Google Docs Mendapat Folder Bersama

Google Docs menerima perbaikan minggu ini yang mempermudah pengguna untuk berbagi item, mengunggah dokumen, dan tetap teratur. Tweak baru juga membawa sedikit perubahan ke beranda Google Docs dengan tampilan yang lebih seragam dan lebih sederhana.

Shared Folders

Salah satu fitur terbaik Google Docs adalah kemampuannya untuk memungkinkan Anda berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen dengan pengguna lain. Di masa lalu, jika Anda memiliki beberapa dokumen yang perlu Anda bagikan dengan satu workgroup, Google Docs mengharuskan Anda untuk mengirimkan beberapa pemberitahuan berbagi untuk setiap dokumen.

Fitur folder bersama yang baru memecahkan masalah ini, dengan memungkinkan Anda mengatur berbagi perizinan untuk satu folder. Cukup seret dan letakkan file yang perlu Anda bagikan ke dalam folder, lalu klik "bagikan folder ini" dan undang anggota grup kerja Anda. Orang-orang di workgroup Anda akan mendapat email yang memberitahukan Anda bahwa Anda telah membagikan folder ini. Setelah mereka masuk ke Google Docs, anggota workgroup Anda dapat melihat file yang telah Anda tambahkan ke folder, dan juga memasukkan file ke dalam folder Anda untuk dibagikan dengan grup yang sama.

Fitur baru ini berguna, tetapi ada beberapa permainan kata yang harus Anda ingat. Meskipun dokumen ada dalam folder bersama, izin akses untuk dokumen itu dilampirkan ke folder - bukan file. Jadi jika Anda menarik dokumen yang Anda miliki (yaitu Anda membuatnya) dari folder bersama, workgroup Anda tidak akan lagi dapat mengakses dokumen.

Mengelola Alur Kerja Anda

Kembali oleh permintaan populer adalah "Item Not In Folders "filter yang memungkinkan Anda untuk melihat dokumen apa pun yang Anda miliki yang tidak diatur ke dalam folder. Google membawa kembali fitur tersebut karena beberapa orang menggunakan ini sebagai alat alur kerja.

Salah satu cara untuk memanfaatkan filter ini adalah menggunakannya sebagai alat untuk melacak dokumen dalam tahap draf. Kemudian Anda dapat memindahkan dokumen ke folder setelah siap untuk prime time.

Ada satu detail yang harus Anda ketahui ketika menggunakan fitur ini: Katakanlah John membagikan laporan secara langsung dengan Mary, tetapi John tidak memilikinya laporkan dalam folder. Jika Mary memasukkannya ke salah satu foldernya, John akan melihat laporan itu memiliki tag folder, tetapi itu akan tetap muncul ketika John menyaring dokumennya dengan "Item Not In Folders." Dengan begitu, tindakan Mary tidak mengganggu alur kerja John. Filter "Item Not In Folders" dapat diakses di bawah menu "More Searches" di panel navigasi sebelah kiri.

Google Docs juga akan memungkinkan Anda mengunggah banyak file sekaligus. Cukup pilih semua file yang Anda inginkan menggunakan tombol "shift" atau "ctrl" ("command" pada Mac), dan kemudian mulai unggah Anda.

Tata letak baru Google Docs.

Tata letak lama Google Docs.

Anda juga akan melihat Google Docs memiliki tampilan yang sedikit berbeda. Tata letak baru adalah kotak kecil, dan ikon visual (seperti yang dibintangi, dibagikan, diunggah dan dihapus) telah dihapus demi tampilan teks saja.

Berbagi Alternatif

Jika Google Dokumen bukan untuk Anda, Microsoft juga memiliki dua opsi berbagi dokumen. Live Mesh, diluncurkan tahun lalu, memungkinkan Anda membuat jaringan perangkat dan menyinkronkan folder di antara mereka. Live Mesh juga memberi Anda desktop daring Anda sendiri, bernama Live Desktop, tempat Anda dapat berbagi folder dengan orang-orang di luar jaringan Anda atau Mesh. Untuk menggunakan Live Mesh Anda harus mengunduh program kecil, tetapi orang yang Anda bagikan item hanya perlu mendaftar untuk Live Desktop. Live Mesh bekerja pada sistem PC dan Mac.

Alternatif lain Microsoft adalah ruang penyimpanan onlinenya yang disebut Skydrive. Namun, izin berbagi Skydrive agak terlalu rumit, jadi saya sarankan untuk menggunakan Live Desktop dan Live Mesh jika Anda adalah pengguna Windows Live.