Menjadi pengguna kekuatan QuickBooks dalam 11 langkah sederhana

Ada alasan mengapa QuickBooks tetap menjadi perangkat lunak akuntansi bisnis kecil yang paling populer. Intuit telah menghabiskan 13 tahun untuk mengasah fitur-fiturnya. Karena ada versi baru setiap tahun, Anda mungkin tidak dapat mempercepat segala hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat QuickBooks lebih mudah dan lebih cepat untuk digunakan.

Baik Anda sedang membuat laporan atau mencari pintas untuk memanggil informasi penting, kiat-kiat ini akan menghemat waktu dan penekanan tombol Anda. Setiap tip diberi label dengan edisi tahun QuickBooks yang pertama kali muncul, kembali ke QuickBooks 2010. Segala yang lebih tua hanya ditampilkan sebagai pra-2010.

Buat QuickBooks ikuti preferensi Anda

QuickBooks menawarkan sejumlah besar opsi di Jendela Preferensinya, yang Anda akses dari menu Edit. Untuk setiap item Preferensi, Anda mendapatkan tab untuk opsi pribadi dan perusahaan. Pilihan pribadi hanya berlaku untuk pengguna saat ini, sementara opsi perusahaan muncul untuk semua pengguna. Sebaiknya klik pada kedua tab untuk melihat semua pilihan penyesuaian Anda.

1. Pilih desktop Anda (QB2010)

Tampilan desktop

Diagram alur default yang muncul saat Anda pertama kali meluncurkan salinan QuickBook baru tampak seperti sesuatu dari kelas akuntansi, tetapi untungnya Anda tidak terjebak dengannya. Di Preferensi, Tampilan Desktop Anda dapat memilih layar pengaktifan lainnya, seperti Snapshot Perusahaan, dengan membuka jendela yang Anda inginkan dan kemudian mengklik Simpan tombol radio desktop saat ini. Atau, Anda dapat memiliki QuickBooks cukup dengan menyimpan jendela Anda bekerja ketika Anda mematikannya dengan mengklik Simpan ketika menutup perusahaan. Di jendela yang sama ini, Anda juga dapat memilih antara opsi default, membiarkan banyak jendela terbuka saat Anda bekerja, atau satu-satunya opsi waktu (saat Anda membuka jendela, jendela sebelumnya ditutup secara otomatis).

2. Mempercepat pencarian (QB2012)

Pencarian

fitur pencarian QuickBooks memungkinkan Anda menemukan item di file perusahaan Anda atau file bantuan program. Secara default, kolom pencarian muncul di ikon bar bagian atas (dipanggil di Lihat, kemudian ikon bar Atas), tetapi di bawah Preferensi, Pencarian Anda dapat menghapus itu, dan juga tentukan apakah Anda ingin perusahaan atau membantu pencarian file. (Secara default, QuickBooks memungkinkan Anda memilih dari menu drop-down di bawah pencarian yang diajukan setiap kali Anda melakukan pencarian.) Di tab Perusahaan, Anda juga dapat menentukan seberapa sering QuickBooks harus mengindeks file perusahaan Anda sehingga pencarian akan mencerminkan entri terbaru. QuickBooks merekomendasikan pengindeksan pada interval 30 menit, tetapi karena pengindeksan dapat memperlambat program, Anda mungkin ingin memilih peregangan lebih lama. Ketika Anda perlu menemukan transaksi baru-baru ini, Anda selalu dapat mengklik tombol Perbarui Sekarang di jendela ini.

3. Temukan pesan lama (sebelum QB2010)

QuickBooks secara default memiliki banyak pengingat yang dapat Anda matikan dengan mencentang kotak jangan-tampilkan-pesan-ini-lagi dalam pesan. Tetapi jika Anda ingin membawa mereka kembali, cukup lompat ke jendela preferensi umum dan klik kotak “Bawa kembali semua pesan satu kali”. Di sini Anda juga dapat menggunakan QuickBooks untuk menggunakan tombol Enter ke tab di antara bidang, menunjukkan (atau menekan) teks yang terpotong di ToolTips, memilih antara menggunakan tanggal hari ini dan tanggal transaksi terakhir untuk transaksi baru, dan banyak lagi. Versi 2012 dan versi yang lebih baru memberi Anda opsi menjalankan QuickBooks di latar belakang untuk mempercepat peluncurannya.

Bekerja lebih baik dengan data dan laporan

4. Tambah atau edit beberapa entri daftar (QB2011)

Banyak entri daftar

Katakanlah Anda perlu memperbarui daftar QuickBooks, apa pun dari pelanggan dan vendor hingga layanan dan suku cadang. The Tambah / Edit Beberapa Entri di bawah item menu Daftar menyediakan beberapa cara praktis untuk melakukannya. Dengan menampilkan data daftar dalam format kisi seperti spreadsheet, ini memungkinkan Anda untuk menyisipkan, menghapus, atau memindahkan kolom dan menempelkan salinan sel Excel, selain hanya mengetik entri baru. A Salin bawah perintah yang muncul ketika Anda mengklik kanan sel akan mengisi sisa kolom dengan isi sel. Namun, gunakan dengan hati-hati karena akan menimpa semua konten sebelumnya.

