Tanda tangan E: Panduan lengkap untuk penandaan tanpa kertas

Rencana terbaik Anda menuju kertas tanpa kertas akan berhenti ketika Anda perlu membuat tanda tangan seseorang di dokumen. Proses itu biasanya melibatkan pencetakan dokumen, menandatanganinya sendiri, mengirim faks ke pihak lain, dan menunggu mereka untuk mencetak, menandatangani, dan mengirimnya kembali - di mana itu dicetak untuk ketiga kalinya dan disimpan dalam lemari selamanya.

Ini adalah rejimen kuno. Ini pekerjaan yang sibuk. Tapi ada cara yang lebih baik.

Skema tanda tangan elektronik telah menjadi bisnis besar. Bahkan, sektor e-signing berada di jalur untuk tumbuh di utara $ 5 miliar pada akhir dekade ini, menurut DocuSign CMO Dustin Grosse. Alat penandatanganan elektronik mewakili respon yang sangat dibutuhkan dan teknologi tinggi terhadap ketidakefisienan yang sangat luas dalam menangani tanda tangan fisik.

[Bacaan lebih lanjut: Cara menghapus malware dari PC Windows Anda]

Sementara sistem bervariasi dari penyedia ke penyedia, ide umum di belakang mereka sama. Anda mengunggah dokumen-Word, PDF, atau bahkan file gambar-ke layanan online, lalu memberi tag dengan anotasi khusus di mana tanda tangan akhirnya harus pergi. Layanan mengirim file yang diberi markup ini ke penerima Anda yang ditentukan, yang kemudian "menandatanganinya" dengan beberapa klik, baik dengan font kursif saham atau dengan tulisan yang mereka gambar menggunakan mouse (atau jari, menggunakan tablet) dengan cepat. Setelah selesai, file yang ditandatangani dikirim kembali kepada Anda, misi selesai.

Pengguna menandatangani kontrak elektronik dalam jumlah besar. EchoSign mengatakan sekarang memproses 1,5 juta dokumen sebulan, dan jumlah itu naik.

Apakah ini benar-benar legal?

Ini terdengar cepat dan nyaman - dan itu mengalahkan keluar dari berurusan dengan surat terdaftar - tetapi apakah kontrak yang ditandatangani secara elektronik itu legal? Apakah mereka akan bertahan di pengadilan dengan cara yang sama seperti kertas bernoda tinta? Untuk sebagian besar, apakah Anda bisnis yang menghasilkan dokumen digital untuk ditandatangani, atau konsumen menandatangani mereka dengan klik mouse, jawabannya adalah ya definitif.

Pengaturan EchoSign dapat merekam tanda tangan Anda yang sebenarnya dengan mouse atau stylus.

Pemerintah AS benar-benar mengambil langkah terbesar untuk menyelesaikan masalah hukum tanda tangan elektronik pada tahun 2000 dengan UU ESIGN, yang memberikan tanda tangan elektronik dengan bobot hukum yang sama seperti yang ditulis tangan. Hukum negara, untuk sebagian besar, telah mengikuti sesuai dalam mengakui validitas mereka.

Sebagai pengacara Louisiana Andrew Legrand mencatat, di negara itu "untuk membentuk tanda tangan elektronik, tanda elektronik harus 1) dibuat oleh orang dengan 2) niat untuk menandatangani catatan. Ini tidak jauh berbeda dari tanda tangan yang ditulis tangan. Pada dasarnya, itu bukan tanda sebenarnya tetapi arti dibalik tanda yang penting. "

Apakah tanda tangan elektronik cukup bagus untuk semuanya? Hampir. Legrand mengatakan, "Satu-satunya dokumen yang saya simpan asli adalah surat wasiat dan surat promes. Ini adalah dua dokumen yang saya khawatir hanya memiliki salinan digital. Mereka terlalu penting."

