8 Rahasia untuk telecommuting yang sangat produktif

Pelarangan baru-baru ini oleh Yahoo CEO Marissa Mayer tentang telekomulasi mengirim kejutan ke seluruh dunia bisnis. Para pakar dengan cepat memihak, dengan pendukung opsi kerja-di-rumah bersikeras bahwa pengaturan seperti itu "dapat membuat Anda lebih produktif," dan orang-orang yang tidak setuju mencela telecommuting sebagai "yang terburuk dari semuanya."

Keduanya benar. Jika Anda telecommuting dengan cara yang benar, Anda akan menghemat waktu berjam-jam yang Anda buang dalam perjalanan, Anda juga akan menikmati kehidupan yang lebih stabil, dan melakukan pekerjaan yang lebih baik. Tetapi Anda salah melakukannya, bekerja dari rumah dapat menghancurkan Anda. Saya tahu karena saya telah menghabiskan tujuh tahun terakhir bekerja dari empat rumah, ironisnya, di Yahoo.

Untuk membuat telecommuting bekerja untuk Anda dan perusahaan Anda, ikuti saran ini. (Jika Anda adalah bos, kiat-kiat ini dapat membantu Anda mengelola pekerja jarak jauh lebih baik.)

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Pastikan konektivitas tersendat

Jika perlengkapan jaringan Anda tidak t bekerja dengan baik, begitu juga Anda.

Anda mungkin tidak berpikir dua kali tentang koneksi Internet di kantor Anda - tetapi ketika Anda sedang menjamu rumah Anda, bandwidth adalah pertimbangan yang sangat penting. Tanyakan penyedia layanan Internet Anda tentang peningkatan, terutama layanan data yang lebih cepat. Comcast, misalnya, menawarkan 50 mbps dan bahkan 100 mbps business-level service plans, keduanya jauh lebih cepat daripada kecepatan sub-10-mbps yang diterima sebagian besar konsumen dengan rencana mereka. Jika tidak, selidiki ISP yang berbeda.

Hal yang sama berlaku untuk ponsel Anda. Jika koneksi yang kasar mengganggu semua orang di panggilan konferensi, carilah alternatif: Tambahkan telepon rumah ke rumah Anda, ganti operator, atau gunakan layanan VoIP seperti Skype (selama jaringan Anda cepat). Anda juga dapat menyesuaikan pengaturan Kualitas Layanan (QoS) dari router Anda untuk mendedikasikan lebih banyak bandwidth ke aplikasi tertentu, seperti panggilan VoIP.

Jika transfer file antar komputer berjalan lambat, jaringan Wi-Fi internal Anda mungkin perlu ditingkatkan ke 802.11 n atau sistem 802.11ac. Jika Anda bekerja di luar jaringan perusahaan dan jauh dari layanan pencadangannya, pastikan bahwa Anda mendukung data Anda secara rutin, idealnya dalam waktu nyata. Menambahkan perangkat NAS ke jaringan rumah Anda dapat sangat berharga untuk tujuan ini karena memberi Anda lokasi penyimpanan terpusat untuk file dan, seringkali, sistem pencerminan kandar yang tertanam atau sistem cadangan lainnya.

Jika Anda tidak dapat memeras lebih banyak jus yang keluar dari koneksi atau upgrade Anda, pastikan bahwa menumpang tetangganya atau perangkat chatty tidak melompat ke router Anda dan memperlambat segalanya. Sebagian besar perute nirkabel akan menunjukkan kepada Anda daftar perangkat yang terhubung dengannya. Tolak akses ke perangkat yang terlihat mencurigakan, dan matikan perangkat yang mungkin memonopoli bandwidth selama jam kerja.

Buat kunci keamanan

Flickr: cackhandedBantuan keamanan VPN Yahoo pekerja di alam liar.

