5Pm: Pengelolaan Proyek yang Mudah dan Dapat Disesuaikan

Mengelola dan memprioritaskan tugas adalah kunci untuk memenuhi kewajiban bisnis. Hampir setiap profesional bisnis memiliki metode mengelola proyek-proyek kecil dan secara efektif berkolaborasi dengan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan. Tetapi, dapatkah Anda diperbaiki?

Saya ingat seorang klien yang dengan bangga menunjukkan kepada saya sistem manajemen tugasnya: Dia dengan rapi mencetak setiap item yang harus dilakukan pada catatan tempel dan menamparnya di panel monitor komputernya. Ketika tugas menjadi prioritas utama, dia memindahkan kertas lebih tinggi di sisi monitornya dan menggeser catatan lainnya menjadi lebih rendah. Ketika dia sangat sibuk, catatan itu meluap ke mejanya, berbaris dalam dua baris yang diatur di setiap sisi monitornya ke keyboard-nya.

Sayangnya, sistem manajemen proyeknya yang tumbuh di rumah jatuh satu malam. Pembersih kantor baru datang dan dengan rajin membersihkan monitor dan meja kerjanya. Keesokan paginya dia menemukan semua perekatnya yang tertata rapi ditumpuk dalam satu tumpukan rapi di telepon. Dia menghabiskan setengah jam untuk melakukan prioritas tugasnya.

[Bacaan lebih lanjut: Layanan streaming TV terbaik]

Tidak ada alasan untuk berpegang pada sistem manajemen proyek berbasis kertas ketika beberapa layanan Web sederhana sekarang dapat melakukan pekerjaan itu sehingga jauh lebih baik. Layanan ini juga membantu memastikan bahwa semua anggota tim proyek dengan cepat diperbarui tentang mengubah tenggat waktu dan perkembangan baru.

Saya suka QG | Software's 5pm, layanan manajemen proyek yang relatif murah ($ 18 per bulan dan lebih tinggi), mudah digunakan dapat membantu Anda memprioritaskan tugas Anda dan mengelola proyek yang lebih kecil. Ini olahraga antarmuka pengguna tampan yang lebih dapat disesuaikan daripada kebanyakan layanan berbasis Web lainnya.

5pm adalah tidak ada Proyek Microsoft: Ini tidak dapat dengan mudah mengelola proyek-proyek besar atau jangka panjang. Namun, ini memungkinkan Anda membuat dan memperbarui tugas dan proyek baik di Web atau melalui e-mail. Bagan garis waktu yang menarik secara visual memungkinkan Anda memeriksa kemajuan dengan cepat. 5pm juga dapat mengintegrasikan tenggat waktu proyek dengan beberapa layanan kalender.

Secara keseluruhan, jam 5 sore menawarkan beragam layanan manajemen proyek yang sesuai dengan kebutuhan sebagian besar pengguna tugas ringan.

Tidak Ada Kartu Kredit yang Diperlukan untuk Uji Coba

Mendaftar untuk akun itu sederhana. Anda bahkan tidak perlu memberikan informasi kartu kredit untuk uji coba gratis. 5pm mendukung browser Web paling populer, termasuk versi Internet Explorer, Firefox, Safari, dan Opera terbaru.

Anda harus memilih subdomain Anda sendiri (sesuatu di sepanjang baris " mycompany.5pmweb.com ") untuk masuk ke layanan dan mengaktifkan integrasi e-mail. Beberapa tutorial video singkat memberikan instruksi dasar tentang cara menggunakan layanan.

Ketika Anda mengklik proyek jam 5 sore, daftar rincian proyek, termasuk tugas dan indikator kemajuan, muncul di panel kanan. Tetapi hanya melayang di atas proyek selama beberapa detik akan memunculkan jendela info pop-up dengan detail tambahan.

Setelah Anda masuk, Anda akan melihat empat tab di sisi kiri layar: Proyek, Kronologi, Laporan, dan Profil. Anda mungkin akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk bekerja di tab Proyek. Mengkliknya menunjukkan daftar proyek di panel sebelah kiri. Ketika Anda mengklik sebuah proyek, daftar rincian proyek, seperti tugas dan indikator kemajuan, muncul di panel kanan. Cukup melayang di atas proyek selama beberapa detik akan memberikan rincian lebih lanjut di jendela info pop-up, sentuhan yang bagus.

Saya juga menyukai cara Anda dapat menyesuaikan tampilan jam 5 sore, cukup menyeret kolom untuk mengubah lebar atau resor data. Jam 5 sore bahkan dapat diintegrasikan dengan kalender yang mendukung umpan iCalendar, seperti Apple iCal dan Mozilla Sunbird, sehingga Anda dapat memeriksa tenggat waktu proyek Anda di aplikasi kalender. Sinkronisasi data seperti itu juga bekerja dengan Google Calendar, tetapi untuk beberapa alasan (perusahaan menyalahkan Google), prosesnya jauh lebih lambat dibandingkan dengan aplikasi Apple dan Mozilla.

Integrasi E-Mail

Anda dapat memasukkan proyek dan tugas secara langsung menggunakan antarmuka Web; atau, Anda dapat membuatnya dengan mengirim e-mail ke alamat 5pm khusus Anda. Anda juga dapat menggunakan e-mail untuk menambahkan hingga 20MB file dokumen dan memperbarui persentase penyelesaian tugas. Parameter dalam baris subjek e-mail Anda memungkinkan Anda menentukan lebih banyak rincian seperti tanggal mulai dan tenggat waktu.

Integrasi e-mail 5 pm membuatnya sangat mudah untuk memperbarui informasi proyek menggunakan perangkat seluler. Bahkan jika layar ponsel Anda yang kecil tidak memadai untuk menampilkan antarmuka web jam 5 sore, Anda masih dapat menekan e-mail untuk memperbarui status proyek.

5pm mendukung empat jenis pengguna sehingga Anda dapat menyempurnakan akses layanan. Administrator dapat melakukan segalanya; pengguna dapat mengedit proyek dan tugas untuk tim yang Anda pilih; pengguna eksternal dapat melihat proyek dan tugas untuk tim mereka; klien dapat melihat dan mengedit proyek mereka sendiri.

Bagaimana 5pm Stacks Up

Saya telah mendiskusikan layanan manajemen proyek lain dalam kolom sebelumnya. 5pm menangani lebih dari Basecamp yang populer, tetapi tetap dapat menjadi mudah bagi manajemen proyek untuk dipahami. Namun, tidak, menawarkan semua kemampuan terkini Wrike edisi akhir, yang baru-baru ini menambahkan kolaborasi pengetahuan Wiki.

Lima rencana berbayar untuk jam 5 sore tersedia, dengan biaya mulai dari $ 18 hingga $ 175 per bulan. Rencana dasar mendukung lima pengguna, sepuluh proyek aktif, dan 250MB penyimpanan data, sedangkan paket high-end memungkinkan pengguna dan proyek tanpa batas, dan penyimpanan kap sebesar 5GB. Uji coba gratis 14 hari tersedia.

Basecamp masih berkuasa ketika datang ke layanan manajemen proyek entry-level. Tetapi jika Anda menginginkan sesuatu jas hujan kecil, maka pertimbangkan pukul 5 sore.

Richard Morochove adalah konsultan dan penulis IT. Kirimi dia pertanyaan tentang menggunakan teknologi dalam bisnis kecil-menengah Anda yang terhubung melalui e-mail. Dunia PC dapat mengedit kueri Anda dan tidak dapat menjamin bahwa semua pertanyaan akan dijawab.