Cara Mengunci Data di Aplikasi Anda

Aplikasi kantor sehari-hari Anda menyimpan lebih banyak informasi tersembunyi dalam dokumen yang Anda buat dan kerjakan daripada yang mungkin Anda ketahui. Berikut ini cara memastikan Anda tidak membuat data publik yang seharusnya tetap pribadi.

Data Tersembunyi di Dokumen Anda

Alat Data Tersembunyi Microsoft menghidupkan nama itu dengan dokumen Office yang lebih lama.

Mengapa Harus Anda Peduli: Komentar yang memalukan atau informasi kepemilikan dapat menjangkau audiens yang tidak diinginkan.

Skenario: Anda adalah akuntan untuk perusahaan yang dewan direksinya telah meminta Anda untuk memberikan ringkasan eksekutif mengenai pengeluaran dan pendapatan - tugas yang mengharuskan Anda untuk berkolaborasi dengan beberapa orang. Rancangan laporan Anda - ditulis dalam Microsoft Word - berpindah tangan selama beberapa hari karena berbagai peserta menyisipkan catatan, pertanyaan, dan mungkin bahkan beberapa keluhan yang tidak sopan.

[Bacaan lebih lanjut: Cara menghapus malware dari PC Windows Anda]

Anda membersihkan dokumen sebelum mengirimkannya ke papan, tetapi komentar "Apakah mereka benar-benar mengharapkan orang untuk membeli omong kosong ini?" (bersama dengan nama orang yang menambahkannya, dan waktu dan tanggal pembuatannya) belum lenyap - itu hanya bersembunyi.

Di antara jenis metadata yang spreadsheet, dokumen Word, dan presentasi PowerPoint dapat mempertahankan dalam bentuk tersembunyi (tetapi mudah ditemukan) adalah nama dan inisial dari siapa saja yang pernah menulis atau mengedit dokumen; data template; revisi dokumen; mengedit komentar; nama komputer Anda, perusahaan yang namanya muncul dalam informasi lisensi untuk salinan Microsoft Office Anda, dan nama hard drive atau server tempat Anda menyimpan dokumen.

Informasi yang disematkan seperti nama server file atau nama pengguna --yang sering didaur ulang sebagai kredensial login - membuat pencurian data yang lebih mudah bagi mata-mata perusahaan. Jika Anda tidak mempublikasikan detail jaringan internal perusahaan Anda untuk dilihat seluruh dunia, mengapa Anda memberikan potongan informasi yang tertanam dalam dokumen yang Anda hasilkan untuk Web? Beberapa informasi ini sudah tersedia, sementara mengekstraksi bagian lain dari dokumen mungkin memerlukan menggunakan editor file tingkat biner.

Perbaiki: Untuk Office XP dan 2003, Anda dapat mengunduh alat Hapus Data Tersembunyi Microsoft. Untuk dokumen Office 2007, Anda dapat menggunakan perintah Document Inspector untuk melihat dan (opsional) menghapus sisa-sisa metadata yang tidak diinginkan dari file Word, Excel, dan PowerPoint.

Redaksi yang Gagal

Mengapa Anda Harus Mempedulikan: Mengizinkan privasi sensitif data untuk menjangkau publik melalui kecerobohan mencerminkan buruk pada Anda.

Skenario: Akademisi, peneliti medis, dan pengadilan hukum terkadang perlu menerbitkan versi catatan penelitian pribadi, data, atau laporan untuk konsumsi publik. Ketika dokumen-dokumen ini mengandung informasi pribadi yang sensitif - nama, nomor Jaminan Sosial, alamat jalan, dan nomor telepon - seringkali lebih mudah untuk mengubah, atau menutupi, bagian-bagian dokumen tersebut, daripada merevisi file asli.

bar hitam yang menutupi nama orang, lokasi, dan tanggal dalam dokumen cetak cukup memadai untuk laporan makalah, tetapi dokumen digital adalah masalah lain. Ada contoh-contoh penting di mana pihak ketiga dengan mudah mengungkap informasi yang seharusnya disunting karena orang yang bekerja dengan dokumen tidak tahu bahwa siapa pun yang dilengkapi dengan versi lengkap dari Adobe Acrobat dapat menghapus bilah hitam yang dilukis di atas teks dalam file PDF. Jika Anda perlu merilis informasi secara terbuka tanpa mengungkapkan rincian sensitif, Anda harus berhati-hati bahwa redaksi yang Anda buat tidak dapat diubah.

Perbaiki: NASA memiliki petunjuk online paling jelas yang menjelaskan prosesnya. Dalam dokumen Word, mudah untuk menyimpan salinan file yang baru yang Anda rencanakan untuk dirubah: Pastikan bahwa Mode Revisi dimatikan, dan kemudian ketik teks di atas teks yang perlu Anda lakukan. Untuk mengubah konten dalam file PDF, Anda harus menggunakan plug-in pihak ketiga (seperti utilitas Redax $ 249 dari Apple) atau tutup teks dengan bar hitam dalam file PDF, ubah PDF menjadi gambar TIFF, lalu buat ulang TIFF ke PDF. Satu-satunya kelemahan adalah pembaca kehilangan kemampuan untuk mencari teks dalam PDF yang telah dikonversi dengan cara ini.