Mulailah perusahaan Anda dengan Evernote for Business

Jika staf Anda hanya membutuhkan aplikasi pencatatan, Evernote adalah pilihan yang jelas - ini adalah gorila 800 pon, yang telah tumbuh dalam lima hingga 50 juta pengguna. Tetapi program ini juga menawarkan berbagai fitur produktivitas eklektik, dan di sinilah kegunaannya dalam lingkungan bisnis jauh kurang jelas.

Ya, Evernote berjalan di hampir setiap platform, dan dapat menangkap informasi apa pun yang Anda kumpulkan di alam liar, termasuk catatan, gambar, video, tautan, rekaman suara, dan bahkan coretan tulisan tangan. Aplikasi ini dikemas dengan kemungkinan, namun CEO Evernote mengakui bahwa kegunaannya tidak segera terbukti dengan sendirinya. Tetapi cobalah untuk setidaknya beberapa minggu, kata Phil Libin, dan Anda akan menghargai bagaimana Evernote memberikan akses langsung ke semua yang Anda mungkin secara mental dan fisik tandai selama pekerjaan sehari.

Anda bahkan mungkin menganggapnya sebagai "kedua otak, "melapisi data yang Anda tidak tahu Anda bisa hidup tanpanya.

Mengapa Evernote?

Akses ke mana pun adalah titik penjualan utama.

Evernote dapat mengarsipkan kearifan organisasi. Pikirkan catatan yang Anda tulis di kartu nama dua tahun lalu. Atau instruksi manajer Anda yang (untungnya) Anda rekam minggu lalu. Atau artikel yang tidak jelas yang Anda tulis tentang pesaing utama. Sekarang, bagaimana jika sisa kolega Anda dapat mengakses data Evernote semacam itu dari perangkat apa pun, dan bagaimana jika Anda dapat mengakses data mereka juga? Dengan Evernote, arsip data itu tidak mengumpulkan debu. Sebaliknya, ia tumbuh dan beradaptasi dengan bisnis Anda.

Versi dasar Evernote gratis di desktop, di browser, dan di semua OS seluler besar. Mungkin karyawan Anda sudah menggunakannya. Artikel ini akan membantu Anda melangkah ke Bisnis Evernote berbayar, yang diluncurkan pada bulan Desember lalu. Layanan bisnis memungkinkan perusahaan Anda secara terpusat mengelola akun Evernote karyawan seharga $ 10 per pengguna per bulan atau $ 120 per tahun. Sebelumnya, Anda dapat memilih hanya antara versi pribadi Evernote dan Evernote Premium ($ 45 per tahun), yang menawarkan lebih banyak penyimpanan, notebook offline, dan opsi untuk memungkinkan orang lain mengedit notebook Anda.

Pesaing utama Evernote, Microsoft OneNote, adalah disertakan dengan versi terbaru Office, tetapi lisensi desktop yang berdiri sendiri biaya $ 70, dan tidak ada versi Mac tersedia. Versi OneNote iPhone dan iPad gratis Microsoft dibatasi hingga 500 catatan, berbeda dengan 100.000 pada Evernote.

Pelanggaran keamanan baru-baru ini menyebabkan Evernote meningkatkan langkah keamanannya dengan otentikasi dua faktor, kabar baik untuk menjaga data Anda.

Siapkan pengguna Anda

Status admin

Kunjungi halaman Bisnis Evernote dan masukkan alamat email kantor Anda ke kotak Memulai untuk membuat akun administrasi perusahaan baru. Anda dapat menggunakan akun Evernote yang ada jika Anda sudah menjadi pengguna, atau membuat yang baru. Setelah Anda memasukkan beberapa informasi dasar, pilih paket pembayaran Anda.

Untuk bisnis yang sangat kecil, menambahkan pengguna sesederhana mengetik alamat email dan mengklik Undang Pengguna. Opsi ini tersedia baik dari homepage Konsol Admin bisnis atau subsumer Tambah Pengguna. Jika Anda ingin semua orang di perusahaan Anda mendaftar ke Evernote, tetapi tidak ingin memasukkan semua alamat email itu satu per satu, maka izinkan siapa pun yang alamat emailnya berbagi nama domain Anda untuk membuat akun untuk dirinya sendiri. Jika staf Anda sudah memiliki akun Evernote di bawah alamat email tersebut, mereka akan ditingkatkan ke Evernote Business.

