Pastikan Bahwa E-Mail Umum Dapat Dijawab

Bagaimana bisnis Anda menangani e-mail permintaan umum dan penjualan? Di banyak organisasi, pesan-pesan ini masuk ke akun email bersama, seperti [email protected]. Menjawabnya mungkin merupakan tanggung jawab salah satu dari beberapa perwakilan perusahaan.

Tapi bagaimana Anda memastikan bahwa perusahaan Anda segera menangani semua pertanyaan yang dikirim ke alamat email bersama? Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, membiarkan email duduk terlalu lama tanpa jawaban dapat mengeja perbedaan antara memenangkan pesanan penjualan dan kehilangannya. Dan bagaimana Anda mencegah banyak karyawan membuang-buang waktu mereka (dan memberi pelanggan kesan buruk dari proses bisnis Anda) dengan menjawab pertanyaan yang sama?

Pusat Email Pro (ECP) dapat membantu. Ini adalah layanan berbasis Web baru untuk berbagi pesan e-mail di antara rekan kerja, yang dapat menambahkan komentar ke pesan dan menggunakan templat atau berkolaborasi untuk menghasilkan respons yang tepat waktu.

Tergantung pada bagaimana Anda mengatur sistem, berbagi pesan dapat memiliki implikasi privasi. Dan ECP tidak dirancang untuk menggantikan e-mail bisnis Anda; ia bekerja dengan layanan Anda yang ada untuk memastikan bahwa staf Anda tidak menjatuhkan bola dalam korespondensi elektroniknya.

Anda dapat mengevaluasi ECP menggunakan rencana gratis, iklan yang didukung. Paket berbayar mulai dari $ 19 per bulan.

Menggunakan Pusat Email Pro

Anda dapat mendaftar untuk akun ECP secara online - dan membuat satu atau beberapa kotak surat - hanya dalam beberapa menit. ECP merekomendasikan Anda untuk menyalurkan surat ke layanan dengan mengatur pengambilan POP dari kotak surat tertentu (misalnya, [email protected]); tetapi jika Anda lebih suka, Anda dapat meneruskan surat seperti itu masuk, atau cukup memberikan alamat kotak surat ECP Anda (meskipun ini akan menghasilkan alamat yang tampak seperti orang lain - sesuatu seperti [email protected]).

Anda dapat gunakan layanan untuk akun pribadi, tentu saja, tetapi hal itu akan membuat e-mail individu itu tidak lagi pribadi. Namun, ketika karyawan sakit atau pergi berlibur atau cuti hamil, menggunakan ECP untuk menangani akun mereka (mungkin dengan meneruskan pesan-pesan mereka ke ECP) ​​dapat membantu rekan kerja mengurangi kekosongan pada e-mail yang akan merana sampai karyawan yang tidak hadir kembali.

Setelah masuk ke layanan online ECP, Anda dapat melihat dan mencari semua pesan e-mail dalam akun yang tertutup, yang merupakan sejarah komunikasi pelanggan. Selain itu, untuk membuat catatan yang lebih lengkap, Anda dapat meneruskan pesan yang lebih lama dan pesan terkait dari akun individual yang tidak ditangani oleh layanan.

ECP menggunakan SpamAssassin sebagai filter antispam. Spam yang masuk tidak diperhitungkan terhadap kuota pesan e-mail bulanan yang cukup ketat.

Pusat Email Pro memungkinkan Anda menetapkan pesan di kotak pesan bersama ke karyawan individu untuk ditindaklanjuti.

Menu tarik-turun memungkinkan Anda menetapkan pesan baru kepada orang tertentu untuk ditindaklanjuti. Anda juga dapat mengatur untuk mengirim pemberitahuan pesan baru, dan Anda dapat melacak tanggapan untuk melihat berapa lama e-mail tidak terjawab - atau menambahkan catatan ke utas email dengan pelanggan, untuk berbagi informasi dengan tim Anda.

Editor internal memungkinkan Anda membuat templat pesan khusus, mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat respons khusus dan memperkenalkan tingkat konsistensi dalam jawaban perusahaan Anda.

Folder pintar memungkinkan Anda mengatur email dengan menyaring kriteria Anda tentukan - seperti oleh subjek pesan atau e-mail yang ditugaskan kepada Anda untuk tanggapan. Folder ini memudahkan Anda untuk melihat pesan yang Anda anggap paling penting.

Apakah Hak Pusat Email Pro Tepat untuk Anda?

ECP tumbuh dari kebutuhan oleh pengembang perangkat lunak perencanaan bisnis Palo Alto Software untuk mengelola sendiri e -surat. Perusahaan mengatakan bahwa karena ECP menggunakan infrastruktur Amazon Web Services, ia memiliki tingkat keandalan yang sama dengan Amazon.com store.

Paket gratis, yang didukung oleh iklan di footer email, menyediakan penyimpanan 1GB, menerima 250 pesan email nonspam per bulan, dan mengakomodasi lima pengguna dan dua kotak surat. Paket berbayar gratis iklan mulai dari $ 19 per bulan untuk penyimpanan 5GB, 2500 pesan e-mail bulanan, pengguna tak terbatas, dan lima kotak surat; paket ini juga termasuk layanan untuk mencadangkan data Anda.

Paket biaya paling mahal $ 149 per bulan untuk penyimpanan 30 GB, 15.000 pesan e-mail bulanan, komunikasi SSL aman, dan pengguna dan kotak surat tanpa batas.

ECP isn bukan satu-satunya cara untuk mengelola e-mail bersama. Saya membahas strategi yang kurang elegan (dan lebih murah) di kolom sebelumnya. Sistem tiket bantuan meja, seperti Cerberus Helpdesk, adalah pilihan lain. Namun, ECP mudah digunakan dan mudah untuk diatur bersama dengan sistem e-mail Anda yang ada.

Perusahaan juga telah membuat promosi untuk pembaca PC Dunia: Memasukkan pcworld08 dalam kotak kode selama pendaftaran untuk Paket Standar ($ 19 / bulan) akan memberi Anda hak atas tiga bulan layanan gratis.

Richard Morochove adalah konsultan dan penulis IT. Kirimi dia pertanyaan tentang menggunakan teknologi dalam bisnis kecil dan menengah Anda yang terhubung melalui e-mail. PC World dapat mengedit permintaan Anda dan tidak dapat menjamin bahwa semua pertanyaan akan dijawab.