5. Ubah laporan sebelum dijalankan (sebelum QB2010)

Ubah laporan

QuickBooks membuat tweaker laporan sangat mudah, tetapi Anda tidak perlu menunggu laporan dibuka sebelum melakukan perubahan. Buka Preferensi, Laporan, dan centang Ingatkan saya untuk mengubah opsi laporan sebelum membuka laporan. Mulai saat itu, ketika Anda memilih laporan, Anda akan mendapatkan jendela dengan opsi-opsinya sebelum Anda menjalankan laporan yang sebenarnya. Jika set data Anda besar, ini bisa menjadi penghemat waktu nyata.

6. Auto-refresh laporan di Excel (QB2012)

Perbarui laporan secara otomatis.

Banyak pengguna QuickBooks suka mengekspor data laporan ke spreadsheet Excel, di mana mereka dapat membuat tweak mulai dari perubahan format hingga penambahan rumus. QuickBooks beberapa waktu lalu membuat pembuatan spreadsheet mudah dengan meletakkan tombol Excel di bagian atas laporan, yang menampilkan jendela dengan opsi pengeksporan. Anda bahkan dapat mengatur beberapa opsi Excel sebelum mengekspor data dengan mengklik tombol Advanced.

Masalah dengan ini di edisi sebelumnya adalah bahwa menyegarkan spreadsheet tweak dengan data baru dari QuickBooks bisa menjadi berantakan. Memformat perubahan, misalnya, tidak diterapkan pada data baru. QuickBooks edisi 2012 meningkatkan fungsi ekspor Excel untuk mengatasi setidaknya beberapa masalah ini. Setelah Anda membuat buku kerja Excel dengan data yang diekspor, QuickBooks membuat item menu di Excel yang memungkinkan Anda memperbarui spreadsheet tanpa menjalankan QuickBooks.

Prosesnya masih belum sempurna: QuickBooks bahkan menambahkan sheet di buku kerja Excel yang dibuat menggunakan fitur ekspor untuk menjelaskan beberapa keterbatasannya. Namun, ini bisa membuat hidup lebih mudah jika Anda suka memijat data QuickBooks di Excel.

Temukan pintasan dan kustomisasi menu

7. Mainkan favorit (QB2011)

QuickBooks memiliki begitu banyak laporan standar sehingga menemukan yang Anda gunakan secara teratur dari menu-nya dapat mengganggu. Anda dapat menghindari menu berselancar dengan menetapkan laporan sebagai favorit dengan mengeklik ikon hati di bawah setiap standar laporan, diingat, atau disumbangkan di Pusat Laporan. Setelah itu, itu akan muncul di tab Favorites di Pusat Laporan, dan bahkan ada perintah Jalankan laporan favorit untuk mendapatkan semua laporan tersebut untuk diperbarui dengan satu klik.

8. Sesuaikan bilah ikon (sebelum QB2010)

Jangan hanya mengambil bilah ikon saat muncul!

Antarmuka standar QuickBooks dimuat dengan ikon ke item yang mungkin tidak Anda perlukan, dan terkadang yang tidak Anda inginkan hilang. Anda dapat membuat bilah ikon lebih relevan dengan cara Anda menggunakan QuickBooks dengan menambahkan atau menghapus ikon di jendela bilah ikon Ubahsuai dengan memilih Tampilan, kemudian bilah ikon Ubahsuaikan. Atau, buat ikon baru dengan mengklik tombol Lanjutan di jendela itu.

9. Informasi produk QuickBooks (sebelum QB2010)

Jendela informasi produk QuickBooks menyediakan banyak statistik dan rincian lainnya yang mungkin Anda butuhkan untuk dukungan teknis atau masalah lainnya. Di antara hal-hal lainnya, Anda dapat mengetahui kapan Anda menginstal salinan Anda, nomor rilis yang tepat, informasi lisensi, detail tentang jumlah pengguna dan item daftar, dan banyak lagi. Akses dengan menekan tombol F2 pada PC Windows Anda.

10. Kalkulator pop-up (sebelum QB2010)

Kalkulator pop-up

Jika Anda perlu melakukan beberapa perhitungan cepat sambil membuat perkiraan, pesanan penjualan atau faktur, Anda tidak perlu keluar dari formulir QuickBooks. Dengan kursor Anda pada bidang jumlah dolar, cukup klik salah satu tombol + , - , * atau / (untuk tambahan, subtraction, perkalian atau pembagian), dan jendela kalkulator kecil akan muncul.

11. Banyak pintasan keyboard (pra QB2010) : Orang yang lebih suka pintas keyboard untuk mengeklik di sekitar menu dan jendela grafis memiliki banyak opsi di QuickBooks, banyak yang berasal dari asal-usul DOS-nya. Misalnya, CTRL-F memanggil jendela Find terperinci untuk melacak transaksi tertentu; CTRL-R menghasilkan daftar yang terkait dengan transaksi saat ini. Ada juga banyak pintasan yang peka konteks yang hanya berlaku untuk tipe data tertentu - misalnya, jika Anda bekerja dalam bidang tanggal, menekan Y mengubah tanggal ke hari pertama tahun ini. Untuk melihat daftar lengkap pintasan keyboard, mulailah dengan membuka halaman bantuan QuickBooks tentang topik ini. Dari sana, Anda dapat mengakses daftar untuk semua kategori cara pintas: Umum, Tanggal, Pengeditan, Bantuan Windows, Aktivitas, dan Memindahkan Jendela.