5 Kiat bagus untuk berurusan dengan berbagai versi ms office

Suite MS Office telah matang selama bertahun-tahun dalam hal fitur dan fungsi. Namun, yang selalu menjadi perhatian dengan peningkatan berturut-turut adalah kompatibilitas versi baru dengan yang lama.

Sekarang, jika Anda menggunakan versi MS Office yang berbeda atau berkolaborasi dengan orang-orang yang menggunakan versi Office yang berbeda dari milik Anda, maka Anda berurusan dengan masalah ini setiap hari. Namun, Anda akan senang mengetahui bahwa Anda dapat mengurangi risiko bertemu dengan hanya mengingat dan berlatih beberapa hal.

Mari kita lihat apa itu.

Juga Lihat: Pelajari dan pahami perbedaan antara MS Office 2013 dan Office 365 di sini.

1. Ketahui Format File

Office 2007-2013 menggunakan ekstensi file yang berbeda jika dibandingkan dengan Office 97-2003. Mereka memiliki 'x' pada akhirnya, yang merupakan indikasi penggunaan Bahasa Markup Luas (XML).

Alat MS Office	97-2003	2007-2013
Microsoft Word	dokter	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Bekerja dalam Mode Kompatibilitas

Ketika Anda membuka file 97-2003 dalam produk 2007-2013, file tersebut dibuka dalam mode kompatibilitas. Anda dapat terus bekerja dalam mode itu sehingga Anda tidak memperkenalkan hal / fitur yang tidak didukung.

Catatan: Dalam mode kompatibilitas Anda tidak akan dapat menggunakan fitur 2007-2013 meskipun Anda menggunakan versi perangkat lunak.

Idealnya, jika Anda akan membagikan dokumen Anda dengan seseorang yang menggunakan 97-2003 Anda harus terus bekerja dalam mode kompatibilitas.

3. Konversi untuk Fitur Baru

Jika Anda tidak akan membagikan versi file yang lebih rendah dan jika Anda menggunakan versi perangkat lunak yang lebih tinggi, Anda harus mengonversi file tersebut. Dengan begitu Anda bisa memanfaatkan fitur baru.

Untuk mengonversi dokumen Anda, buka File -> Info -> Konversi seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah ini. Dengan begitu file asli akan dikonversi dan diganti.

4. Periksa Masalah

Misalkan Anda telah bekerja pada 2007-2013 dan pada akhir pekerjaan Anda, Anda menyadari bahwa Anda perlu berbagi dokumen dengan seseorang yang memiliki 97-2003. Saat Anda bekerja, Anda mungkin menggunakan fitur yang tidak didukung oleh versi yang lebih rendah.

Dalam kasus seperti itu, sebelum berbagi, disarankan untuk memeriksa masalah. Dengan begitu Anda akan mengurangi risiko potensial kehilangan data dan memformat berbagi. Klik File -> Info -> Periksa Masalah dan kemudian perbaiki hal-hal yang diminta oleh perangkat lunak.

5. Simpan sebagai 97-2003

Jika Anda memilih untuk menyimpan dokumen sebagai dokumen 97-2003 meskipun bekerja pada versi yang lebih tinggi, perangkat lunak akan memeriksa kompatibilitas dengan sendirinya. Jika ditemukan, itu akan meminta pengguna.

Maka berbagi tidak akan pernah menjadi perhatian.

Cool Tip: Apakah Anda seseorang yang tidak memiliki MS Office sama sekali? Pernahkah Anda perlu membuka satu file seperti itu? Jangan khawatir, Anda dapat membukanya tanpa menginstal MS Office.

Kesimpulan

Ini adalah beberapa hal dasar yang perlu Anda ingat jika pekerjaan Anda menuntut kolaborasi dengan orang-orang yang bekerja pada versi MS Office yang berbeda. Hanya beberapa langkah tambahan dan Anda sebenarnya dapat menyimpan banyak kebingungan yang mungkin timbul karena masalah kompatibilitas.