Cara mengunci penulis zoho selama kolaborasi dan trik keren lainnya

Jika Anda sering mengerjakan pengolah kata seperti Google Docs atau Zoho Writer, maka Anda harus tahu bahwa membuat dokumen yang sempurna biasanya memerlukan banyak penulisan ulang dari awal. Baik itu penambahan kalimat baru atau koreksi kekurangan sebelumnya. Situasinya relatif mudah jika Anda bekerja sendirian di sebuah dokumen.

Namun, jika Anda berkolaborasi dengan anggota tim Anda, penting bagi Anda untuk tahu bagaimana merampingkan pengalaman. Lagi pula, Anda tidak ingin kolega Anda bekerja dan mengerjakan ulang di blok yang sama tanpa henti.

Untungnya, Zoho Docs (penulis) hadir dengan opsi bagus yang memungkinkan Anda mengunci bagian tertentu dari dokumen sambil berkolaborasi dengan yang lain. Karenanya, dalam posting ini hari ini, kita akan mengeksplorasi cara mengunci Zoho Writer selama kolaborasi dan fitur-fitur canggih lainnya.

Juga di

Cara Memindai dan Menambahkan Dokumen ke Google Documents

Cara Mengunci Konten yang Dipilih untuk Kolaborasi

Langkah 1: Setelah Anda menyelesaikan bagian dokumen, klik tombol Tinjau di bagian atas.

Langkah 2: Selanjutnya, pilih snipet teks yang ingin Anda kunci. Klik pada ikon Kunci kecil di bagian atas dan pilih Kunci Konten yang Dipilih, dan itu saja.

Sekarang, setiap kali seseorang di grup Anda berbagi mengklik blok teks itu, mereka akan melihat ikon Kunci kecil dan pesan yang mengatakan, "Konten telah dikunci oleh …" untuk diedit.

Catatan: Fitur kolaborasi hanya tersedia untuk pemilik dokumen. Untuk mengatur pemilik bersama, klik Bagikan dan berikan hak pemilik bersama kepada pengguna.

Cara Mengizinkan Pengeditan untuk Orang Tertentu

Namun, kita semua tahu bahwa mengerjakan dokumen yang sama dengan orang lain belum tentu merupakan pekerjaan hitam-putih. Ada kalanya Anda ingin satu blok teks diedit oleh hanya anggota tertentu di tim Anda. Dalam situasi seperti ini, tentunya Anda tidak ingin menyusun rincian email lain yang akan mengedit bagian dan suka yang mana.

Saat itulah fitur Lanjutan Zoho Writer mulai digunakan. Untuk mengaktifkannya, buka mode Tinjau dan klik ikon Kunci. Selanjutnya pilih pada Opsi Lanjutan.

Sekarang, tambahkan alamat email orang yang ingin Anda beri izin eksklusif dan tekan tombol Kunci. Itu saja!

Kiat Keren: Kunci Konten Tidak Dipilih berfungsi seperti alat pemilihan terbalik. Anda memilih sebagian dari teks yang Anda tidak ingin diedit dan kemudian pilih opsi kedua. Sisanya akan diurus oleh Zoho Writer.

Cara Menyembunyikan Teks

Sekali lagi, jika Anda adalah pemilik dokumen dan Anda ingin mengurangi atau menutupi blok teks tertentu, Zoho Writer memungkinkan Anda melakukan hal itu. Ini sangat berguna ketika Anda harus menambahkan data sensitif dan tidak ingin semua orang di tim Anda membacanya.

Namun, Mask tidak berfungsi seperti kebanyakan alat, artinya Anda tidak dapat memilih cuplikan teks lalu menyamarkannya. Sebagai gantinya, Anda harus mengklik ikon dan kemudian memasukkan data.

Langkah 1: Alat untuk tugas ini adalah Mask, dilambangkan dengan ikon mata kecil di bagian atas. Tempatkan kursor Anda di tempat Anda ingin menambahkan teks dan klik padanya. Itu akan menambahkan kotak teks yang dilambangkan dengan garis putus-putus.

Langkah 2: Sekarang, tambahkan teks, dan hanya itu.

Meskipun Anda dapat melihat teks berwarna abu-abu, kolaborator lain akan melihat garis yang dilambangkan oleh tanda bintang. Ya, sama seperti film-film FBI lama itu.

