat kurang dari seperempat ukuran, menjadikannya lebih mudah mengirim email atau mencadangkan file. Menurut Microsoft, mereka juga lebih aman dan dapat dipulihkan, meskipun saya belum melihat bukti ini dengan mata kepala sendiri.

Mereka juga dirancang untuk dengan mudah didukung oleh program non-Microsoft lainnya. Bahkan, mereka terdiri dari format file terbuka yang ada. Jika Anda tidak mempercayai saya, coba ini: Ganti nama file.docx, ubah ekstensi menjadi .zip . Kemudian klik dua kali.

Ya, file.docx benar-benar sebuah arsip.zip (saya katakan itu dikompresi). Sebagian besar dari apa yang Anda temukan di dalamnya adalah file.xml - standar terbuka lainnya. Eksperimen itu juga akan berfungsi pada file.xlsx dan.pptx.

Setelah Anda selesai bereksperimen, jangan lupa untuk mengubah ekstensi kembali ke .docx .