Jika Anda berada di perusahaan besar dan ingin menghindari penambahan ribuan karyawan secara manual dan harus ingat untuk menghapus akun mereka saat mereka meninggalkan perusahaan nanti, Anda akan menginginkan integrasi dengan Active Directory, LDAP, atau sistem masuk perusahaan lainnya. Evernote tidak menawarkan fitur ini, tetapi Anda dapat beralih ke opsi pihak ketiga seperti OneLogin.

Jika Anda seorang pemula Evernote, notebook Anda akan mulai sebagai batu tulis kosong.

Setelah Anda memasukkan pengguna ke dalam sistem, panel Kelola Pengguna memungkinkan Anda menghapus siapa pun yang meninggalkan perusahaan. Konsol Admin memungkinkan Anda untuk melihat detail dan riwayat penagihan Anda, serta mengelola buku catatan dan tag. Semua layar ini sangat mudah digunakan. Misalnya, Anda dapat dengan mudah melihat akun pengguna Anda dan menarik salah satu notebook yang berhubungan dengan pekerjaan ke dalam Perpustakaan Bisnis di seluruh perusahaan. (Lebih lanjut tentang bagaimana Evernote mengatur informasi Anda.) Jika pengguna Anda menandai buku catatan mereka sebagai pribadi, Anda tidak dapat melihatnya. Anda juga dapat mengekspor atau menghapus buku catatan dari akun pusat ini.

Siapkan data bisnis

Kebijakan kolektif staf akan menyediakan pustaka bisnis Anda.

Evernote mengatur informasi ke dalam catatan-catatan individu dari data yang disimpan dari Web atau dunia dalam jumlah besar sekali dalam satu waktu. Karena Evernote menyimpan media kaya, "catatan" dapat berupa foto ponsel cerdas dari tiket parkir, teks memo, daftar belanja, rekaman audio, atau halaman web. Daftarnya terus berlanjut.

Anda dapat menambahkan catatan ke buku catatan, yang kemudian dapat Anda tambahkan ke tumpukan buku catatan. Yang mendasari semua ini adalah kata kunci-tag yang Anda lampirkan ke catatan untuk membantu pengguna mencarinya nanti. Semuanya muncul di Perpustakaan Bisnis Anda, gudang komunal untuk perusahaan.

Ruang kerja Evernote Anda menampilkan tiga jenis buku catatan: buku catatan pribadi Anda, buku catatan bisnis Anda, dan buku catatan di Perpustakaan Bisnis perusahaan. Buku catatan pribadi Anda bersifat pribadi, tetapi Anda dapat membagikannya, jika Anda suka, dengan siapa pun di dalam atau di luar perusahaan.

Buku catatan bisnis Anda dapat diakses oleh administrator Evernote perusahaan Anda tetapi tidak untuk karyawan lain, kecuali Anda membagikannya dengan orang-orang tersebut atau menambahkannya ke Perpustakaan Bisnis. Buku catatan di Perpustakaan Bisnis dapat diakses oleh siapa pun di perusahaan.

Buku catatan mengatur catatan.

Untuk berbagi buku catatan di browser Web, klik panah bawah di sebelah kanan nama buku catatan. Di versi desktop, klik kanan nama buku catatan.

Anda tidak dapat memindahkan buku catatan dari bagian pribadi ke bagian bisnis, tetapi Anda dapat memindahkan catatan individu di Evernote versi desktop: Cukup klik kanan pada catatan nama, klik Pindahkan Catatan, dan pilih nama buku catatan tujuan.

Untuk memindahkan seluruh buku catatan ke dalam kategori bisnis, pertama-tama buat buku catatan kosong baru di bagian bisnis, kemudian pindahkan atau salin individu tersebut catatan. Anda dapat mengelompokkan catatan ke dalam buku catatan, dan mengumpulkan buku catatan ke dalam tumpukan-hanya menyeret satu notebook di atas yang lain di browser atau klien desktop untuk membuat tumpukan.

