Dapatkan Alat Pelacakan Beban Bisnis Besar Untuk Kantor Kecil Anda

ExpenseWatch membantu usaha kecil dan menengah melacak dan menyetujui biaya perusahaan melalui aplikasi berbasis browser. Jika Anda menggunakan sistem berbasis kertas atau sistem kikuk lain untuk mengelola permintaan pembelian dan faktur, layanan ini berpotensi menghemat biaya tenaga kerja dengan mengotomatisasi proses-proses ini. Ini juga dapat menghemat uang Anda dengan alat auditnya, memberikan perspektif baru tentang di mana Anda dapat mengurangi anggaran. Alat-alat ini standar di perusahaan besar, tetapi ExpenseWatch dapat menempatkan pakaian Anda yang lebih kecil dengan pijakan yang sama.

ExpenseWatch dipatahkan menjadi lisensi pengguna bulanan untuk masing-masing dari tiga alat: perjalanan dan hiburan, pembelian, dan manajemen faktur. Anda pada dasarnya membutuhkan lisensi untuk setiap pengguna bersamaan, seperti jumlah orang yang biasanya bepergian sekaligus untuk yang pertama atau satu per manajer departemen untuk pembelian. Setiap lisensi perjalanan dan hiburan biaya $ 16 sementara dua jenis lainnya biaya $ 31 masing-masing. (Uji coba gratis juga tersedia.)

Alat perjalanan dan hiburan memungkinkan karyawan di jalan langsung memasukkan biaya ketika terjadi. Anda akan dapat mengatur parameter otomatis untuk disetujui - seperti biaya makan malam dengan klien hingga $ 35 / orang - atau secara manual menerima transaksi. Maka barang-barang ini secara otomatis dapat dialihkan ke departemen akuntansi Anda untuk penggantian dan pembukuan lainnya. Dan fungsi audit - seperti membandingkan pendapatan klien associate penjualan dengan pengeluaran schmoozing mereka - dapat membantu mendapatkan perspektif yang lebih besar tentang bagaimana Anda membelanjakannya.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Alat pembelian memungkinkan karyawan membuat permintaan untuk persediaan kantor atau barang yang lebih besar, menjaga jalur persetujuan otomatis atau manual yang sama. Anda dapat melakukan pembelian dengan beberapa situs web, termasuk Dell, CDW, dan Office Depot, secara otomatis memasukkan transaksi tersebut ke dalam sistem Anda. Atau Anda dapat memasukkan rincian pembelian secara manual. Laporan detail berapa banyak yang Anda habiskan di pemasok terbesar Anda; Anda dapat menggunakan data tersebut untuk bernegosiasi untuk diskon atau manfaat lainnya.

Alat manajemen faktur melacak penganggaran dan pembayaran pekerjaan kontrak dan faktur lainnya. Seperti dua alat lainnya, itu menetapkan alur kerja dan proses persetujuan. Ini mendokumentasikan siapa yang menyetujui kontrak dan faktur, dan dari mana anggaran itu berasal. Faktur yang dibuat dengan alat pembelian secara otomatis menyertakan backstory itu, tetapi faktur yang tidak terkait juga dapat ditambahkan. Dan banyak parameter, seperti batas anggaran, dapat membantu Anda melacak biaya-biaya ini.

Jika perusahaan Anda tumbuh dan membelanjakan lebih banyak, alat pengeluaran dan audit ini dapat sangat berguna. Mungkin Anda telah menambahkan karyawan baru yang perlu melakukan pembelian atau memiliki anggaran yang lebih besar; Anda akan memastikan bahwa bisnis tidak menjadi boros. Atau jika Anda menghadapi waktu yang lebih ramping, Anda dapat menggunakan alat untuk merampingkan proses persetujuan Anda dan menunjukkan tempat untuk mengurangi. Dalam situasi apa pun - atau kombinasi keduanya - ExpenseWatch bisa menjadi apa yang Anda butuhkan untuk menjaga bisnis tetap berkembang.

Zack Stern adalah penulis dan editor freelance yang tinggal di San Francisco.