Seberapa serius pengadilan mengambil tanda tangan elektronik? Says Legrand, "Sangat penting untuk mengenali bahwa hakim federal menggunakan tanda tangan digital pada semua perintah mereka. Seperti yang Anda mungkin atau mungkin tidak sadar, pengadilan ini tidak memiliki kertas. Ketika hakim 'menandatangani' perintah, mereka menggunakan perangkat lunak PDF untuk menempatkan elektronik cap tanda tangan mereka ke pesanan. Apakah pengadilan federal akan menggunakan tanda tangan elektronik jika mereka pikir mereka membawa kurang berat daripada tanda tangan tulisan tangan? "

Memang, sebagian besar pengadilan telah mendukung itu dengan putusan bahwa e-signature sama seperti legit sebagai tinta.

Tapi siapa yang melakukan penandatanganan?

Pengaturan DocuSign.

Selain dari beberapa dokumen hukum utama - jika Anda menyelesaikan perjanjian pranikah Anda, Anda mungkin ingin itu dilakukan pada kertas-paling kontrak dapat dengan aman ditangani melalui sarana elektronik. Pengecualian adalah segala sesuatu yang membutuhkan notaris.

Memang, tanda tangan bukan hanya tanda yang mengatakan Anda setuju dengan ketentuan kontrak atau transaksi keuangan. Ini juga berfungsi untuk memverifikasi identitas Anda - itulah mengapa Anda harus menandatangani tanda terima kartu kredit. Tetapi dalam banyak kasus ini, identitas bukanlah masalah besar. Dalam kasus di mana itu adalah transaksi keuangan besar, operasi bisnis, atau pengajuan hukum-notaris diperlukan untuk memastikan bahwa Anda, orang yang menandatangani dokumen, sebenarnya yang Anda klaim.

Itu masalah dengan e-penandatanganan. Sampai saat ini, layanan tanda tangan elektronik tidak memiliki alternatif yang bagus untuk notaris, yang tetap merupakan kemunduran kuno dan memakan waktu yang mungkin akan bersama kami selama beberapa dekade mendatang. Untuk saat ini, dalam banyak transaksi bernilai tinggi, tanda tangan elektronik sekarang hidup berdampingan dengan yang fisik - dan dalam beberapa kasus Anda akan mendapati bahwa Anda harus menandatangani dokumen dengan dua cara. Cobalah mendapatkan hipotek rumah baru dan Anda akan melihat apa yang saya maksud.

Opsi tanda tangan

DocuSign memungkinkan Anda memilih tanda tangan mana yang akan digunakan.

Tanda tangan elektronik menemukan rumah pada segala macam dokumen bisnis. Dari kontrak layanan sederhana hingga transaksi real estat yang rumit, dokumen yang ditandatangani secara elektronik kini menjadi prosedur operasi standar.

Cheronn Collins, yang mengoperasikan perusahaan penyewaan stan foto di Washington, DC, mengatakan dia menggunakan perjanjian elektronik untuk menutup penyewaan 30-plus ke tanggal. "Sejauh ini," katanya, "Saya belum menerima umpan balik negatif dari pelanggan saya."

Jika Anda memiliki dokumen yang perlu ditandatangani, Anda tidak perlu merakitnya bersama-sama sendiri. Meskipun Anda secara teknis dapat mengirim seseorang file PDF atau Word dan meminta mereka untuk membubuhi keterangan dengan tanda tangan yang digambar dengan mouse, itu mungkin legal, tetapi itu adalah cara yang kikuk untuk menyelesaikan pekerjaan.

Berbagai layanan berbasis cloud telah muncul untuk membantu Anda memanfaatkan peningkatan dalam penandatanganan e-mail, membuat seluruh proses menjadi sederhana dan menambahkan fitur tambahan yang membuat pengelolaan kontrak lebih mudah, dan sepenuhnya online. Banyak layanan bahkan menawarkan aplikasi seluler yang memungkinkan penerima untuk menandatangani melalui ujung jari pada ponsel cerdas atau tablet mereka (terutama berguna untuk urusan langsung). Penetapan harga mungkin terlihat di semua tempat, tetapi sebagian besar dari layanan ini menawarkan paket $ 20 per pengguna per bulan yang dirancang untuk mencakup usaha kecil. Percobaan dasar, lima-dokumen per bulan gratis untuk mendapatkan satu pengguna dimulai juga merupakan norma.

