Cara Membuat dan Membagikan Databasis di Web

Jika Anda adalah bagian dari bisnis, cepat atau lambat Anda ingin dapat berkolaborasi dalam basis data dengan rekan kerja atau pelanggan. Di masa lalu, cara termudah untuk berbagi database kecil adalah membuat spreadsheet dan mengirimnya melalui email ke kolaborator Anda. Meskipun ini bukan metode terbaik, ia telah bertahan persaingan yang lebih canggih karena beberapa alasan:

Pertama, database masih rumit bagi sebagian orang untuk dipahami, dan spreadsheet lebih jelas. Sebuah spreadsheet biasanya terdapat pada layar tunggal, sehingga mudah bagi seseorang untuk mengetahui logikanya, dan grid baris dan kolom juga lebih mudah daripada database relasional khas dengan serangkaian tabel. Tabel lebih dari banyak orang - terutama mereka yang tidak memiliki banyak pelatihan TI formal - ingin berurusan. Kedua, alat kolaborasi basis data sulit dipelajari dan digunakan. Lihat berapa banyak orang masih menggunakan Lotus Notes untuk email dan tidak banyak lagi. Dan karena sebagian besar dari kita merasa nyaman dengan email, menggunakannya sebagai sistem transportasi tidak terlalu melelahkan. Hingga saatnya tiba ketika tiga orang bekerja di spreadsheet atau basis data yang sama dan membuat perubahan yang bertentangan. Ketiga, membangun jenis aplikasi kolaboratif yang tepat membutuhkan keterampilan dan pemahaman tentang bagaimana dan jenis data apa yang dibagikan.

Berapa banyak orang yang akan menambahkan / mengubah catatan ke database Anda? Berapa banyak yang hanya ingin melakukan kueri dan laporan? Dan bagaimana Anda mencegah pembaruan bersamaan yang bertentangan? [Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Jadi apa saja pilihan Anda, jika Anda tidak ingin mengirim email ke spreadsheet? Anda memiliki dua metode dasar. Pertama adalah

menggunakan salah satu dari banyak program database yang kompatibel dengan Internet. Alpha Five memiliki beberapa alat Web yang tersedia dan edisi standarnya adalah $ 200, atau Anda dapat membeli versi Server Filemaker seharga $ 1000. Ada banyak yang lain, tetapi keduanya paling mudah diatur dan digunakan di Internet. Untuk kedua produk, Anda perlu menggunakan mesin Windows atau Mac yang dihosting di penyedia Internet Anda atau memiliki beberapa cara lain menghubungkan mesin yang Anda jalankan database Anda ke Internet. (PointInSpace adalah salah satu penyedia yang menawarkan akun hosting Filemaker Pro seharga $ 40 per bulan, dan ZebraHost menawarkan hosting Alpha Five mulai dari $ 30 per bulan. Berikut ini tautan ke serangkaian video tutorial tentang cara melakukan ini dengan Alpha Five.) Anda juga harus belajar bahasa pemrograman mereka dan merasa nyaman dengan bagaimana mereka menghasilkan laporan. Metode ini memiliki keuntungan bahwa Anda menjalankan program basis data nyata dan memiliki fleksibilitas paling tinggi. Tetapi memiliki biaya masuk yang tinggi dalam hal keterampilan dan mungkin lebih dari yang ingin Anda hadapi. Berikut ini contoh salah satu layar yang menunjukkan kepada Anda jenis pemrograman yang perlu Anda pahami untuk Alpha Five:

Jika keterampilan yang diperlukan pada salah satu dari ini menakutkan, Anda mungkin akan berakhir dengan metode kedua, yang adalah menggunakan salah satu perusahaan layanan Web yang diarahkan untuk berbagi spreadsheet dan data tabular. Meskipun Google Documents mengizinkan orang untuk berkolaborasi pada tingkat file, yang sebenarnya kami inginkan adalah sesuatu yang sedikit lebih canggih dan yang dapat mengenali rekaman individu. Setidaknya ada empat layanan yang saya temukan yang melakukan ini:

• TrackVia, $ 10 per bulan per pengguna

• DabbleDB, $ 8 per bulan per pengguna

• QuickBase Intuit $ 250 per bulan untuk 10 pengguna

• Blist.com, $ 10 per bulan per pengguna ditambah $ 30 per bulan untuk satu akun admin

Dengan semua ini, Anda dapat membuat akun dan mengunggah spreadsheet Anda dalam waktu sekitar lima menit. Jika baris pertama Anda di spreadsheet berisi nama bidang Anda, Anda baru saja selesai. Anda dapat dengan mudah mengurutkan kolom dengan cepat dengan mengklik ikon panah. Anda dapat dengan cepat menemukan rekaman duplikat, membuat template dan formulir gabungan surat untuk situs Web Anda, semua hanya dengan beberapa klik mouse.