Salah satu keluhan utama tentang rumah pekerja adalah majikan kehilangan kendali atas data yang mereka akses. Apakah Anda membiarkan laporan arus kas kuartal berikutnya terbuka di laptop Anda di Starbucks sambil mengambil latte? Salah satu solusinya adalah meninggalkan data di server di kantor, dan mengaksesnya dari jarak jauh. Tentu saja, tantangan keamanan mengambil arah yang berbeda di sini: Bagaimana Anda menjaga hubungan aman antara rumah dan kantor?

Salah satu pendekatan yang paling efektif adalah menggunakan jaringan pribadi virtual. Kompleks dan sulit diatur dalam beberapa hari, VPN sekarang menyediakan terowongan Web aman bahkan untuk bisnis terkecil sekalipun. VPN ada dalam versi perangkat keras dan perangkat lunak untuk PC dan ponsel cerdas. Anda harus bekerja dengan perusahaan Anda untuk mengonfigurasi VPN, tetapi penyiapan umumnya adalah masalah memilih opsi melalui antarmuka berbasis web yang sederhana.

Jika bekerja menjauhkan Anda dari rumah-dan perusahaan Anda belum menggunakan sesuatu seperti Google Drive atau Microsoft SkyDrive-pertimbangkan menggunakan Dropbox, Box, atau Evernote untuk menyimpan file dalam jangkauan lengan PC mana pun. Mencolek dokumen dari layanan ini lebih cepat daripada melompat di VPN untuk mengakses hard drive kantor Anda. Pastikan terlebih dahulu bahwa menyimpan data perusahaan pada layanan berbasis cloud seperti itu tidak melanggar kebijakan keamanan perusahaan Anda.

Jadikan kehadiran Anda dikenal

Google Hangouts mendapat tim tatap muka di layar.

Kecurigaan rekan kerja bahwa Anda bermain-main saat bekerja dari rumah tumbuh dengan setiap menit yang berlalu sebelum Anda membalas panggilan telepon atau email pesan. Jadi tetap awasi kotak masuk Anda, dan jangan biarkan panggilan masuk ke voicemail kecuali Anda sudah berada di panggilan lain. Anda akan membuang-buang waktu untuk mengambil pesan, dan memperburuk staf yang seharusnya hanya akan meneriakkan pertanyaan di atas dinding bilik.

Pesan Instan memastikan bahwa rekan kerja selalu dapat menghubungi Anda. Google Talk populer untuk komunikasi waktu nyata, dan itu terintegrasi dengan Google Apps for Business. Paket Microsoft Office 365 untuk penawaran bisnis mengobrol dengan klien Lync. Jika Anda bekerja dengan kolega atau klien di berbagai layanan, sistem multiprotocol seperti Digsby atau Trillian dapat menyelamatkan Anda dari keharusan menginstal dan mengelola banyak aplikasi. Pastikan Anda mengatur status Anda di luar kantor secara tepat dan membalas IM yang masuk dengan segera.

Skype semakin populer di tempat kerja dengan banyak kantor dan telekomuter. Dengan Skype Group Chat untuk membayar pengguna, atau dengan layanan gratis seperti Imo.im, tim Anda dapat berkomunikasi dalam ruang virtual. Alat-alat konferensi video seperti WebEx dan Adobe Connect menawarkan elemen manusia tambahan dari proses tatap muka yang tidak dimiliki teks biasa; mereka juga mengaktifkan berbagi layar, sehingga Anda dapat memamerkan apa yang ada di desktop Anda.

Cadangan waktu

Flickr: crisdiasBahkan bayi yang tidur menuntut pengasuh yang tidak melakukan waktu meja.

Sebagian besar cerita tentang telecommuting menyarankan Anda untuk tetap pada "jam kerja" tertentu, jangan sampai kehidupan rumah Anda dan kehidupan kerja saling kabur. Sayangnya nasihat ini hampir tidak mungkin untuk dipatuhi. Bekerja di rumah dapat mempermudah beberapa orang untuk masuk ke dalam kebiasaan bekerja dalam waktu yang sangat panjang - tetapi di sisi lain, ketika Anda harus bekerja dengan jam kerja yang panjang, telecommuting akan terbayar. Bekerja keras setelah makan malam atau bangun untuk panggilan konferensi jam 6 pagi masih menjadi tugas, tetapi jauh lebih nyaman tanpa perjalanan.