Berikut adalah pemain utama dalam penandatanganan-e, dan inilah cara kerja alat mereka.

DocuSign

Docusign

Penyedia layanan utama untuk industri real estat, DocuSign yang didukung Google adalah layanan yang langsung dan penuh fitur yang harus ditemukan bisnis apa pun dengan mudah. Unggah file ke DocuSign (DocuSign menempatkan file Anda di "amplop" yang dapat Anda kirim sebagai grup), lalu seret dan letakkan kotak tanda tangan ke dokumen tempat Anda ingin tanda tangan tersebut. DocuSign kemudian mengirim email dokumen ke penerima yang Anda tentukan. Anda juga dapat mengatur pengingat yang membuat penerima Anda e-eign, dan mengatur dokumen untuk kedaluwarsa jika mereka belum masuk secara tepat waktu. Dasbor memungkinkan Anda melacak semua kontrak Anda yang luar biasa dan selesai. Versi tablet iOS dan Windows 8 tersedia. Paket berkisar dari gratis (layanan sangat dasar) hingga $ 20 per pengguna per bulan.

EchoSign

Opsi tanda tangan di EchoSign

Diakuisisi oleh Adobe pada 2011, EchoSign terlihat dan bertindak sangat mirip DocuSign, dan sebanding dengan itu dalam banyak cara. Anda mengunggah dokumen, mengatur lokasi tanda tangan (atau hanya menentukan satu tanda tangan di bagian akhir), dan mengirim kontrak melalui email. Dasbor sederhana memungkinkan Anda melacak status semua kontrak keluar dan masuk.

Beberapa fitur menarik di EchoSign termasuk kemampuan untuk menggabungkan tanda tangan faks untuk penerima yang lebih memilih untuk menandatangani dengan tangan, dan lapisan tambahan verifikasi yang memungkinkan Anda meminta penerima untuk memasukkan kata sandi yang Anda berikan atau informasi pribadi lainnya, seperti empat digit terakhir dari Nomor Jaminan Sosial mereka. Tentu saja, integrasi dengan berbagai produk Adobe membuat ini menjadi pilihan menarik untuk toko-toko PDF-sentris. Versi tablet iOS dan Windows 8 tersedia. Paket berkisar dari gratis (layanan sangat dasar) hingga $ 399 per bulan.

Sertifi

Layanan yang agak lebih sederhana ini tidak begitu cantik, tetapi Sertifi memiliki sebagian besar fitur dasar yang Anda butuhkan dalam sistem e-signing jika dua pemain utama di atas tidak sesuai dengan keinginan Anda. Dokumen dapat ditandatangani sepenuhnya secara elektronik, atau dicetak, ditandatangani, dan difaks. Anda tidak akan menemukan dasbor yang mewah di sini, tetapi file masih dapat dilacak melalui Sertifi dan diarsipkan di situs. Paket berkisar dari gratis (layanan sangat dasar) hingga $ 199 per bulan.

RightSignature

Terkemuka sebagai alternatif yang lebih murah di atas ($ 14 per bulan memberi Anda pengiriman tak terbatas untuk satu pengguna, bukan $ 20 biasa), RightSignature memiliki semua fitur dari rekan-rekannya yang lebih mahal, memungkinkan Anda menetapkan lokasi lapangan untuk tanda tangan, inisial, dan tanggal pada kontrak yang rumit dan menentukan kapan kontrak berakhir - meskipun semua tanda tangan harus digambar dengan tangan alih-alih diketik.

HakSignatur juga mencakup pembangun formulir online, yang memungkinkan penerima mengisi informasi kontrak yang lebih terperinci (nomor telepon, alamat, dan sebagainya), berguna jika Anda ingin menggunakan layanan tanda tangan Anda untuk menghasilkan banyak dokumen boilerplate yang membutuhkan tanda tangan, seperti perjanjian keanggotaan untuk gym atau keringanan pengabaian sewaan. Dasbor disertakan. Versi iOS tersedia. Paket berkisar dari gratis (layanan sangat dasar) hingga $ 49 per bulan (layanan tak terbatas untuk 10 pengirim).