Jika Anda memerlukan lebih banyak tingkat organisasi, buka tag, yang Anda dapat bersarang tanpa batas. Tumpukan dan hierarki tag yang Anda atur, bahkan di notebook bisnis Anda, adalah milik Anda sendiri. Ingat bahwa tumpukan hanya untuk organisasi visual, tidak bersarang seperti sistem file.

Buat daftar tag selama yang Anda suka.

Jika Anda tidak dapat diganggu untuk melakukan semua pengarsipan manual catatan ini, cukup manfaatkan fitur pencarian yang kuat dari Evernote untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan di ruang kerja Anda sendiri atau di perpustakaan perusahaan. Fungsi pencarian bahkan meluas ke pengenalan karakter pada catatan tulisan tangan.

Memberdayakan bisnis Anda

Anda telah mengatur akun bisnis Anda, dan Anda telah berbagi beberapa dokumen dengan rekan kerja. Sekarang apa?

Untuk bermain dengan Evernote Business dan belajar betapa kuatnya hal itu, gunakan di pertemuan berikutnya. Di bagian Buku Catatan Bisnis akun Anda, buat buku catatan baru untuk rapat dan bagikan dengan rekan kerja. Kemudian akses melalui laptop, tablet, atau ponsel cerdas Anda di rapat itu sendiri.

Evernote menyimpan catatan secara otomatis saat Anda menggunakan browser atau klien seluler, sehingga rekan Anda dapat segera melihat apa yang telah Anda tambahkan. Pada klien PC dan Mac, Evernote menyimpan catatan sesuai jadwal yang Anda tetapkan, seperti setiap 15 menit atau satu kali sehari. Anda juga dapat menyinkronkan catatan secara manual kapan saja.

Siapa pun dapat menyumbangkan catatan ke buku catatan bersama, dan mereka dapat terus berkolaborasi setelah rapat selesai. Tetapi jangan berhenti untuk membagikan lampiran dokumen catatan-berbagi yang diketik atau halaman web juga. Jika kolega Anda membawa tablet atau laptop sendiri ke pertemuan, tidak perlu mencetak dokumen untuk setiap peserta.

Anda dapat membuat kontak bisnis semua orang dengan membagikannya kepada perusahaan.

Selama rapat, Anda dapat jepret foto kartu nama dan tambahkan sebagai catatan ke buku catatan bersama untuk catatan mudah tentang siapa yang hadir. Kartu nama sepenuhnya dapat dicari, karena Evernote memiliki pengenalan karakter optik bawaan.

Jika perangkat Anda memiliki input audio, rekam beberapa pertemuan. Pengenalan suara built-in tersedia pada perangkat iOS dan Android, jika Anda ingin perekaman ditranskripsikan secara otomatis.

Jika grup Anda menggunakan papan tulis untuk brainstorming selama pertemuan, ambil gambar untuk menyimpannya untuk nanti. Karena Evernote dapat membaca tulisan tangan, Anda akan dapat mencari catatan papan tulis juga.

Dan berbicara tentang tulisan tangan, jika Anda lebih suka menulis daripada mengetik, mengambil catatan tulisan tangan langsung di perangkat seluler Anda atau dengan pena Livescribe Anda, atau tulis di atas kertas dan kemudian jepret foto halaman.

Manfaatkan kekuatan pengenalan dan pengenalan suara Evernote.

Apakah acara yang Anda hadiri memiliki feed Twitter? Simpan semua tweet yang terkait ke dalam catatan Evernote dengan mengatur proses IFTTT. IFTTT (Jika Ini, Maka Itu) adalah alat, pihak ketiga gratis yang memungkinkan Anda untuk membuat proses otomatis sederhana. Selain memantau umpan Twitter, IFTTT dapat menarik Google Berita dan peringatan pencarian Google, serta umpan RSS dari blog atau publikasi online apa pun. Catatan Anda akan mudah ditemukan nanti di Evernote, diatur dengan catatan lain dari rapat, dan, seperti catatan papan tulis, mereka akan sepenuhnya dapat ditelusuri. Ketika Anda dan kolega Anda kembali ke kantor, semua orang akan dapat mengakses catatan acara yang sama dan terus berkolaborasi.

Ini hanyalah awal dari cara kreatif perusahaan Anda dapat berkolaborasi dan bekerja lebih efisien dengan Evernote