Google Voice Membuat Bisnis Kecil Terdengar Lebih Besar

Google Voice telah menjadi subyek kontroversi dan menjadi berita utama untuk semua alasan yang salah karena ketersediaan diperluas awal tahun ini. Di sisi lain, bahkan dengan ketersediaan terbatas, Google Voice telah mencapai hampir 1,5 juta pengguna, dan setengah dari mereka dilaporkan menggunakan layanan setiap hari.

Google Voice mentranskripsi pesan suara Anda dan mengirimnya melalui surel kepada Anda.

Alasannya karena popularitasnya tidak sulit dilihat. Google Voice menyediakan sejumlah fitur penanganan panggilan dengan harga yang tidak dapat dikalahkan - gratis. Untuk bisnis kecil dan menengah, Google Voice adalah peluang untuk menggunakan fitur manajemen panggilan lanjutan yang biasanya disediakan untuk solusi suara yang mahal di perusahaan yang lebih besar.

Perusahaan besar memiliki IP-PBX dan administrator suara khusus untuk mengelolanya, atau mereka telah membuat langkah untuk komunikasi terpadu dan memiliki lingkungan suara yang dibangun di sekitar Microsoft atau Cisco atau beberapa vendor komunikasi terpadu lainnya. Usaha kecil dan menengah tidak memiliki sumber daya keuangan atau personil untuk solusi tersebut. Mari kita lihat bagaimana bisnis yang lebih kecil dapat menempatkan Google Voice untuk bekerja.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Cincin Simultan

Google Voice memungkinkan Anda untuk memiliki panggilan masuk ke nomor Google Voice secara bersamaan. di beberapa ponsel. Secara perorangan, panggilan dapat berdering telepon meja kantor dan telepon seluler pada saat yang sama untuk memastikan panggilan penting mencapai Anda di mana pun Anda berada.

Bisnis dapat menggunakan fitur ini sebagai bentuk jeda panggilan departemen. Anda dapat menggunakan nomor Google Voice untuk departemen, seperti penjualan, atau layanan pelanggan, dan memiliki nomor Google Voice secara bersamaan membunyikan telepon meja dari semua orang di departemen sehingga pelanggan mendapatkan respons yang efisien.

Khusus Call Greeting and Routing

Anda dapat mengatur Grup di Google Voice dan membuat opsi manajemen panggilan unik untuk setiap grup. Bagian penjualan dapat menggunakan fungsi ini untuk menyiapkan grup yang berbeda untuk setiap penjual. Panggilan masuk yang terkait dengan grup penjual dapat dialihkan ke hanya ke meja pengguna dan telepon seluler yang ditentukan, dan jika panggilan masuk ke pesan suara, pesan itu dapat memiliki pesan khusus dari orang penjualan individu daripada sambutan umum.

Dengan menggunakan nomor Google Voice dengan cara ini, semua pelanggan dapat menghubungi satu nomor untuk mencapai departemen penjualan, tetapi pelanggan yang sudah ada akan dialihkan ke staf penjualan yang ditunjuk, sementara panggilan dari pelanggan baru dan potensial akan dikelola menggunakan pengaturan default ke secara bersamaan membunyikan seluruh departemen.

Pesan Suara oleh Email

Ketika pesan suara baru diterima di Google Voice dapat mengirim pesan suara ke alamat email dan / atau menyalin audio ke dalam teks pesan email. Anda dapat mengonfigurasi Google Voice untuk mengirim pesan voicemail ke grup email atau alamat daftar distribusi sehingga semua anggota departemen akan menerima pesan suara.

Setelah pesan suara dikirim ke email sama sekali akan membantu memastikan bahwa pesan tidak terlewatkan sepenuhnya, dan mendistribusikan pesan ke grup dapat meningkatkan efisiensi di mana departemen menanggapi pertanyaan pelanggan dan mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi secara signifikan.

Panggil skrining

Anda dapat mengkonfigurasi Google Voice untuk mengumumkan panggilan masuk kepada Anda sebelum Anda putuskan apakah Anda mau menerima panggilan itu atau tidak. Ketika telepon berdering dan Anda menjawab Anda tidak segera terhubung dengan penelepon. Google Voice akan mengidentifikasi sumber panggilan pada titik mana Anda dapat memilih apakah akan menerimanya atau meneruskannya ke pesan suara.

Fungsi ini dapat digunakan oleh individu atau tim untuk mengurangi waktu yang terbuang dan meningkatkan produktivitas. Jika Anda berada di tengah proyek, panggilan penting masih dapat dilakukan, sementara panggilan lain dapat dikirim ke pesan suara sehingga Anda dapat tetap fokus pada tugas yang lebih produktif.

Google baru-baru ini mengumumkan opsi baru, semacam Google Voice Lite, yang memungkinkan Anda untuk menggunakan beberapa fitur Google Voice sambil mempertahankan nomor yang ada, tetapi fungsi yang saya cantumkan di atas memerlukan akun Google Voice standar. Google Voice belum tersedia untuk masyarakat umum, tetapi jika Anda mengenal seorang teman atau teman yang memiliki Google Voice, Anda mungkin bisa mendapatkan undangan.

Untuk solusi teknologi dunia nyata untuk bisnis kecil dan menengah- - termasuk layanan cloud, virtualisasi, dan perbaikan jaringan lengkap - periksa PC World Tech Audit.

Tony Bradley adalah keamanan informasi dan pakar komunikasi terpadu dengan lebih dari satu dekade pengalaman TI perusahaan. Dia tweet sebagai @PCSecurityNews dan memberikan kiat, saran, dan ulasan tentang keamanan informasi dan teknologi komunikasi terpadu di situsnya di tonybradley.com.