Tampilan Pertama: Layanan Kolaborasi Dokumen Acrobat.com Adobe

Hari ini Adobe meluncurkan versi beta publik gratis dari Acrobat.com, suplemen berbasis Web untuk aplikasi pembuatan dokumen PDF populernya. Situs baru ini menawarkan berbagai layanan untuk membantu bisnis berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen. Ini juga mendukung konferensi Web dasar (termasuk desktop sharing) dan konversi dokumen bebas terbatas ke format PDF.

Acrobat.com bekerja dengan baik dengan versi beta Acrobat 9 (juga diumumkan hari ini), yang termasuk menu untuk berbagi dan berkolaborasi di dokumen. (Lihat Tampilan Pertama kami, "Acrobat 9 Bertujuan untuk Menemukan Kembali PDF"). Versi terakhir dari Acrobat 9 dijadwalkan untuk dikirim pada bulan Juli, bersama dengan versi baru Adobe Reader.

Tetapi bahkan jika Anda tidak menggunakan aplikasi desktop Adobe, Anda bisa mendapatkan banyak jarak tempuh dari Acrobat.com jika Anda bekerja dengan orang lain untuk membuat dokumen. Saya dapat menguji sebagian besar fitur beta Acrobat.com minggu lalu, dan menemukan mereka sebagai perpaduan layanan yang sangat baik untuk kolaborasi jarak jauh.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Acrobat.com memiliki empat komponen utama: pengolah kata yang disebut Buzzword; berbagi file online melalui fitur yang disebut Share; konverter file yang memungkinkan Anda mengonversi hingga lima dokumen per bulan, gratis, ke format PDF (ditawarkan dalam Share); dan ConnectNow untuk konferensi web pribadi. Adobe juga membuat API tersedia untuk pengembang sehingga mereka dapat membuat mash-up layanan lebih mudah. ​​

Pengolah Kata

Kata kunci tidak ada Microsoft Word, tetapi mencakup dasar-dasar pembuatan dokumen, termasuk pemformatan, tabel, dan pengimporan gambar.

Buzzword, pengolah kata berbasis Flash, pada awalnya dikembangkan oleh Virtual Ubiquity, yang diperoleh Adobe pada September lalu. Program ini bukan Microsoft Word, tetapi mencakup dasar-dasar pembuatan dokumen, termasuk pemformatan, tabel, dan pengimporan gambar. Menu-nya mudah dipelajari dan waktu responsnya cepat.

Kata kunci bersinar ketika Anda perlu berbagi atau membuat dokumen secara kolaboratif. Anda dapat memutuskan apakah akan berbagi dokumen dengan siapa pun yang mengetahui URL-nya atau untuk membatasi akses ke pengguna Acrobat.com tertentu. Hak pengguna - yang dikirim oleh orang yang menyerahkan dokumen ke Acrobat.com - berkisar dari Co-author (hak pengeditan dokumen lengkap) hingga Reviewer (dapat menambahkan komentar saja) ke Reader (boleh membaca saja).

Setiap Komentar kolaborator muncul dalam warna yang berbeda. Kata kunci menyimpan dokumen secara otomatis saat Anda bekerja. Anda dapat kembali ke versi sebelumnya jika Anda mau.

Anda dapat mengimpor dan mengekspor dokumen-dokumen Buzzword ke format dokumen populer lainnya termasuk Word (.doc,.docx,.xml),.rtf, dan.txt. Anda juga dapat mengekspor ke format HTML atau ke PDF.

Berbagi Dokumen

Bagikan menetapkan URL unik untuk setiap dokumen yang Anda unggah ke akun Anda (Anda mendapatkan ruang penyimpanan 5GB). Untuk berbagi dokumen, Anda memasukkan alamat email orang lain, bersama dengan pesan opsional, dan tentukan apakah file dapat dilihat secara publik atau hanya oleh penerima. Penerima akan menerima e-mail dengan tautan ke dokumen.

Anda dapat menanamkan dokumen publik di situs Web atau blog. Pembaca akan melihat thumbnail kecil; mereka dapat mengklik ini untuk melihat dokumen PDF atau file gambar dalam pratinjau layar penuh.