Terlepas dari itu, kecurigaan umum atau harapan adalah bahwa telecommuter terus-menerus mengosongkan mencuci pakaian, menjalankan tugas, tidur siang, bermain dengan anjing-dan untuk mengatasi prasangka itu, Anda harus meluangkan lebih banyak waktu dan melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada yang akan Anda lakukan di kantor.

Cari ruang terpisah

Flickr: elkitLimit hewan peliharaan dan gangguan lain untuk memecahkan waktu.

Sangat mudah untuk terjebak ke sofa dengan laptop di kaki Anda. Ditto meja dapur. Lingkungan yang luas ini sepertinya tidak akan sibuk dengan penyela di siang hari.

Meskipun begitu, hindari mencoba melakukan pekerjaan serius di area ini. Sebaliknya, dapatkan ruang khusus. Ini tidak berarti membersihkan ruangan untuk menghasilkan kantor ukuran ruang tamu (meskipun melakukannya tentu tidak akan merugikan), tetapi itu berarti menyisihkan area yang terdefinisi dengan baik. Area ini mungkin merupakan sudut kamar tidur atau ruang tamu, atau ceruk di lorong yang dapat menampung meja kecil. Jika Anda harus bekerja di meja dapur, ubahlah menjadi kantor palsu setiap pagi dengan menghapus taplak meja, koran, dan garam dan merica. Ritual transformasi akan menetapkan awal hari kerja Anda dan memberikan transisi psikologis ke jam produktif Anda.

Meniru lingkungan kantor Anda

Flickr: Jeremy Levine DesignJika Anda tidak dapat membuat kantor rumah Anda seindah ini, setidaknya buatlah fungsional.

Anda tidak akan datang ke kantor dengan pakaian berkeringat atau tanpa menyikat gigi, bukan? (Kecuali Anda seorang jurnalis, maksud saya.) Lalu mengapa Anda muncul di kantor rumah Anda dalam kondisi yang begitu buruk? Selain menyatukan diri sebelum mulai bekerja, lengkapi ruang kantor Anda dengan hiasan meja tradisional: secangkir penuh pena, Post-It Notes, keyboard dan mouse asli, dan kursi meja berkualitas tinggi.

Banyak pekerja berbasis rumahan cenderung tidak hanya bekerja di mana pun mereka duduk, tetapi mengabaikan ergonomi pengaturan kerja mereka. Gunakan perabot kantor yang nyata, dan buat konfigurasi komputer Anda menjadi bentuk ergonomis. Jika Anda pengguna laptop (karena kebanyakan telecommuters cenderung), mengandalkan stasiun dok atau berdiri untuk menjaga monitor Anda pada ketinggian yang sesuai, dengan bagian atas layar pada tingkat mata. Berbelanja secara royal pada dua monitor jika Anda bisa. Gunakan keyboard dan mouse yang nyaman juga.

Pergi keluar untuk makan siang

Telecommuting dapat mengubah rumah Anda menjadi penjara. Anda bangun, berpakaian, bekerja, makan, mandi, dan tidur-terkadang tanpa pernah membuka pintu depan. Anda mungkin sangat produktif untuk sementara waktu, tetapi demam kabin pada akhirnya akan menyusul Anda.

Penyembuhannya sederhana: Ambil istirahat makan siang Anda dan pergi keluar. Regangkan kaki Anda (telecommuters terkenal mengabaikan latihan), dan mencakup beberapa tugas cepat. Anda akan kembali ke meja Anda dengan segar, dan mungkin tidak akan melewatkan sesuatu yang penting. Namun, bawa ponsel pintar Anda, berjaga-jaga.

Turun dari Facebook

Serius.