Jadikan Layanan Faks Internet Berfungsi Untuk Anda

Saya benci faks. Ketika saya memiliki mesin faks di kantor saya, saya akan tiba di pagi hari dan melihat akumulasi menu restoran, asuransi datang, dan sampah lain yang datang pada malam hari. Plus, saya selalu kehabisan kertas khusus atau kartrid tinta akan mengering karena saya jarang menggunakannya. Ada cara yang lebih baik, dan saya ingin meninjau opsi Anda dengan bagaimana Anda dapat menghubungkan email Anda ke kebutuhan faks Anda.

Idenya adalah sederhana: penyedia layanan faks Internet memelihara mesin faks Anda dan menugaskan semua yang masuk ke dalam "nomor" Anda ke kotak masuk email Anda. Untuk faks keluar, Anda dapat mengirim ke alamat email khusus, atau mereka menyediakan utilitas perangkat Web atau Windows khusus yang dapat mengirim faks melalui Internet. Tidak ada muss, tidak repot, dan tidak perlu mesin faks.

Saya suka faks Internet karena memiliki beberapa keunggulan dibandingkan faks biasa. Pertama, Anda dapat menggunakan nomor faks pribadi, sehingga tidak ada orang lain di kantor Anda yang dapat melihat komunikasi Anda. Ingat ketika memo rahasia seseorang dibagikan di sekitar pendingin air karena itu tergeletak di mesin faks? Hari-hari itu sudah berlalu, karena faks tidak perlu dicetak dan dapat dilihat di PC Anda.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Kedua, ketika Anda sedang di jalan dan tidak ingin berbagi faks Anda dengan staf hotel Anda, fax Internet membuat banyak akal. Karena faks diarahkan ke kotak masuk email Anda, Anda tidak perlu khawatir tentang keberadaan Anda saat bepergian.

Jadi, jika Anda siap untuk memulai, lihatlah tabel saya membandingkan berbagai layanan faks Internet. Sebelum Anda memilih penyedia Anda, jawab pertanyaan berikut:

Pertama, berapa banyak faks yang Anda butuhkan? Setiap paket memiliki batasan pada jumlah halaman yang dikirim dan diterima, dan penting untuk memisahkan persyaratan Anda untuk masuk dan faks keluar. Tentunya, sesuaikan rencana dengan kuantitas yang Anda butuhkan. Beberapa layanan lebih sesuai untuk penggunaan yang lebih ringan, beberapa untuk volume lebih tinggi.

Apakah salah satu dokumen yang diterima ini mengharuskan Anda untuk menandatangani dan mengirimnya kembali? Jika demikian, mungkin lebih masuk akal dan tentunya akan lebih mudah memiliki mesin faks low-end atau printer multifungsi yang memiliki faks sebagai salah satu fungsinya untuk situasi ini. Jika sebagian besar faks Anda berasal dari dokumen pada PC Anda, maka Anda dapat menggunakan alat faks keluar penyedia layanan.

Apakah Anda memerlukan perangkat lunak tampilan khusus ketika Anda menerima faks? Beberapa layanan hanya memiliki Windows versi; beberapa tidak memerlukan apa pun di luar browser Web. Sebagai contoh, saya menggunakan eFax gratis, yang memberikan nomor faks acak kepada Anda dan baik-baik saja bagi pengguna sesekali (kurang dari 20 halaman per bulan). Paket gratis memerlukan penampil eFax untuk melihat faks Anda. Jika Anda mengumpulkan lebih banyak uang untuk salah satu paket berbayar, Anda tidak memerlukan penampil. Layanan lain, uReach.com, tidak memerlukan penampil untuk rencananya.

Apakah Anda ingin nomor faks di kota yang berbeda? Semua layanan menyediakan banyak fleksibilitas dalam nomor telepon yang mereka membagikan untuk Anda. Jika Anda memiliki pelanggan di tempat yang berbeda, Anda bisa mendapatkan nomor faks lokal di sana, jika itu penting.

Apakah Anda memerlukan nomor faks bebas pulsa? Untuk beberapa bisnis, ini penting, dan sementara saya tidak ingin mendorong faks junk lagi, ada alasan untuk memiliki nomor faks bebas pulsa masuk. Beberapa layanan menawarkan ini dengan biaya tambahan, sementara Docuharbor.com menyertakan nomor bebas pulsa di semua paket mereka.

David Strom adalah mantan kepala editor di Jaringan Komputasi, Tom's Hardware.com, dan DigitalLanding.com dan konsultan jaringan independen, blogger, podcaster dan pembicara profesional yang berbasis di St. Louis. Dia dapat dihubungi di [email protected].