Anda dapat berbagi file, termasuk dokumen Office, dalam format non-Adobe. Anda juga dapat melihat PDF, dokumen Microsoft Office, file gambar, dan file StarOffice / Open Office dari dalam browser.

PDF Form Sharing dan Konversi

Acrobat.com menawarkan layanan berbagi formulir dan tabulasi PDF yang menarik suara juga; tetapi karena memerlukan Acrobat 9 (yang tidak tersedia untuk pengujian sebelum peluncuran situs), saya tidak dapat mencobanya. Namun, Adobe menyajikan demo tentang bagaimana fitur itu dapat digunakan untuk mendistribusikan formulir PDF (untuk pendaftaran konferensi, katakanlah) melalui e-mail.

Penerima akan diinstruksikan untuk melengkapi formulir dan mengirimkannya ke Acrobat.com, yang akan memberi tahu pengirim asli ketika formulir yang telah dilengkapi tiba dan akan memetakan hasilnya dalam database sederhana. Pengirim kemudian dapat melihat hasilnya, dikelompokkan berdasarkan kategori seperti penerima yang terdaftar pada sesi konferensi mana.

Ini bisa menjadi layanan berharga untuk bisnis kecil yang saat ini harus menyiapkan server sendiri untuk menangani tabulasi formulir.

Acrobat.com juga memungkinkan Anda menambahkan komentar ke dokumen PDF. Karena Acrobat 9 mendukung lebih banyak jenis file - termasuk konversi video ke FLV - Anda dapat menandai dan mendiskusikan perubahan video jika Anda memiliki aplikasi desktop.

Web Conferencing

Layanan konekon Web Adobe ConnectNow untuk perorangan dan dukungan usaha kecil hingga tiga peserta konferensi. Agaknya batas pengguna yang agak rendah ini dimaksudkan sebagai bujukan bagi bisnis untuk meng-upgrade ke Adobe Connect Pro.

ConnectNow memungkinkan Anda dapat berbagi desktop komputer Anda dan berkolaborasi pada dokumen secara real time. Anda juga dapat mengambil catatan rapat dalam pod catatan, bertukar pesan obrolan teks, atau berkomunikasi melalui audio. Adobe menyediakan nomor teleconferencing yang menggunakan layanan konferensi suara Vapps, tetapi pengguna

harus membayar semua biaya tol. Layanan konferensi serupa dengan yang ditawarkan oleh beberapa pesaing, termasuk WebEx Cisco.

Perangkat Lunak Desktop Bermanfaat tetapi Tidak Diperlukan

Sebagian besar layanan Acrobat.com tidak mengharuskan Anda membeli aplikasi Adobe. Anda dapat mendaftar dan menggunakan situs secara mandiri atau dengan Adobe Reader 9 gratis setelah dirilis. Anda akan membutuhkan Acrobat 9 untuk memanfaatkan beberapa kemampuan Acrobat.com yang baik, namun, seperti kemampuan untuk membuat formulir dan untuk membuat dan menanamkan video dalam bentuk PDF untuk anotasi.

Setelah periode pengujian beta berakhir (Adobe hasn ' t ditentukan tanggal untuk ini), perusahaan akan membebankan biaya (belum ditentukan) untuk layanan Acrobat.com premium yang akan menawarkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar dan kemampuan tambahan yang belum teridentifikasi. Versi dasar dari layanan ini akan tetap gratis.

Saya sangat terkesan dengan kemampuan kolaborasi dokumen Acrobat.com, yang lebih unggul daripada yang ditawarkan oleh layanan online lainnya, seperti Google Docs. Jika Anda sering perlu bekerja dengan orang lain untuk membuat dokumen, saya sarankan Anda mencoba layanan baru Adobe.

Richard Morochove adalah konsultan dan penulis IT. Kirimi dia pertanyaan melalui e-mail tentang penggunaan teknologi dalam bisnis kecil atau menengah yang terhubung. Dunia PC dapat mengedit kueri Anda dan tidak dapat menjamin bahwa semua pertanyaan akan dijawab.