Laporan kustom sederhana, dan terlebih lagi, mereka dapat didistribusikan melalui email ke kolaborator Anda pada jadwal yang ditetapkan. Menambahkan kolaborator yang berbeda dengan berbagai izin diskrit sangat mudah, dan dalam waktu sekitar 30 menit Anda dapat memiliki penyiapan proyek dan bekerja dengan tim Anda. Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu menjadi programmer, atau bahkan bertindak seperti itu. Anda juga tidak perlu membayar biaya hosting (yang termasuk sebagai bagian dari layanan), dan yang Anda butuhkan hanyalah browser Web Anda untuk mengakses data Anda.

Untuk mendapatkan apa yang terlibat, keempat layanan memungkinkan Anda dapat memulai dengan akun gratis. Dalam kasus TrackVia, Anda memiliki 14 hari sebelum Anda harus memberi mereka kartu kredit Anda, dan dalam kasus dabbleDB, Anda dapat menggunakan akun gratis selamanya, asalkan Anda tidak keberatan bahwa data Anda akan berada dalam pandangan publik. Dengan blist, Anda dapat menggunakan akun kelas konsumen mereka secara gratis selamanya, tetapi membatasi Anda ke basis data yang lebih kecil dari 100 MB. QuickBase memberi Anda uji coba gratis 30 hari dan kemampuan untuk berbagi hingga 10 orang, jadi jika Anda mencari sesuatu untuk mendukung hanya beberapa kolaborator yang akan terlalu mahal.

Masing-masing dari empat layanan berbeda dalam hal tentang bagaimana mereka dapat mengimpor data ke dalam basis data Anda, jenis laporan apa yang tersedia, dan berapa banyak basis data dan penyimpanan yang berbeda diizinkan per akun. Itulah mengapa yang terbaik adalah mencoba semuanya dan melihat apa yang paling masuk akal untuk gaya kerja dan fitur must-have Anda, dan seberapa jauh Anda benar-benar bisa mendapatkan tanpa mengetahui HTML yang sebenarnya.

Mari kita lihat bagaimana Anda impor data Anda di TrackVia sebagai contoh. Ketika Anda membuat database baru, Anda disajikan dengan tiga pilihan seperti yang Anda lihat dari layar di bawah:

Anda dapat mengunggah spreadsheet, dan jika Anda melakukannya, klik tautan "lihat kiat" dan Anda akan melihat daftar peringatan dan instruksi tentang cara melakukan ini. Jika Anda memiliki data dalam file CSV, Anda harus terlebih dahulu mengimpornya ke Excel sebelum mendapatkan data ke TrackVia. Beberapa layanan lain memungkinkan Anda mengimpor CSV secara langsung, atau memotong dan menempelkan data dari desktop Anda atau situs Web. Anda juga memiliki pilihan untuk memulai dengan template database contoh, dan TrackVia menawarkan lebih dari selusin yang berbeda. Katakanlah Anda memilih templat Kontak. Kemudian Anda dapat menambahkan setiap catatan kontak satu per satu menggunakan formulir Web standar, atau menggunakan alat Impor dan membawa spreadsheet itu.

TrackVia juga memiliki opsi menarik untuk memantau inbox email khusus yang akan mengumpulkan catatan basis data baru dan memposting informasi secara otomatis. Jika Anda pergi ke alat Pengumpul Email, Anda akan melihat serangkaian layar, termasuk yang di bawah ini yang dapat Anda gunakan untuk mengatur fitur ini. Anda dapat membuat surel Anda membuat catatan baru, atau memperbarui catatan yang sudah ada.

Selamat mencoba berbagi basis data dan spreadsheet Anda!