Cara Menjeda Kolaborasi pada Zoho Writer

Untungnya, proses untuk menjeda kolaborasi adalah berjalan-jalan di taman. Cukup beralih ke mode Tinjau dan klik sakelar untuk Jeda Kolaborasi di bagian atas.

Setelah selesai, Anda akan melihat peringatan di bagian atas bahwa tidak ada kolaborator Anda yang dapat mengedit dokumen. Di sisi lain, kolaborator akan melihat bahwa dokumen tersebut diperiksa oleh salah satu anggota tim Anda.

Jadi, saat berikutnya Anda melihat dokumen sudah diperiksa, Anda akan tahu apa yang harus dilakukan, daripada mengklik tombol dan alat yang berbeda.

Bonus Zoho Tips dan Trik Penulis

1. Cara Melihat Riwayat Dokumen

Saat Anda sering berkolaborasi dalam satu dokumen, Anda harus tahu siapa yang membuat perubahan dan kapan. Beruntung bagi kami, Zoho Writer hadir dengan fitur View History yang bagus. Dengan itu, Anda tidak hanya dapat melihat siapa yang membuat perubahan, tetapi Anda juga dapat melihat tambahan terbaru untuk suatu versi. Plus, Anda juga dapat membandingkan versi yang berbeda, jika perlu.

Langkah 1: Klik ikon Lihat Riwayat di bagian atas (dilambangkan oleh penghitung waktu pasir). Sekali lagi, Anda akan menemukannya dalam mode Ulasan.

Langkah 2: Sekarang, ini akan menampilkan berbagai versi di panel kanan. Klik tombol Bandingkan Versi di bagian atas, untuk membandingkan versi.

Untuk melihat tambahan terbaru, klik tombol Lihat Apa yang Berubah dan pilih waktunya. Semua penambahan teks baru bersama, dengan jeda baris akan disorot.

Juga di

Inilah Cara Anda Dapat Menghentikan Pelacak dari Melacak Gmail Anda

2. Melacak Perubahan

Meskipun Writer memiliki beberapa kemampuan pelacakan yang serius, kadang-kadang, menjadi terlalu rumit untuk melewati semua itu. Jika Anda adalah seseorang yang perlu meninjau perubahan dengan cara yang sangat mendesak, opsi terbaik adalah mengaktifkan fitur Track Changes.

Seperti yang sudah Anda tebak, itu menyoroti semua perubahan terbaru. Dan terserah pemilik untuk menerima atau menolak perubahan ini.

Untuk mengaktifkan Track Changes, aktifkan tombol di bagian atas. Anggota tim akan melihat tombol hijau menyala di bagian atas.

Anda akan melihat nama dan waktunya ketika ada perubahan. Bahkan jeda baris terkecil dilacak dalam mode ini. Sebagai pemilik, yang harus Anda lakukan adalah mengklik highlight dan menerima / menolak perubahan.

Setelah selesai, teks akan mengambil warna teks standar.

3. Gunakan Pemberitahuan Email Bawaan

Ingin mengumumkan beberapa perubahan baru terkait dokumen yang Anda bagikan? Tidak perlu menulis email terpisah. Alih-alih, Zoho Writer memungkinkan Anda memberi tahu mereka melalui opsi email dari dalam alat.

Klik pada ikon Surat kecil di bagian atas. Nama-nama kolaborator akan ditambahkan secara otomatis. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan subjek dan tubuh dan tekan tombol Kirim.

Juga di

Alat #online

Klik di sini untuk melihat halaman artikel alat online kami

Berkolaborasi dengan Cerdas

Lewatlah sudah hari-hari ketika Anda harus bergantung pada email ke depan untuk berkolaborasi pada dokumen. Layanan pemrosesan kata seperti Google Docs dan Zoho Writer menghilangkan frustrasi melalui fitur kolaborasi cerdas mereka. Mereka membantu Anda untuk melacak perubahan dan memungkinkan Anda untuk merampingkan pekerjaan Anda dan menghemat waktu dalam proses.

Selanjutnya: Berbicara tentang manajemen waktu, jika Anda memiliki ponsel Android dengan Android Pie, lakukan melalui pos di bawah ini untuk menjadi monster produktivitas.